Commencez par trois questions courantes
Un freelance peut-il consulter les visuels d’un autre client ? Qui a modifié le nom du produit hier ? Un lien de relecture peut-il encore être ouvert une fois la mission terminée ?
Ces questions sont utiles à toute personne travaillant avec des fichiers de production. Il n’est pas nécessaire d’être un spécialiste technique pour les poser.
Dans Paqira, un espace de travail est la zone partagée où une équipe opère. À l’intérieur, des collections regroupent les travaux connexes. Une collection peut contiennent du contenu et des scripts pour un groupe de produits.
Les fichiers doivent également être stockés quelque part, et les tâches de production nécessitent un ordinateur équipé d’Adobe Illustrator. Savoir qui peut utiliser chaque élément permet de Au quotidien, le suivi des tâches devient ainsi plus simple.
Commencez par définir qui consulte le travail, qui le modifie et qui gère la configuration.
Accordez à chaque membre de l’équipe l’accès dont il a besoin.
Un graphiste, un rédacteur et un opérateur n’ont pas les mêmes besoins : les droits d’accès reflètent ces profils et définissent ce que chaque utilisateur peut voir ou faire.
Paqira propose quatre rôles dans l’espace de travail :
- Propriétaire : accès complet, y compris la facturation et la suppression de l’espace de travail.
- Responsable : peut gérer les données de l’espace de travail, les utilisateurs et les postes de travail, ainsi que procéder à des achats autorisés. Un responsable ne peut pas modifier le propriétaire.
- Membre : peut créer et modifier les données courantes, mais ne peut pas gérer les paramètres de l’espace de travail, les utilisateurs ni les postes de travail.
- Invité : peut consulter les données disponibles et lancer des processus, mais ne peut pas modifier les données de l’espace de travail.
L’accès peut également être limité à certaines collections, avec une autorisation de consultation ou de modification.
Par exemple, une personne qui aide sur une gamme de produits peut n’avoir besoin d’accéder qu’à cette collection. Un opérateur qui exécute des tâches préparées peut ne pas avoir besoin de modifier les détails du produit.
Si vous ne parvenez pas à ouvrir ou à modifier un élément dont vous avez besoin, demandez à la personne en charge de l’espace de travail de vérifier votre rôle et vos droits d’accès aux collections.
Définissez l’emplacement de stockage des fichiers
Lors de la création d’un espace de travail, l’équipe choisit où seront stockés les fichiers importés et générés.
Les options disponibles sont le stockage Paqira ou le stockage compatible S3 propre à l’équipe. Il s’agit d’un type de stockage de fichiers en ligne qu’un collègue du service informatique ou votre fournisseur de stockage peut aider à configurer. Un bucket est l’espace de stockage nommé utilisé pour ces fichiers.
Pas besoin de paramétrer le stockage pour préparer les maquettes. Si votre équipe choisit son propre stockage, la personne qui le configure doit fournir les détails de connexion et les identifiants d’accès. Paqira teste la connexion en téléversant, en lisant et en supprimant un petit fichier de test. Le Les informations de connexion sont chiffrées lors de leur stockage.
Le choix du stockage ne peut pas être modifié ultérieurement au sein d’un même espace de travail. Une configuration différente nécessite un espace de travail distinct.
Avant de choisir, accordez-vous sur la personne qui maintiendra l’accès, la durée de conservation des fichiers et la façon dont les sauvegardes seront gérées. Si vous êtes l’opérateur, assurez-vous de savoir qui contacter lorsque les fichiers sont inaccessibles.
Identifiez l’ordinateur qui exécute la tâche
Paqira Workstation connecte l’espace de travail à un ordinateur Mac ou Windows sur lequel est installé Adobe Illustrator. C’est là que s’exécute la tâche graphique.
L’ordinateur doit être connecté et disponible pour les personnes et les collections concernées. Il doit aussi disposer des polices, des modèles et des autres fichiers requis par la tâche.
Avant un tirage important, un opérateur peut vérifier :
- L’ordinateur de travail attendu est-il connecté ?
- Est-il disponible pour cette collection ?
- Les polices et les fichiers requis sont-ils prêts ?
- Un petit test produit-il les visuels attendus ?
La personne responsable de la gestion du poste doit également contrôler qui peut l’utiliser et veiller à la maintenance des logiciels. Déconnectez les postes de travail que le l’équipe n’utilise plus.
Cela donne à chacun un endroit clair où chercher lorsqu’une tâche est en attente ou qu’une police requise est manquante.
Désignez un responsable des fichiers partagés
La bibliothèque peut contenir les ressources réutilisées par l’équipe, notamment les visuels, les symboles, les couleurs et les polices. Le partage de ces ressources évite aux utilisateurs de les rechercher et les copier depuis d’anciennes tâches.
Cela signifie aussi qu’une modification peut avoir des répercussions sur plusieurs projets.
Définissez précisément qui peut remplacer un logo, mettre à jour une couleur ou modifier une règle de police, puis testez une mise à jour importante sur un job de vérification avant de l’appliquer à une série plus importante.
Attribuez des noms explicites à chaque ressource afin que l’opérateur sache quelle ressource une tâche requiert. En cas d’anomalie, il doit savoir qui la maintient.
Il en va de même pour les scripts et les workflows. Un script contient des instructions pour modifier les visuels. Un workflow est une séquence enregistrée de production. La personne qui modifie le texte produit peut avoir un travail différent de celle qui maintient ces instructions.
Consultez l’historique lorsqu’une modification survient
Les journaux d’audit de Paqira constituent un historique des actions importantes de l’espace de travail. Les personnes disposant des accès requis peuvent les utiliser pour examiner les modifications.
L’historique peut aider à répondre à des questions telles que :
- Les accès d’une personne ont-ils été modifiés ?
- Un script ou un workflow a-t-il été mis à jour ?
- Un lien de révision public a-t-il été créé ou désactivé ?
- Quelle partie de l’espace de travail faut-il vérifier après un résultat inattendu ?
Un enregistrement d’activité ne permet pas de savoir si le visuel est correct ou approuvé. Il aide l’équipe à comprendre ce qui s’est passé.
Si vous ne parvenez pas à ouvrir les journaux, indiquez au gestionnaire de l’espace de travail le nom de l’élément et l’heure à laquelle vous avez constaté le problème. Cela est plus utile que de lui demander de rechercher un changement non précisé.
Découvrez ce qu’un lien de révision permet
Un lien de révision public permet à toute personne disposant de ce lien de consulter l’aperçu. Il peut être utile lorsqu’un client a besoin de voir les visuels.
Envoyez le lien uniquement aux personnes concernées. Lorsqu’il n’est plus nécessaire, révoquez-le — désactivez-le — afin que cette URL n’ouvre plus l’aperçu. Les commentaires et l’historique des révisions restent conservés.
Pour ajouter, répondre ou modifier des commentaires, il faut se connecter et faire partie de l’espace de travail. Le simple fait de pouvoir consulter un aperçu public ne donne pas à quelqu’un toutes les autorisations d’un membre de l’équipe.
Avant toute diffusion, vérifiez que vous avez sélectionné la bonne version de la maquette. Convenez aussi de la personne qui désactivera le lien à la fin de la révision.
Laissez des instructions claires à la personne suivante
Préparez une brève note pour l’équipe : qui gère les accès, qui maintient les fichiers partagés, qui s’occupe du poste de travail et qui gère les liens de révision.
Mettez à jour les accès lorsqu’une personne quitte un projet. Vérifiez qu’une autre personne peut prendre en charge les ressources partagées qu’elle maintenait.
Ces décisions aident un designer à trouver les bons fichiers et un opérateur à savoir où demander de l’aide. Elles donnent aussi aux responsables une vision plus claire de la manière dont l’équipe gère les informations produit et les visuels.