Text ändern und dann den Weg verfolgen
Die Druckvorlage ist zur Überprüfung bereit, sobald ein Kollege eine Korrektur sendet: Die Produktbeschreibung benötigt noch einen weiteren Satz.
Eine Textänderung ist schnell vorgenommen, doch die Frage, was als Nächstes folgt, erfordert Sorgfalt: In welchen Sprachversionen wird sie verwendet? Sind bereits neue Dateien erstellt worden? Wird in der Vorschau immer noch der alte Text angezeigt?
Dank eines klaren Prozesses kann der Bediener diese Fragen beantworten, ohne jede Datei öffnen und visuell vergleichen zu müssen.
In Paqira sind Inhalte, Produktionsaufträge und Ergebnisse miteinander verknüpft. Die Benutzeroberfläche verwendet für die einzelnen Phasen einige Begriffe. Zu wissen, was sie bedeuten, erleichtert es, eine Aktualisierung von der ersten Bearbeitung bis zur geprüften Druckvorlage nachzuvollziehen.
1. Die gespeicherten Inhalte prüfen
Quelldaten bezeichnet die aktuell für einen Artikel gespeicherten Informationen. Bei einem Etikett können dazu der Produktname, die Inhaltsstoffe, das Gewicht und Sprachversionen gehören.
Bitte lassen Sie den neuen Satz hier von der für den Text verantwortlichen Person überprüfen. Bestätigen Sie, dass er zum vorgesehenen Produkt und zur vorgesehenen Sprache gehört.
Paqira vergleicht aktuelle Inhalte mit den Inhalten, die für den letzten Produktionslauf verwendet wurden. Außerdem wird geprüft, ob der Workflow oder die Skripte von diesem Workflow geändert wurden.
Ein Workflow ist die gespeicherte Abfolge von Schritten, die zur Erstellung der Druckvorlage verwendet wird. Ein Skript enthält Anweisungen, die Elemente erstellen oder ändern in Illustrator.
Diese Unterscheidung hilft Ihnen, die richtige Person um Hilfe zu bitten. Wenn sich der Wortlaut geändert hat, sprechen Sie mit der Person für Inhalte. Wenn sich der Abstand geändert hat wegen eines Skript-Updates, wenden Sie sich an die Person, die die Designregeln pflegt.
2. Sehen Sie sich an, was zur Ausführung ansteht
Zur Verarbeitung sind die vorbereiteten Daten, die auf den nächsten Produktionsschritt warten. Sie sind vom Ergebnis des zuletzt abgeschlossenen Laufs getrennt.
Bei einem normalen Lauf über mehrere Elemente hinweg können unveränderte Elemente übersprungen werden. Neuausführung erzwingen steht zur Verfügung, wenn Sie bewusst ein Element erneut ausführen möchten, obwohl keine Änderung festgestellt wurde.
Bevor Sie einen großen Auftrag starten, prüfen Sie die Auswahl. Es lohnt sich, Produktnamen und Sprachen jetzt zu bestätigen, solange sich ein Fehler leicht korrigieren lässt.
Wenn sich beispielsweise ein englischer Absatz geändert hat, prüfen Sie, welche ausgewählten Elemente diesen englischen Inhalt verwenden. Gehen Sie nicht davon aus, dass jede Sprache Version dieselbe Korrektur benötigt.
Befolgen Sie die vom Team vereinbarten Schritte zur Vorbereitung und Überprüfung der Daten, bevor Sie neue Dateien erstellen.
3. Wählen Sie zuerst ein sinnvolles Beispiel
Beginnen Sie mit einem Testobjekt, bevor Sie einen großen Satz verarbeiten. Wählen Sie eines, an dem sich zeigt, ob die Änderung funktioniert.
Wenn der neue Satz den Text verlängert, verwenden Sie ein Produkt, das bereits eine lange Beschreibung hat. Wenn sich ein gemeinsam genutztes Bild geändert hat, wählen Sie eine Version bei der es auf die Größe ankommt.
Öffnen Sie die erzeugte Druckvorlage und überprüfen Sie:
- Die neuen Wörter erscheinen an der richtigen Stelle,
- Es wurde kein Text abgeschnitten,
- benachbarte Elemente verfügen weiterhin über ausreichend Platz,
- das richtige Bild und die richtige Sprache sind vorhanden,
- Das Ergebnis wird im erwarteten Format gespeichert.
Überprüfen Sie auch das Protokoll, in dem aufgezeichnet wird, was während des Durchlaufs geschehen ist. Ein erfolgreich abgeschlossener Auftrag beweist an sich noch nicht, dass die die Druckvorlage korrekt aussieht.
Sollten Sie dennoch ein Problem feststellen, behalten Sie das Beispiel bitte bei und beschreiben Sie, was Sie erwartet haben. Das gibt der Person, die die Konfiguration korrigiert, etwas, das sie testen kann.
4. Verfolgen Sie den Auftrag auf der Workstation
Ein Prozess ist ein Durchlauf eines Workflows für ein einzelnes Inhaltselement. Paqira stellt den Auftrag in eine Warteschlange und sendet ihn an eine verfügbare Workstation.
Die Workstation ist ein verbundener Mac- oder Windows-Computer mit Adobe Illustrator. Er muss bereit sein, die Vorlage, Schriften und andere Ressourcen, die für den Auftrag benötigt werden.
Im Bereich „Prozesse“ sehen Sie den Status, die Laufzeit, das Protokoll und die generierten Dateien des Auftrags.
Ein Auftrag in der Warteschlange wartet. Ein laufender Auftrag ist in Bearbeitung. Ein erfolgreicher Auftrag ist abgeschlossen, während ein übersprungener Auftrag den normalen Ablauf nicht benötigte. Ein fehlgeschlagener Auftrag erfordert Aufmerksamkeit.
Falls ein Auftrag fehlschlägt, lesen Sie das Protokoll und prüfen Sie die Verbindung zur Workstation. Geben Sie der Person, die den Prozess untersucht, die Prozessdetails und alle kürzlichen Änderungen am Inhalt oder an der Konfiguration.
5. Verstehen, was die aktuelle Vorschau darstellt
Ausgabe bezeichnet das Ergebnis eines abgeschlossenen Prozesses.
Wenn sich Inhalt oder Produktionskonfiguration ändern, behält Paqira das bestehende Ergebnis bei und kennzeichnet den Eintrag als aufmerksamkeitsbedürftig, bis er erneut ausgeführt wird. Die Bearbeitung eines Satzes ersetzt nicht sofort die zuletzt generierte Druckvorlage.
Aus diesem Grund kann eine vorhandene Vorschau noch alte Formulierungen enthalten. Prüfen Sie, ob der neue Durchlauf abgeschlossen ist, bevor Sie entscheiden, dass die Aktualisierung übersehen wurde.
Behalten Sie diese drei Fragen getrennt:
- Welche Informationen werden jetzt gespeichert?
- Was wartet noch auf die Verarbeitung?
- Welche Informationen wurden für das letzte Ergebnis verwendet?
So wird „die neueste Datei“ bei einer geschäftigen Aktualisierung deutlich weniger verwirrend.
6. Prüfen Sie die neue Druckvorlage
Die generierte Vorschau kann zur Überprüfung geteilt werden. Prüfer können einen Bereich auswählen oder einen Kommentar an der Stelle anheften, die Aufmerksamkeit benötigt. Antworten und geklärte Kommentare bleiben in der Überprüfungshistorie erhalten.
Ein Kommentar wie „Diese Linie überlappt die Gewichtsangabe“, der dem betroffenen Bereich zugeordnet ist, lässt sich leichter umsetzen als die Nachricht „Das Etikett ist falsch“.
Über einen öffentlichen Überprüfungslink kann jede Person mit dem Link die Vorschau ansehen. Das Hinzufügen von Kommentaren erfordert weiterhin eine Anmeldung und die Mitgliedschaft im Arbeitsbereich. Der Link kann deaktiviert werden, wenn er nicht mehr benötigt wird.
Personen mit den erforderlichen Berechtigungen können das Ergebnis freigeben, wenn es fertig ist. Wird es abgelehnt, kann es aus dem Portfolio von Ergebnissen entfernt werden, bevor ein weiterer Prozess ausgeführt wird.
Machen Sie den nächsten Schritt klar
Legen Sie fest, wer den Quelltext prüft, wer das Layout kontrolliert und wer das fertige Ergebnis freigibt. Der Bediener sollte außerdem wissen, wer helfen kann bei einem fehlgeschlagenen Prozess.
Geben Sie bei der Übergabe eines Auftrags den Artikelnamen, den besprochenen Prozess oder das Ergebnis und die offenen Review-Kommentare an.
So hat die nächste Person einen klaren Ausgangspunkt. Sie kann sehen, was sich geändert hat, was bereits produziert wurde und was noch entschieden werden muss.