Starten Sie mit den Aufgaben, die sich immer wieder wiederholen.
Sie ändern eine Adresse auf einem Etikett. Dann öffnen Sie die nächste Größe und ändern sie erneut. Danach kommen die anderen Geschmacksrichtungen und Sprachversionen. Bevor die Dateien versendet werden, muss jemand prüfen, dass nichts übersehen wurde.
Jede Bearbeitung ist klein. Zusammen können sie einen großen Teil des Tages in Anspruch nehmen.
Artwork-Automatisierung bedeutet, Software so einzurichten, dass sie vereinbarte Aufgaben wiederholt ausführt, etwa Text platzieren, Bilder ändern oder Dateien mit den richtigen Namen speichern. Auch die Vorbereitung dieser Einrichtung kostet Zeit. Die entscheidende Frage ist, ob sie mehr Arbeit einspart, als sie erzeugt.
Designer und Anwender sind oft am besten in der Lage, das zu beurteilen. Sie wissen, welche Aufgaben immer wieder anfallen und welche jedes Mal eine neue Entscheidung erfordern jedes Mal.
Zählen Sie die Dateien, die Sie tatsächlich produzieren
Ein Manager beschreibt einen Auftrag vielleicht als „ein Etikettendesign“. Die Person, die die Dateien aufbereitet, sieht vielleicht zwölf Produkte, drei Größen und vier Markt versionen.
Das könnte 144 verschiedene Dateien bedeuten, noch bevor die ersten Korrekturen eingehen.
Notieren Sie die Versionen, die Ihr Team tatsächlich erstellt. Dazu gehören:
- Produkte oder Geschmacksrichtungen,
- Größen und Formate,
- Sprachen und Länder,
- Aktualisierungen nach der ersten Auslieferung,
- Prüfungen und Korrekturrunden,
- die für jede Version benötigten finalen Dateiformate.
So wird die Arbeitslast für alle leichter sichtbar. Außerdem erklärt das, warum die Änderung einer einzigen Zeile länger dauern kann, als jemand außerhalb des Produktionsteams erwartet.
Nehmen Sie einen aktuellen Auftrag als Beispiel. Sie brauchen keine perfekten Aufzeichnungen, um zu beginnen; eine klare Liste der Arbeit ist ein guter Start.
Wählen Sie Aufgaben mit klaren Regeln
Manche wiederkehrenden Aufgaben lassen sich leichter einrichten als andere.
Das Ersetzen eines Produktnamens in einem bekannten Textfeld ist eine klare Aufgabe. Ebenso das Hinzufügen des richtigen Bildes oder das Speichern jeder Datei unter einem vereinbarten Namen. Die Entscheidung für einen neuen visuellen Stil erfordert eine andere Art von Arbeit.
Suchen Sie nach Aufgaben wie:
- das Einfügen geprüfter Produktdetails in ein bestehendes Layout,
- das Erstellen von Sprachversionen desselben Designs,
- das Hinzufügen eines Badges nur zu Produkten, die es benötigen,
- das Anordnen einer Liste von Zutaten oder Anleitungsschritten,
- das Exportieren mehrerer Versionen mit denselben Einstellungen.
Eine Regel muss beschreiben, was passieren soll. „Das soll besser aussehen“ lässt sich nur schwer wiederholen. „Unter dem Titel einen deutlichen Abstand lassen, wenn er eine Zeile länger wird“ ist etwas, das ein Designer erklären und eine Person, die das Skript vorbereitet, testen kann.
Messen Sie vor dem Start einige Dinge
Wählen Sie einen kleinen, typischen Auftrag aus und dokumentieren Sie, wie Ihr Team ihn heute bearbeitet. Halten Sie die Notizen so knapp, dass die Leute sie tatsächlich verwenden.
Zeitaufwand für die Dateierstellung
Zählen Sie die Bearbeitungen, Exporte und Dateibenennungen. Berücksichtigen Sie auch die Zeit, die für die Suche nach dem richtigen Text oder Bild aufgewendet wird.
Zeitaufwand für Prüfung und Korrektur
Notieren Sie Fehler wie eine veraltete Adresse, ein falsches Bild oder eine fehlende Sprachversion. Erfassen Sie auch Änderungen am bereitgestellten Text. Eine Korrektur am Quelltext ist etwas anderes als ein Kopierfehler.
Zeitaufwand beim Warten
Musste der Bediener auf eine Tabellenkalkulation warten? Musste der Designer jemanden bitten, einen Satz zu bestätigen? Solche Verzögerungen machen den gesamten Auftrag sichtbar, auch wenn Software sie nicht beseitigen kann.
Arbeit, die noch einen Designer erfordert
Zählen Sie die Dateien, die individuelle Layoutänderungen erfordern. Notieren Sie den Grund: Vielleicht ist ein Titel ungewöhnlich lang oder ein Kunde hat eine spezielle Version angefordert.
Diese Hinweise geben dem Team nach einem Testlauf konkrete Vergleichswerte an die Hand. Eine schnellere Dateierstellung lohnt sich nur, wenn das fertige Ergebnis weiterhin gut ist.
Vorbereitung und Pflege einbeziehen
Automatisierung braucht eine Konfiguration, die Menschen verstehen und pflegen können.
Das Team muss möglicherweise eine Illustrator-Vorlage bereinigen, Spalten in Tabellenkalkulationen abstimmen, Musterprodukte vorbereiten und ein Design Script schreiben. Ein Design Script enthält die Anweisungen, die zur Erstellung oder Aktualisierung der Druckvorlagen verwendet werden.
Auch Zeit, um die Arbeitsschritte zu erlernen und die Ergebnisse zu prüfen, muss eingeplant werden. Später muss jemand die Konfiguration aktualisieren, wenn eine Marke ihr Design ändert oder eine neue Dateivariante benötigt.
Beziehen Sie all dies in Ihre Zeitschätzung ein. Eine nur einmalig eingesetzte Konfiguration spart möglicherweise kaum Zeit. Dieselbe Konfiguration, die für regelmäßige Produktaktualisierungen genutzt wird, kann im Laufe der Zeit viele Stunden sparen.
Bestehende Illustrator-Dateien können weiterhin nützlich sein. Prüfen Sie zunächst, welche Bestandteile sich wiederverwenden lassen und welche bereinigt werden müssen.
Probieren Sie einen kleinen Auftrag von Anfang bis Ende aus
Wählen Sie eine Gruppe verwandter Produkte aus. Fügen Sie ein normales Etikett, einen langen Produktnamen und eine Version mit zusätzlichem Text oder einem optionalen Badge hinzu.
Legen Sie fest, wer für welchen Teil zuständig ist:
- Die Content-Kollegin oder der Content-Kollege liefert und prüft die Wörter und Zahlen.
- Der Designer bestätigt, wie sich das Layout verhalten soll.
- Die Person, die die Automatisierung vorbereitet, baut die Regeln auf und testet sie.
- Der Operator führt den vorbereiteten Auftrag aus und prüft seinen Status.
- Der Prüfer kontrolliert die fertigen Druckvorlagen.
In Paqira ist ein Workflow die gespeicherte Abfolge von Schritten, die zur Erstellung der Dateien verwendet wird. Führen Sie den Test durch den gesamten Workflow aus, einschließlich der Prüfung, damit der Vergleich einen fertigen Auftrag umfasst.
Fragen Sie den Operator, was verwirrend war. Fragen Sie den Designer, wo noch manuelle Korrekturen nötig waren. Diese Antworten sind ebenso wichtig wie die eingesparte Zeit.
Nutzen Sie die Ergebnisse, um zu entscheiden, was als Nächstes kommt
Vergleichen Sie den Test mit dem ursprünglichen Auftrag. Hat sich die Zahl wiederholter Bearbeitungen verringert? Waren die Dateien leichter zu prüfen? Könnte ein anderer geschulter Kollege die gleichen Schritte ausführen?
Ein fiktives Rechenbeispiel kann die Entscheidung veranschaulichen. Wenn die Einrichtung acht Stunden dauert und jeder spätere Durchlauf zwei Stunden spart, dauert es vier Durchläufe bis die Einrichtungszeit wieder eingespielt ist, bevor die Pflege berücksichtigt wird. Verwenden Sie für eine reale Entscheidung Ihre eigenen Zahlen.
Wenn der Test noch häufige Korrekturen erfordert, verbessern Sie ihn, bevor Sie weitere Produkte hinzufügen. Wenn jede Datei ein völlig anderes Design benötigt, gibt es möglicherweise nur wenig wiederholte Arbeit, die sich entfernen lässt.
Ein nützliches Ergebnis sollte sich im Arbeitsalltag zeigen: weniger wiederholte Bearbeitungen, klarere Prüfungen und mehr Zeit für die Dateien, die Sorgfalt erfordern. Das gibt dem Team einen praktischen Grund, Automatisierung zu nutzen, und dem Manager einen Beleg für die Investition.