Začněte třemi běžnými otázkami
Může freelancer vidět grafické podklady jiného klienta? Kdo včera změnil název produktu? Lze odkaz na kontrolu otevřít i po skončení zakázky?
Toto jsou užitečné otázky pro každého, kdo pracuje s produkčními soubory. K jejich položení nemusíte být technickým specialistou.
V systému Paqira je pracovní prostor sdílená oblast, ve které tým pracuje. V rámci něj sbírky sdružují související práce. Sbírka může obsahovat obsah a skripty pro skupinu produktů.
Soubory také potřebují místo k uložení a produkční úlohy vyžadují počítač s nainstalovaným softwarem Adobe Illustrator. Vědět, kdo může používat jednotlivé části, umožňuje každodenní práci snáze sledovat.
Začněte tím, že se dohodnete, kdo potřebuje práci prohlížet, kdo ji musí měnit a kdo se stará o nastavení.
Poskytněte každému uživateli přístup, který potřebuje
Návrhář, editor obsahu a operátor mohou potřebovat různá oprávnění. Oprávnění určují, co daná osoba může vidět nebo dělat.
Paqira má čtyři role v pracovním prostoru:
- Vlastník: plný přístup, včetně fakturace a mazání pracovního prostoru.
- Správce: může spravovat data pracovního prostoru, uživatele a pracovní stanice a provádět povolené nákupy. Správce nemůže změnit vlastníka.
- Člen: může vytvářet a upravovat běžná data, ale nemůže spravovat nastavení pracovního prostoru, uživatele ani pracovní stanice.
- Host: může prohlížet dostupná data a spouštět procesy, ale nemůže upravovat data v pracovním prostoru.
Přístup lze také omezit na vybrané sbírky s oprávněním k jejich prohlížení nebo úpravám.
Například někdo, kdo pomáhá s jednou produktovou řadou, může potřebovat přístup pouze k této kolekci. Operátor spouštějící připravené úlohy nemusí potřebovat k úpravě podrobností o produktu.
Pokud nemůžete otevřít nebo změnit něco, co potřebujete, požádejte osobu spravující pracovní prostor, aby zkontrolovala vaši roli a přístup ke sbírkám.
Rozhodněte se, kde budou soubory uloženy
Při vytvoření pracovního prostoru si tým zvolí, kam budou nahrané a vygenerované soubory uloženy.
Na výběr je úložiště Paqira nebo vlastní úložiště kompatibilní se S3 týmu. Jedná se o typ online úložiště souborů, které může spravovat kolega z IT oddělení nebo poskytovatel úložiště vám může pomoci s nastavením. Bucket je pojmenovaná úložná oblast určená pro tyto soubory.
K přípravě grafických podkladů se nemusíte učit nastavení úložiště. Pokud si tým zvolí vlastní úložiště, musí osoba, která jej nastavuje, zajistit podrobnosti o připojení a přihlašovací údaje. Paqira otestuje připojení nahráním, čtením a smazáním malého testovacího souboru. The Údaje o připojení jsou při ukládání šifrovány.
Volbu úložiště nelze později v rámci stejného pracovního prostoru změnit. Pro odlišné nastavení je třeba vytvořit samostatný pracovní prostor.
Než se rozhodnete, domluvte se, kdo bude spravovat přístup, jak dlouho by se měly soubory uchovávat a jak se bude postupovat při zálohování. Pokud jste operátor, ujistěte se, že víte, na koho se obrátit, pokud se k souborům nelze dostat.
Zjistěte, na kterém počítači se úloha spouští
Paqira Workstation propojuje pracovní prostor s počítačem Mac nebo Windows, na kterém je nainstalován Adobe Illustrator. Právě tam se úloha tvorby grafických podkladů spouští.
Počítač musí být připojený a dostupný pro příslušné osoby a sbírky. Rovněž potřebuje fonty, šablony a další soubory požadované úlohou.
Před zahájením velkého nákladu může operátor zkontrolovat:
- Je očekávaná pracovní stanice připojena?
- Je k dispozici pro tuto kolekci?
- Jsou požadovaná písma a soubory připraveny?
- Vytvoří malý test očekávané grafické podklady?
Osoba spravující počítač by měla také kontrolovat, kdo jej může používat, a starat se o údržbu jeho softwaru. Odpojte pracovní stanice, které tým již nepoužívá.
Díky tomu mají uživatelé jasný přehled o tom, kde hledat, když na ně čeká úkol nebo chybí požadované písmo.
Pověřte někoho správou sdílených souborů
Knihovna může obsahovat zdroje, které tým opakovaně využívá, včetně grafických podkladů, symbolů, barev a písem. Sdílení těchto zdrojů šetří lidem čas a jejich vyhledávání a kopírování ze starších úloh.
Znamená to také, že jedna změna může mít dopad na více než jeden projekt.
Dohodněte se, kdo může nahradit logo, aktualizovat barvu nebo změnit pravidlo pro písmo. Důležitou aktualizaci nejprve vyzkoušejte na testovací úloze, než ji použijete pro větší sérii.
Používejte jasné názvy, aby operátor mohl rozpoznat, který zdroj úloha vyžaduje. Pokud se něco jeví jako nesprávné, měl by vědět, kdo daný zdroj spravuje.
Totéž platí pro skripty a pracovní postupy. Skript obsahuje pokyny pro úpravy grafických podkladů. Pracovní postup je uložená sekvence výrobní kroky. Osoba upravující text o produktu může mít jinou pracovní náplň než osoba, která tyto pokyny spravuje.
Zkontrolujte historii, když dojde ke změně
Auditní protokoly Paqira představují historii důležitých akcí v pracovním prostoru. Osoby s příslušným oprávněním je mohou využít k prošetření provedených změn.
Historie může pomoci odpovědět na otázky, jako například:
- Došlo ke změně přístupových práv u některého uživatele?
- Byl aktualizován skript nebo pracovní postup?
- Byl odkaz na veřejnou recenzi vytvořen nebo deaktivován?
- Kterou část pracovního prostoru bychom měli zkontrolovat po neočekávaném výsledku?
Záznam o činnosti neříká, zda je grafický materiál správný nebo schválený. Pomáhá týmu zjistit, co se stalo.
Pokud se vám nedaří otevřít protokoly, sdělte správci pracovního prostoru název položky a čas, kdy jste si problému všimli. To je užitečnější než se ptát aby vyhledali nespecifikovanou změnu.
Zjistěte, co umožňuje odkaz na recenzi
Odkaz pro veřejnou kontrolu umožňuje komukoli, kdo má tento odkaz, zobrazit náhled. To může být užitečné, když si klient potřebuje prohlédnout grafické podklady.
Odkaz zasílejte pouze určeným osobám. Jakmile již není potřeba, zrušte jej – deaktivujte jej –, aby se po zadání URL již neotevíral náhled. Komentáře a historie revizí zůstávají zachovány.
Přidávání, odpovídání na komentáře nebo jejich úpravy vyžadují přihlášení a členství v pracovním prostoru. Možnost prohlížet veřejnou náhledovou verzi neopravňuje k někomu všechna oprávnění člena týmu.
Před sdílením zkontrolujte, zda jste vybrali správnou verzi grafického podkladu. Dohodněte se také na tom, kdo odkaz deaktivuje po skončení revize.
Zanechte dalšímu pracovníkovi jasné pokyny
Připravte pro tým krátkou poznámku: kdo spravuje přístup, kdo se stará o sdílené soubory, kdo má na starosti pracovní stanici a kdo zpracovává odkazy ke kontrole.
Aktualizujte přístupová oprávnění, když někdo opustí projekt. Zkontrolujte, zda se o sdílené zdroje, které daná osoba spravovala, může postarat někdo jiný.
Tato rozhodnutí pomáhají designérovi najít správné soubory a operátorovi určit, kam se obrátit o pomoc. Rovněž poskytují manažerům jasnější Přehled toho, jak tým zpracovává informace o produktech a grafické podklady.