Začněte s prací, která se stále vrací
Změníte adresu na etiketě. Poté otevřete další velikost a znovu ji změníte. Pak přijdou další příchutě a jazykové verze. Před odesláním souborů musí někdo zkontrolovat, zda žádný nechybí.
Každá úprava je malá. Dohromady však mohou zabrat velkou část dne.
Automatizace artworku znamená nastavení softwaru tak, aby opakoval dohodnuté úkoly, jako je vkládání textu, změna obrázků nebo ukládání souborů se správnými názvy. Příprava tohoto nastavení také zabere čas. Je na místě si položit otázku, zda ušetří více práce, než kolik jí vytvoří.
Designéři a operátoři jsou často nejlepšími lidmi, kteří na tuto otázku odpoví. Vědí, které úkoly se stále vracejí a které si vyžadují nové rozhodnutí pokaždé.
Spočítejte soubory, které skutečně vytváříte
Manažer může úlohu popsat jako „jeden návrh etikety“. Osoba připravující soubory může vidět dvanáct produktů, tři velikosti a čtyři tržní verze.
To může znamenat až 144 různých souborů ještě předtím, než dorazí jakékoli opravy.
Zapište si verze, které váš tým skutečně vytváří. Uveďte:
- produkty nebo příchutě,
- velikosti a formáty,
- jazyky a země,
- aktualizace po prvním dodání,
- kontroly a opravné cykly,
- finální formáty souborů potřebné pro každou verzi.
Díky tomu je pracovní zátěž přehlednější pro všechny. Také to vysvětluje, proč může změna jediného řádku trvat déle, než by někdo mimo výrobní tým očekával.
Jako příklad použijte nedávnou zakázku. K zahájení nepotřebujete dokonalé záznamy; užitečným začátkem je přehledný seznam práce.
Vyberte si úkoly s jasnými pravidly
Některé opakující se úkoly se nastavují snáze než jiné.
Nahrazení názvu produktu v daném textovém poli je jasný úkol. Stejně tak i přidání správného obrázku nebo uložení každého souboru pod dohodnutým názvem. Rozhodování o novém vizuálním stylu vyžaduje jiný druh práce.
Hledejte úkoly, jako jsou:
- vkládání zkontrolovaných údajů o produktu do stávajícího rozvržení,
- vytváření jazykových verzí stejného návrhu,
- přidávání odznaku pouze k produktům, které jej potřebují,
- uspořádání seznamu složek nebo instrukcí,
- exportování několika verzí se stejným nastavením.
Pravidlo musí popisovat, co se má stát. „Ať to vypadá lépe“ se těžko opakuje. „Udržujte pod názvem jasnou mezeru, když se rozpadne na více řádků“ je něco, co může designér vysvětlit a osoba připravující skript otestovat.
Změřte si před začátkem několik věcí
Vyberte si malý, typický úkol a zaznamenejte, jak ho tým dnes řeší. Poznámky pište dostatečně stručně, aby je lidé skutečně používali.
Čas strávený vytvářením souborů
Spočítejte úpravy, exporty a pojmenování souborů. Zahrňte čas strávený hledáním správného textu nebo obrázku.
Čas strávený kontrolou a opravami
Poznamenejte si chyby, jako je zastaralá adresa, nesprávný obrázek nebo chybějící jazyková verze. Zaznamenejte také změny v dodaném textu. Oprava od zdrojového textu se liší od chyby při kopírování.
Čas strávený čekáním
Čekal operátor na tabulku? Potřeboval designér, aby mu někdo potvrdil větu? Právě tato zpoždění pomáhají vysvětlit celou práci, i když je software nedokáže odstranit.
Práce, které stále vyžadují zapojení designéra
Spočítejte soubory, které vyžadují individuální úpravy rozvržení. Zaznamenejte důvod: možná je nadpis neobvykle dlouhý nebo si klient vyžádal speciální verzi.
Tyto poznámky poskytují týmu po zkušebním období konkrétní podklady pro srovnání. Rychlejší tvorba souborů má smysl pouze tehdy, pokud je výsledná práce stále kvalitní.
Zahrnout přípravu a údržbu
Automatizace vyžaduje nastavení, kterému lidé rozumějí a které dokážou udržovat.
Tým může potřebovat upravit šablonu v Illustratoru, dohodnout se na sloupcích tabulky, připravit vzorky produktů a sepsat Design Script. Design Script obsahuje pokyny používané k vytvoření nebo aktualizaci grafických podkladů.
Lidé také potřebují čas na osvojení pracovních kroků a kontrolu výsledků. Později musí někdo aktualizovat nastavení, když značka změní svůj design nebo požaduje nový typ souboru.
Vše toto zahrňte do odhadu času. Nastavení použité pouze jednou může ušetřit jen velmi málo. Stejné nastavení použité pro pravidelné aktualizace produktů však může ušetřit mnoho hodin v průběhu času.
Stávající soubory v Illustratoru mohou být stále užitečné. Začněte tím, že zkontrolujete, které části jsou připraveny k opětovnému použití a které je třeba upravit.
Vyzkoušejte si jeden malý úkol od začátku do konce
Vyberte skupinu souvisejících produktů. Zahrňte běžnou etiketu, dlouhý název produktu a verzi s doplňkovým textem nebo volitelným označením.
Dohodněte se, kdo bude mít na starosti jednotlivé části:
- Kolega zodpovědný za obsah dodává a kontroluje texty a čísla.
- Designér potvrzuje, jak by se mělo rozvržení chovat.
- Osoba připravující automatizaci vytváří a testuje pravidla.
- Operátor spustí připravenou úlohu a zkontroluje její stav.
- Korektor zkontroluje hotové grafické podklady.
V systému Paqira je workflow uložená posloupnost kroků používaných k vytvoření souborů. Spusťte zkušební verzi v rámci celého pracovního postupu, včetně kontroly, takže srovnání se týká hotové zakázky.
Zeptejte se operátora, co mu nebylo jasné. Zeptejte se designéra, kde byly stále nutné ruční opravy. Tyto odpovědi jsou stejně důležité jako ušetřený čas.
Na základě výsledků se rozhodněte, jaké budou další kroky
Porovnejte zkušební verzi s původním úkolem. Snížilo to počet opakovaných úprav? Bylo snadnější soubory zkontrolovat? Mohl by to zvládnout i jiný proškolený kolega? Postupoval by podle stejných kroků?
Toto rozhodnutí lze vysvětlit pomocí fiktivního výpočtu. Pokud nastavení trvá osm hodin a každá následující dávka ušetří dvě hodiny, trvá to čtyři dávky abyste pokryli čas potřebný na nastavení, ještě než začnete počítat s náklady na údržbu. Pro reálné rozhodnutí použijte vlastní čísla.
Pokud zkušební verze stále vyžaduje časté opravy, vylepšete ji, než přidáte další produkty. Pokud každý soubor vyžaduje zcela odlišný design, pak Může se jednat o malé množství opakované práce, kterou je třeba odstranit.
Užitečný výsledek by měl být patrný v každodenní práci: méně opakovaných úprav, přehlednější kontroly a více času na zpracování souborů, které vyžadují zvláštní pozornost. To dává týmu praktický důvod k využívání automatizace a manažerovi poskytuje důkaz o návratnosti investice.