Starten Sie mit drei alltäglichen Fragen
Kann ein Freiberufler die Druckvorlagen eines anderen Kunden einsehen? Wer hat gestern den Produktnamen geändert? Kann ein Link zur Überprüfung nach Abschluss des Auftrags noch geöffnet werden?
Diese Fragen sind für alle wertvoll, die täglich mit Produktionsdateien arbeiten. Technisches Vorwissen ist dabei kein Muss.
In Paqira ist ein Arbeitsbereich der gemeinsame Bereich, in dem ein Team arbeitet. Darin halten Sammlungen zusammengehörige Arbeiten zusammen. Eine Sammlung kann Sie enthalten Inhalte und Skripte für eine Produktgruppe.
Dateien benötigen zudem einen Speicherort, und für Produktionsaufträge ist ein Computer erforderlich, auf dem Adobe Illustrator läuft. Zu wissen, wer die einzelnen Bereiche nutzen darf, macht So lässt sich der Arbeitsalltag leichter nachverfolgen.
Legen Sie zunächst fest, wer die Arbeit einsehen muss, wer sie ändern muss und wer für die Einrichtung zuständig ist.
Gewähren Sie jeder Person den Zugriff, den sie benötigt
Designer, Content-Redakteure und Operator benötigen häufig unterschiedliche Berechtigungen. Diese bestimmen, welche Inhalte sie sehen und welche Aktionen sie ausführen dürfen.
Paqira hat vier Rollen im Arbeitsbereich:
- Eigentümer: Vollzugriff, einschließlich Abrechnung und Löschung des Arbeitsbereichs.
- Manager: kann Arbeitsbereichsdaten, Personen und Arbeitsplätze verwalten sowie genehmigte Einkäufe tätigen. Ein Manager kann den Eigentümer nicht ändern.
- Mitglied: kann alltägliche Daten erstellen und bearbeiten, kann jedoch keine Arbeitsbereichseinstellungen, Personen oder Arbeitsplätze verwalten.
- Gast: kann verfügbare Daten einsehen und Prozesse ausführen, darf jedoch keine Arbeitsbereichsdaten bearbeiten.
Der Zugriff lässt sich auch auf ausgewählte Sammlungen beschränken, mit Berechtigung zum Anzeigen oder Bearbeiten.
Beispielsweise benötigt ein Mitarbeiter, der an einer Produktreihe arbeitet, möglicherweise nur Zugriff auf diese Sammlung. Ein Operator, der vorbereitete Aufträge ausführt, benötigt möglicherweise keinen um die Produktdetails zu bearbeiten.
Sollten Sie ein benötigtes Element nicht öffnen oder bearbeiten können, wenden Sie sich an die für den Arbeitsbereich zuständige Person und lassen Sie Ihre Rolle sowie Ihren Zugriff auf die Sammlung prüfen.
Legen Sie fest, wo Dateien gespeichert werden
Beim Anlegen eines Arbeitsbereichs entscheidet das Team, wo hochgeladene und generierte Dateien gespeichert werden.
Zur Auswahl stehen Paqira-Speicher oder der teaminterne S3-kompatible Speicher. Dabei handelt es sich um eine Art Online-Dateispeicher, den ein IT-Kollege oder Bei der Einrichtung unterstützt Sie ein Speicheranbieter. Ein Bucket ist der benannte Speicherbereich, in dem diese Dateien abgelegt werden.
Für die Erstellung von Druckvorlagen müssen Sie keine Speichereinstellungen konfigurieren. Entscheidet sich das Team für einen eigenen Speicher, muss die verantwortliche Person Folgendes bereitstellen: Die Verbindungsdaten und Zugangsdaten. Paqira testet die Verbindung, indem es eine kleine Testdatei hochlädt, liest und löscht. Das Verbindungsdaten werden bei der Speicherung verschlüsselt.
Der einmal gewählte Speicherort kann innerhalb eines Arbeitsbereichs später nicht mehr geändert werden; für eine andere Konfiguration ist ein separater Arbeitsbereich erforderlich.
Legen Sie vor der Auswahl fest, wer Zugriffsrechte verwaltet, wie lange Dateien aufbewahrt werden sollen und wie mit Backups umgegangen wird. Wenn Sie der Betreiber sind, Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, an wen Sie sich wenden können, wenn Dateien nicht erreichbar sind.
Erfahren Sie, auf welchem Computer der Auftrag ausgeführt wird
Paqira Workstation verbindet den Arbeitsbereich mit einem Mac- oder Windows-Computer mit Adobe Illustrator. Dort läuft der Druckvorlagenauftrag.
Der Computer muss verbunden und für die zuständigen Personen sowie Sammlungen verfügbar sein. Außerdem benötigt er die Schriftarten, Vorlagen und anderen für den Auftrag erforderliche Dateien.
Vor einer Großauflage kann ein Bediener Folgendes überprüfen:
- Ist die erwartete Workstation verbunden?
- Ist es für diese Sammlung verfügbar?
- Sind die erforderlichen Schriftarten und Dateien bereit?
- Liefern kleine Tests die erwartete Druckvorlage?
Die für die IT-Verwaltung zuständige Person sollte auch steuern, wer sie nutzen darf, und die Software stets aktuell halten. Trennen Sie Arbeitsstationen, die das Team nicht mehr nutzt.
So haben Ihre Teams jederzeit einen klaren Anlaufpunkt – selbst wenn ein Auftrag ansteht oder eine benötigte Schriftart fehlt.
Ernennen Sie eine verantwortliche Person für gemeinsam genutzte Dateien.
Die Bibliothek enthält wiederverwendbare Ressourcen wie Druckvorlagen, Symbole, Farben und Schriftarten. Durch die gemeinsame Nutzung dieser Ressourcen sparen Ihre Mitarbeiter das Suchen und Kopieren aus älteren Aufträgen.
Eine Änderung kann daher Auswirkungen auf mehrere Projekte haben.
Legen Sie fest, wer ein Logo austauschen, eine Farbe anpassen oder eine Schriftartregel ändern darf. Testen Sie wichtige Änderungen zunächst in einem Testauftrag, bevor Sie sie für eine größere Auflage nutzen.
Verwenden Sie klare Namen, damit ein Mitarbeiter sofort erkennt, welche Ressource ein Job benötigt. Wenn etwas nicht stimmt, sollte er wissen, wer dafür zuständig ist.
Das Gleiche gilt für Skripte und Workflows. Ein Skript enthält Anweisungen zur Änderung von Druckvorlagen. Ein Workflow ist eine gespeicherte Abfolge von Produktionsschritten. Die Person, die Produkttexte bearbeitet, hat möglicherweise eine andere Aufgabe als die Person, die diese Anweisungen pflegt.
Überprüfen Sie den Verlauf, wenn sich etwas ändert
Paqiras Audit-Logs sind eine Chronik wichtiger Aktionen im Arbeitsbereich. Personen mit den entsprechenden Zugriffsrechten können sie nutzen, um Änderungen nachzuverfolgen.
Der Verlauf hilft dabei, Fragen zu beantworten wie:
- Wurde der Zugriff einer Person geändert?
- Wurde ein Skript oder ein Workflow aktualisiert?
- Wurde ein öffentlicher Review-Link erstellt oder deaktiviert?
- Welchen Bereich des Arbeitsbereichs sollten wir nach einem unerwarteten Ergebnis überprüfen?
Das Aktivitätsprotokoll zeigt zwar nicht, ob eine Druckvorlage korrekt oder freigegeben ist, hilft Ihrem Team aber dabei, herauszufinden, was passiert ist.
Sollten Sie die Protokolle nicht öffnen können, teilen Sie dem Workspace-Manager den Namen des betroffenen Elements und den Zeitpunkt mit, zu dem Sie das Problem bemerkt haben. Diese Angaben sind hilfreicher als die Aufforderung, ihn nach einer nicht näher bezeichneten Änderung suchen zu lassen.
Prüfen Sie, was ein Review-Link erlaubt
Ein öffentlicher Review-Link ermöglicht jeder Person mit dem Link, die Vorschau anzusehen. Das kann nützlich sein, wenn ein Kunde Druckvorlagen sehen muss.
Senden Sie den Link ausschließlich an die vorgesehenen Personen. Wenn er nicht mehr benötigt wird, widerrufen Sie ihn – deaktivieren Sie ihn –, damit die URL die Vorschau nicht mehr öffnet. Kommentare und der Überarbeitungsverlauf bleiben erhalten.
Das Hinzufügen, Beantworten oder Bearbeiten von Kommentaren erfordert eine Anmeldung und die Zugehörigkeit zu einem Arbeitsbereich. Die Möglichkeit, eine öffentliche Vorschau anzusehen, gewährt nicht einer Person alle Berechtigungen eines Teammitglieds.
Prüfen Sie vor der Freigabe, ob Sie die korrekte Druckvorlagenversion ausgewählt haben, und legen Sie fest, wer den Link nach Abschluss der Überprüfung deaktiviert.
Hinterlassen Sie der nächsten Person klare Anweisungen
Halten Sie eine kurze Notiz für das Team bereit: Wer verwaltet den Zugriff, wer pflegt die gemeinsam genutzten Dateien, wer kümmert sich um die Workstation und wer bearbeitet die Links zur Überprüfung?
Aktualisieren Sie die Zugriffsrechte, wenn eine Person ein Projekt verlässt. Stellen Sie sicher, dass eine andere Person die von ihr gepflegten gemeinsamen Ressourcen übernehmen kann.
So finden Designer die richtigen Dateien, und Mitarbeiter wissen genau, wo sie Unterstützung erhalten. Außerdem erhalten Manager einen klareren Überblick darüber, wie das Team mit Produktinformationen und Druckvorlagen umgeht.