Start med det arbejde, der kommer igen og igen
Du ændrer en adresse på en etiket. Derefter åbner du den næste størrelse og ændrer den igen. Derefter kommer de andre varianter og sprogversioner. Inden filerne sendes, skal nogen kontrollere, at ingen er blevet overset.
Hver redigering er lille. Tilsammen kan de optage en stor del af dagen.
Automatisering af grafisk materiale betyder at konfigurere software til at gentage aftalte opgaver, såsom at placere tekst, ændre billeder eller gemme filer med de rigtige navne. Det tager også tid at forberede den opsætning. Det relevante spørgsmål er, om det vil spare mere arbejde, end det skaber.
Designere og operatører er ofte de bedste til at besvare dette. De ved, hvilke opgaver der vender tilbage igen og igen, og hvilke der kræver en ny beslutning hver gang.
Tæl de filer, du rent faktisk producerer
En leder kan beskrive en opgave som »et etiketdesign«. Den person, der forbereder filerne, kan se tolv produkter, tre størrelser og fire markeds versioner.
Det kan betyde 144 forskellige filer, før der kommer rettelser.
Skriv de versioner ned, som dit team rent faktisk laver. Medtag:
- produkter eller smagsvarianter,
- størrelser og formater,
- sprog og lande,
- opdateringer efter den første levering,
- kontrol- og korrekturrunder,
- de endelige filformater, der kræves til hver version.
Dette gør arbejdsbyrden lettere at overskue for alle. Det forklarer også, hvorfor det kan tage længere tid at ændre en enkelt linje, end nogen uden for produktionsteamet forventer.
Brug en nylig opgave som eksempel. Du behøver ikke perfekte optegnelser for at komme i gang; en klar liste over arbejdet er en god start.
Vælg opgaver med klare regler
Nogle gentagne opgaver er nemmere at sætte op end andre.
At erstatte et produktnavn i et kendt tekstfelt er en klar opgave. Det samme gælder at tilføje det rigtige billede eller gemme hver fil med et aftalt navn. At beslutte sig for en ny visuel stil kræver en anden form for arbejde.
Hold øje med opgaver såsom:
- at indsætte kontrollerede produktoplysninger i et eksisterende layout,
- at lave sprogversioner af det samme design,
- at tilføje et badge kun til de produkter, der har brug for det,
- at opstille en liste over ingredienser eller instruktionstrin,
- eksport af flere versioner med de samme indstillinger.
En regel skal beskrive, hvad der skal ske. »Få det her til at se bedre ud« er svært at gentage. »Sørg for en tydelig afstand under overskriften, når den får en ekstra linje« er noget, som en designer kan forklare, og som en person, der udarbejder scriptet, kan teste.
Mål et par ting, inden du går i gang
Vælg en lille, typisk opgave, og registrér, hvordan teamet håndterer den i dag. Hold noterne korte nok til, at folk rent faktisk vil bruge dem.
Tid brugt på at lave filerne
Tæl redigeringer, eksport og filnavngivning. Medregn den tid, der bruges på at finde den korrekte tekst eller det korrekte billede.
Tid brugt på kontrol og rettelse
Notér fejl såsom en gammel adresse, et forkert billede eller en manglende sprogversion. Registrer også ændringer i den leverede tekst. En rettelse til kildeteksten adskiller sig fra en kopieringsfejl.
Ventetid
Ventede operatøren på et regneark? Havde designeren brug for, at nogen bekræftede en sætning? Disse forsinkelser er med til at forklare den fulde opgave, selv når softwaren ikke kan fjerne dem.
Arbejde, der stadig kræver en designer
Tæl de filer, der kræver individuelle layoutændringer. Notér hvorfor: måske er en titel usædvanlig lang, eller en kunde har anmodet om en særlig version.
Disse noter giver teamet noget konkret at sammenligne med efter en testperiode. Hurtigere filoprettelse er kun nyttig, hvis det færdige arbejde stadig er godt.
Inkluder forberedelse og vedligeholdelse
Automatisering kræver en opsætning, som mennesker kan forstå og vedligeholde.
Teamet kan have brug for at rydde op i en Illustrator-skabelon, blive enige om kolonner i regneark, forberede produktprøver og skrive et Design Script. Et Design Script indeholder de instruktioner, der bruges til at oprette eller opdatere grafikken.
Medarbejderne har også brug for tid til at lære arbejdsgangene og kontrollere resultaterne. Senere skal nogen opdatere opsætningen, når et brand ændrer sit design eller anmoder om en ny filtype.
Medtag alt dette i tidsoverslaget. En opsætning, der kun bruges én gang, sparer muligvis meget lidt. Den samme opsætning, der bruges til regelmæssige produktopdateringer, kan spare mange timer over tid.
Eksisterende Illustrator-filer kan stadig være nyttige. Start med at tjekke, hvilke dele der er klar til genbrug, og hvilke der skal ryddes op i.
Prøv en lille opgave fra start til slut
Vælg en gruppe af relaterede produkter. Medtag en almindelig etiket, et langt produktnavn og en version med ekstra tekst eller et valgfrit mærke.
Bliv enige om, hvem der står for de enkelte dele:
- Indholdskollegaen leverer og kontrollerer ord og tal.
- Designeren bekræfter, hvordan layoutet skal fungere.
- Den person, der forbereder automatiseringen, opbygger og tester reglerne.
- Operatøren kører den forberedte opgave og kontrollerer dens status.
- Korrekturlæseren tjekker det færdige grafiske materiale.
I Paqira er en arbejdsgang den gemte rækkefølge af trin, der bruges til at fremstille filerne. Kør prøveversionen gennem hele arbejdsgangen, herunder gennemgang, så sammenligningen dækker et færdigt job.
Spørg operatøren, hvad der var forvirrende. Spørg designeren, hvor der stadig var behov for manuelle rettelser. Disse svar er lige så vigtige som den tid, der spares.
Brug resultaterne til at beslutte, hvad der skal ske herefter
Sammenlign prøveversionen med den oprindelige opgave. Reducerede den gentagne redigeringer? Var filerne nemmere at kontrollere? Kunne en anden uddannet kollega følge de samme trin?
Et fiktivt regnestykke kan hjælpe med at forklare beslutningen. Hvis opsætningen tager otte timer, og hver efterfølgende batch sparer to timer, tager det fire batches for at dække opsætningstiden, før der tages højde for vedligeholdelse. Brug dine egne tal til at træffe en konkret beslutning.
Hvis prøveversionen stadig kræver hyppige rettelser, skal du forbedre den, før du tilføjer flere produkter. Hvis hver fil kræver et helt anderledes design, er der Der kan være lidt gentaget arbejde, der skal fjernes.
Et nyttigt resultat bør kunne ses i det daglige arbejde: færre gentagne redigeringer, klarere kontroller og mere tid til at håndtere de filer, der kræver særlig opmærksomhed. Det giver teamet en praktisk grund til at anvende automatisering og giver lederen dokumentation for investeringen.