Start med tre hverdagsspørgsmål
Kan en freelancer se en anden kundes grafiske materiale? Hvem ændrede produktnavnet i går? Kan et link til en anmeldelse stadig åbnes, efter at opgaven er afsluttet?
Dette er nyttige spørgsmål for alle, der arbejder med produktionsfiler. Man behøver ikke at være teknisk specialist for at stille dem.
I Paqira er et arbejdsområde det fælles område, hvor et team arbejder. Inden for det holder samlinger relateret arbejde samlet. En samling kan indeholde indhold og scripts for en gruppe af produkter.
Filer skal også have et sted at blive gemt, og produktionsopgaver kræver en computer, der kører Adobe Illustrator. At vide, hvem der kan bruge de enkelte dele, gør det daglige arbejde lettere at følge med i.
Start med at aftale, hvem der skal se arbejdet, hvem der skal ændre det, og hvem der står for opsætningen.
Giv hver person den adgang, vedkommende har brug for
En designer, en indholdsredaktør og en operatør kan have brug for forskellige tilladelser. Tilladelser bestemmer, hvilke ting en person kan se eller gøre.
Paqira har fire arbejdsområderoller:
- Ejeren: fuld adgang, herunder fakturering og sletning af arbejdsområdet.
- Manager: kan administrere arbejdsområdets data, personer og arbejdsstationer samt foretage godkendte indkøb. En Manager kan ikke ændre ejeren.
- Medlem: kan oprette og redigere daglige data, men kan ikke administrere arbejdsområdeindstillinger, personer eller arbejdsstationer.
- Gæst: kan se tilgængelige data og køre processer, men kan ikke redigere arbejdsområdets data.
Adgangen kan også begrænses til udvalgte samlinger, med tilladelse til at se eller redigere dem.
For eksempel behøver en person, der hjælper med et bestemt produktsortiment, muligvis kun adgang til netop den samling. En operatør, der kører forberedte opgaver, behøver muligvis ikke at redigere produktoplysningerne.
Hvis du ikke kan åbne eller ændre noget, du har brug for, skal du bede den person, der administrerer arbejdsområdet, om at kontrollere din rolle og adgang til samlingerne.
Beslut, hvor filerne skal opbevares
Når der oprettes et arbejdsområde, vælger teamet, hvor de uploadede og genererede filer skal gemmes.
Valgmulighederne er Paqira-lager eller teamets eget S3-kompatible lager. Dette er en type online fillagring, som en IT-kollega eller lagerudbyder kan hjælpe med at sætte op. En bucket er det navngivne lagerområde, der bruges til disse filer.
Du behøver ikke at lære lagringsindstillingerne at kende for at forberede grafisk materiale. Hvis teamet vælger sin egen lagringsløsning, skal den person, der konfigurerer den, sørge for forbindelsesoplysningerne og adgangsoplysningerne. Paqira tester forbindelsen ved at uploade, læse og slette en lille testfil. Den Forbindelsesoplysningerne krypteres, når de gemmes.
Valget af lagringsløsning kan ikke ændres senere inden for det samme arbejdsområde. En anden opsætning kræver et separat arbejdsområde.
Inden I vælger, skal I aftale, hvem der skal have adgang, hvor længe filerne skal opbevares, og hvordan sikkerhedskopier skal håndteres. Hvis du er operatøren, Sørg for, at du ved, hvem du skal kontakte, når der ikke er adgang til filerne.
Find ud af, hvilken computer der kører opgaven
Paqira Workstation forbinder arbejdsområdet til en Mac- eller Windows-computer, hvor der er installeret Adobe Illustrator. Det er her, artwork-opgaven kører.
Computeren skal være tilsluttet og tilgængelig for de relevante personer og samlinger. Den skal også have skrifttyper, skabeloner og andet filer, der kræves til opgaven.
Inden en stor kørsel kan en operatør kontrollere:
- Er den forventede arbejdsstation tilsluttet?
- Er det tilgængeligt for denne samling?
- Er de nødvendige skrifttyper og filer klar?
- Giver en lille test det forventede grafiske materiale?
Den person, der administrerer computeren, bør også kontrollere, hvem der må bruge den, og sørge for, at softwaren vedligeholdes. Afbryd forbindelsen til arbejdsstationer, som teamet ikke længere bruger.
Dette giver folk et klart sted at kigge, når en opgave venter, eller en påkrævet skrifttype mangler.
Udpeg en ansvarlig for de delte filer
Biblioteket kan indeholde ressourcer, som teamet genbruger, herunder grafisk materiale, symboler, farver og skrifttyper. Deling af disse ressourcer sparer medarbejderne for at finde og kopiere dem fra ældre opgaver.
Det betyder også, at en ændring kan have betydning for mere end ét projekt.
Enes om, hvem der må udskifte et logo, opdatere en farve eller ændre en skrifttyperegel. Afprøv en vigtig opdatering på en testopgave, før den anvendes til et større oplag.
Brug klare navne, så en operatør kan se, hvilken ressource en opgave kræver. Når noget ser forkert ud, skal de vide, hvem der vedligeholder det.
Det samme gælder for scripts og arbejdsgange. Et script indeholder instruktioner til ændring af grafisk materiale. En arbejdsgang er en gemt sekvens af produktionstrin. Den person, der redigerer produktteksten, kan have en anden opgave end den person, der vedligeholder disse instruktioner.
Tjek historikken, når noget ændres
Paqiras Audit logs er en historik over vigtige handlinger i arbejdsområdet. Personer med den nødvendige adgang kan bruge dem til at undersøge ændringer.
Historikken kan hjælpe med at besvare spørgsmål som:
- Er en persons adgang blevet ændret?
- Er et script eller en arbejdsgang blevet opdateret?
- Blev der oprettet eller deaktiveret et link til offentlig gennemgang?
- Hvilken del af arbejdsområdet bør vi tjekke, hvis der opstår et uventet resultat?
En aktivitetslog fortæller ikke, om grafikken er korrekt eller godkendt. Den hjælper teamet med at finde ud af, hvad der er sket.
Hvis du ikke kan åbne logfilerne, skal du give arbejdsområdeadministratoren navnet på elementet og det tidspunkt, hvor du bemærkede problemet. Det er mere nyttigt end at spørge dem til at søge efter en uspecificeret ændring.
Se, hvad et anmeldelseslink giver adgang til
Et link til offentlig gennemgang giver enhver, der har linket, mulighed for at se forhåndsvisningen. Det kan være nyttigt, når en kunde har brug for at se grafisk materiale.
Send kun linket til de personer, det er beregnet til. Når det ikke længere er nødvendigt, skal du tilbagekalde det – deaktivere det – så URL'en ikke længere åbner forhåndsvisningen. Kommentarer og revisionshistorik bevares.
For at tilføje, besvare eller redigere kommentarer skal man være logget ind og være medlem af arbejdsområdet. At kunne se en offentlig forhåndsvisning giver ikke nogen alle de rettigheder, som et teammedlem har.
Før du deler, skal du kontrollere, at du har valgt den rigtige version af grafisk materiale. Aftal også, hvem der skal deaktivere linket, når gennemgangen er afsluttet.
Giv den næste person klare instruktioner
Skriv en kort note til teamet: hvem administrerer adgangen, hvem vedligeholder de delte filer, hvem passer på arbejdsstationen, og hvem håndterer gennemgangslinkene.
Opdater adgangsrettighederne, når en person forlader et projekt. Sørg for, at en anden person kan varetage de delte ressourcer, som vedkommende har administreret.
Disse beslutninger hjælper en designer med at finde de rigtige filer og hjælper en operatør med at vide, hvor vedkommende skal søge hjælp. De giver også ledere et klarere overblik over, hvordan teamet håndterer produktinformation og grafisk materiale.