Teksten findes allerede i et regneark
Din kollega sender en tabel med produktnavne, vægt og ingredienser. Oplysningerne er der, men nogen skal stadig kopiere hver enkelt værdi til den korrekte Illustrator-fil.
Det tager tid. Det er også let at indsætte i den forkerte version eller overse en senere rettelse.
Paqira kan importere CSV- og Excel-filer til en samling. En samling samler relateret arbejde, såsom indholdet til en gruppe af etiketter. En CSV-fil er en almindelig tekstfil, der indeholder en tabel; regnearksprogrammer kan normalt gemme dette format.
Efter importen kan det gemte indhold bruges af forberedte artwork-scripts og arbejdsgange. Du skal stadig kontrollere oplysningerne og resultatet, men du behøver ikke at indtaste hver enkelt værdi på ny.
Bestem, hvad hver række betyder
Før importen skal du afgøre, om filen beskriver ét eller flere produkter. Paqira understøtter begge typer tabeller.
Én fil beskriver ét produkt
I dette layout indeholder hver række et feltnavn og dets værdi. Et felt er en navngivet oplysning.
For eksempel:
| Felt | Værdi |
|---|---|
| productName | Citronte |
| nettovægt | 100 g |
| ingredienser | Den markerede ingredienstekst |
En valgfri sprogværdi angiver over for Paqira, hvilket sprog en række tilhører. Værdier uden sprogangivelse kan deles.
Denne opbygning kan være nyttig, når teamet allerede opbevarer en separat fil for hvert produkt.
Hver række beskriver et produkt eller en sprogversion
I dette layout indeholder kolonnerne oplysninger såsom produktnavn, smag og vægt. Hver række indeholder værdierne for et produkt eller en sprog version af det.
Rækker med samme navn kan slås sammen til ét element. En valgfri kolonne med navnet »locale« angiver sproget for rækken.
Brug det layout, der passer til dine eksisterende oplysninger. Prøv først med en lille fil, så du kan se, hvordan hver række ser ud efter importen.
Forstå to nyttige kolonnenavne
Nogle importtermer er tekniske, da de også er navne, der bruges i filen.
Locale angiver en sprogversion. For eksempel er en engelsk, og pl er polsk. Sørg for, at koderne er ensartede, så teksten går til
det ønskede sprog.
Eksternt ID, skrevet som externalId, er en fast reference for et produkt. Det hjælper med at matche en indgående række med en vare,
der allerede er gemt i Paqira.
Tænk på det som produktets faste referencenummer. Det viste navn kan ændre sig, men referencen bør forblive den samme. Dette er Det er nyttigt, når det næste regneark skal bruges til at opdatere eksisterende indhold.
Hvis en anden forbereder importfilen, skal du aftale disse detaljer med vedkommende. En operatør bør ikke være nødt til at gætte på, om to lignende navne henviser til det samme produkt.
Rens filen, før du importerer den
Hver kolonne skal kun indeholde én type information. Bland ikke en endelig produktbeskrivelse med noter som f.eks. »tjek dette senere« i samme celle.
Vær opmærksom på almindelige problemer:
- det samme produkt opført to gange med let forskellige navne,
- flere sprog i én celle,
- tomme celler uden klar betydning,
- produktkoder, der har mistet deres indledende nul,
- tal eller datoer, der ændres af regnearksformatering,
- kommentarer, der ikke bør vises i det grafiske materiale.
Tjek også celler, der bruger formler. Sørg for, at de værdier, teamet har til hensigt at importere, er tydelige.
Gem det oprindelige regneark som reference, og arbejd på en kopi. Dette er en hjælp, hvis du har brug for at sammenligne det importerede indhold med den fil, du modtog.
Kontroller importen, før du kører grafisk materiale
Paqira kontrollerer valgte filer og viser, om de er klar til import eller indeholder en fejl. Dette hjælper med at opdage problemer med filens struktur.
Den kontrol kan ikke afgøre, om en ingrediensliste eller en oversættelse er korrekt. Indholdet skal stadig gennemgås af en person.
Efter importen skal du åbne et par elementer og bekræfte:
- De forventede produkter blev oprettet eller opdateret.
- Navne og eksterne ID’er matcher de rigtige produkter.
- Hvert sprog indeholder den tilsigtede tekst.
- Fælles oplysninger, såsom vægt, er tilgængelige, hvor det er nødvendigt.
- Tomme celler har ikke ændret indholdet på en uventet måde.
Vælg et almindeligt produkt og et kompliceret produkt. En lang beskrivelse eller flere sprogversioner vil vise mere end en række med meget lidt tekst.
Prøv indholdet i det grafiske materiale
Når dataene er kontrolleret, skal du bruge en forberedt arbejdsgang til at foretage en test. En arbejdsgang er den gemte rækkefølge af trin, der bruges til at fremstille filerne.
Gennemgå grafikken sammen med designeren. Passer det lange produktnavn ind? Er vægten placeret korrekt? Er alle ingredienserne synlige?
Hvis ordlyden er forkert, skal du rette den aftalte kilde. Hvis ordlyden er korrekt, men ikke passer ind, skal du bede designeren om at gennemgå layoutet eller En person, der vedligeholder scriptet, for at kontrollere dets regler.
Undgå at forkorte godkendt tekst i al hemmelighed blot for at få den til at passe ind i et felt. Den person, der er ansvarlig for indholdet, skal være involveret i den beslutning.
Aftal, hvor den næste rettelse skal foretages
En import kopierer oplysninger til Paqira. Det betyder ikke, at en senere redigering af regnearket automatisk ændrer det gemte indhold.
Beslut, hvordan opdateringer skal håndteres. Skal teamet importere en gennemgået fil hver gang? Eller skal det vedligeholde indholdet direkte i Paqira? Alle bør vide, hvilken version de skal bruge.
Teams med et separat produktinformationssystem kan også oprette en softwareforbindelse via et API. Det er en opsætningsopgave for de personer ansvarlige for disse systemer. De daglige operatører har brug for klare instruktioner om, hvor indholdet kommer fra.
Paqira accepterer også JSON-filer, som ofte udarbejdes af software. CSV eller Excel kan være det nemmeste udgangspunkt, når teamet allerede arbejder i regneark.
Start med en lille import, som du kan tjekke
Vælg et par relaterede produkter, importer en arbejdskopi, og tjek den med den person, der har leveret teksten. Udarbejd og gennemgå derefter et testgrafik fil, før det fulde sæt produceres.
Behold de aftalte kolonnenavne og produktreferencer til fremtidige opdateringer. Det giver den næste person en fil, som vedkommende kan forstå og genbruge.
Den nyttige ændring er praktisk: mindre tid på at flytte tekst fra celle til tekstfelt og mere tid på at kontrollere, at det rigtige indhold når frem til det rigtige design.