Empieza con tres preguntas cotidianas
¿Puede un autónomo ver el material gráfico de otro cliente? ¿Quién cambió ayer el nombre del producto? ¿Se puede seguir abriendo un enlace de revisión después de que termine el trabajo?
Estas son preguntas útiles para cualquiera que trabaje con archivos de producción. No hace falta ser un especialista técnico para plantearlas.
En Paqira, un workspace es el área compartida donde trabaja un equipo. Dentro de él, las collections mantienen juntos los trabajos relacionados. Una collection puede contener contenido y scripts para un grupo de productos.
Los archivos también necesitan un lugar donde almacenarse, y los trabajos de producción necesitan un ordenador con Adobe Illustrator. Saber quién puede usar cada parte hace el trabajo diario más fácil de seguir.
Empieza por acordar quién necesita ver el trabajo, quién necesita cambiarlo y quién se ocupa de la configuración.
Da a cada persona el acceso que necesita
Un diseñador, un editor de contenidos y un operador pueden necesitar permisos distintos. Los permisos determinan qué puede ver o hacer una persona.
Paqira tiene cuatro roles de espacio de trabajo:
- Propietario: acceso total, incluida la facturación y la eliminación del espacio de trabajo.
- Administrador: puede gestionar los datos del espacio de trabajo, las personas y las estaciones de trabajo, y realizar compras permitidas. Un administrador no puede cambiar al propietario.
- Miembro: puede crear y editar datos del día a día, pero no puede gestionar la configuración del espacio de trabajo, las personas ni las estaciones de trabajo.
- Invitado: puede ver los datos disponibles y ejecutar procesos, pero no puede editar los datos del espacio de trabajo.
El acceso también puede limitarse a colecciones seleccionadas, con permiso para verlas o editarlas.
Por ejemplo, alguien que ayuda con una gama de productos puede necesitar acceso solo a esa colección. Un operador que ejecuta trabajos preparados quizá no necesite editar los detalles del producto.
Si no puedes abrir o cambiar algo que necesitas, pide a la persona que gestiona el espacio de trabajo que revise tu rol y el acceso a la colección.
Decide dónde se guardarán los archivos
Cuando se crea un espacio de trabajo, el equipo elige dónde se almacenarán los archivos subidos y generados.
Las opciones son el almacenamiento de Paqira o el almacenamiento compatible con S3 propio del equipo. Se trata de un tipo de almacenamiento de archivos en línea que un compañero de TI o proveedor de almacenamiento puede ayudar a configurar. Un bucket es el área de almacenamiento con nombre que se usa para esos archivos.
No necesitas aprender a configurar el almacenamiento para preparar material gráfico. Si el equipo elige su propio almacenamiento, la persona que lo configure debe proporcionar los datos de conexión y las credenciales de acceso. Paqira prueba la conexión cargando, leyendo y eliminando un pequeño archivo de prueba. Los Los datos de conexión se cifran al almacenarse.
La opción de almacenamiento no se puede cambiar después dentro del mismo espacio de trabajo. Una configuración distinta requiere un espacio de trabajo separado.
Antes de decidir, acordad quién mantendrá el acceso, durante cuánto tiempo deben conservarse los archivos y cómo se gestionarán las copias de seguridad. Si eres el operador, asegúrate de saber a quién contactar cuando no se pueda acceder a los archivos.
Saber qué ordenador ejecuta el trabajo
Paqira Workstation conecta el espacio de trabajo con un ordenador Mac o Windows con Adobe Illustrator instalado. Ahí es donde se ejecuta el trabajo de material gráfico.
El ordenador debe estar conectado y disponible para las personas y colecciones correspondientes. También necesita las fuentes, plantillas y demás archivos necesarios para el trabajo.
Antes de una tirada grande, un operador puede comprobar:
- ¿Está conectada la estación de trabajo esperada?
- ¿Está disponible para esta colección?
- ¿Las fuentes y los archivos necesarios están listos?
- ¿Una prueba pequeña produce el material gráfico esperado?
La persona que gestiona el ordenador también debe controlar quién puede usarlo y mantener su software actualizado. Desconecta las estaciones de trabajo que el equipo ya no utiliza.
Esto da a las personas un lugar claro donde mirar cuando un trabajo está esperando o falta una fuente necesaria.
Encarga a alguien la gestión de los archivos compartidos
La Library puede contener recursos que el equipo reutiliza, incluidos artwork, símbolos, colores y fuentes. Compartir estos recursos evita que la gente tenga que buscarlos y copiarlos de trabajos anteriores.
Esto también significa que un cambio puede afectar a más de un proyecto.
Poned de acuerdo quién puede sustituir un logotipo, actualizar un color o cambiar una regla de fuentes. Probad una actualización importante en un trabajo de prueba antes de usarla en una tirada más grande.
Usa nombres claros para que un operador pueda saber qué recurso necesita un trabajo. Cuando algo parezca incorrecto, debería saber quién lo mantiene.
Lo mismo se aplica a los scripts y los flujos de trabajo. Un script contiene instrucciones para modificar el material gráfico. Un flujo de trabajo es una secuencia guardada de pasos de producción. La persona que edita el texto del producto puede desempeñar un rol diferente al de quien mantiene esas instrucciones.
Consulta el historial cuando se produzca algún cambio
Los registros de auditoría de Paqira son un historial de acciones importantes del espacio de trabajo. Las personas con el acceso requerido pueden usarlos para investigar cambios.
El historial puede ayudar a responder preguntas como:
- ¿Se ha modificado el acceso de alguien?
- ¿Se ha actualizado un script o un flujo de trabajo?
- ¿Se ha creado o desactivado un enlace de revisión pública?
- ¿Qué parte del espacio de trabajo debemos revisar después de un resultado inesperado?
Un registro de actividad no te dice si el material gráfico es correcto o está aprobado. Ayuda al equipo a averiguar qué ha pasado.
Si no puedes abrir los registros, facilita al gestor del espacio de trabajo el nombre del elemento y la hora en la que detectaste el problema. Eso resulta más útil que pedirles que busquen un cambio no especificado.
Consulta qué permite un enlace de revisión
Un enlace de revisión pública permite que cualquiera que tenga el enlace vea la vista previa. Puede ser útil cuando un cliente necesita ver el material gráfico.
Envía el enlace solo a las personas previstas. Cuando ya no sea necesario, revócalo —desactívalo— para que esa URL ya no abra la vista previa. Los comentarios y el historial de revisiones permanecen.
Para añadir, responder o editar comentarios es necesario iniciar sesión y ser miembro del espacio de trabajo. El hecho de poder ver una vista previa pública no da a alguien todos los permisos de un miembro del equipo.
Antes de compartir, verifica que has seleccionado la versión correcta del material gráfico. Acuerda también quién desactivará el enlace cuando finalice la revisión.
Deja instrucciones claras para la siguiente persona
Deja una breve nota para el equipo: quién gestiona el acceso, quién se encarga del mantenimiento de los archivos compartidos, quién cuida de la estación de trabajo y quién gestiona los enlaces de revisión.
Actualiza los permisos de acceso cuando alguien abandone un proyecto. Comprueba que otra persona pueda hacerse cargo de los recursos compartidos que mantenía.
Estas decisiones ayudan al diseñador a encontrar los archivos adecuados y al operador a saber dónde pedir ayuda. Además, ofrecen a los responsables una visión más clara de cómo el equipo gestiona la información de los productos y el material gráfico.