Le texte est déjà dans un tableur
Votre collègue vous envoie un tableau contenant les noms de produits, leurs poids et leurs ingrédients. Les informations sont bien là, mais quelqu’un doit encore copier chaque valeur dans le bon fichier Illustrator.
Cela prend du temps. Il est aussi facile de coller dans la mauvaise version ou de manquer une correction ultérieure.
Paqira peut importer des fichiers CSV et Excel dans une collection. Une collection regroupe les éléments liés, comme le contenu d’un groupe d’étiquettes. Un CSV est un fichier texte brut qui stocke un tableau ; les tableurs peuvent généralement enregistrer ce format.
Une fois importé, le contenu enregistré peut être utilisé par des scripts et des workflows de création graphique préparés. Vous vérifiez toujours les informations et le résultat, mais vous n’avez plus besoin de ressaisir chaque valeur.
Déterminez la signification de chaque ligne
Avant l’importation, déterminez si le fichier décrit un seul produit ou plusieurs produits. Paqira prend en charge les deux types de tableaux.
Un fichier décrit un produit
Dans cette configuration, chaque ligne contient un nom de champ et sa valeur. Un champ est une information nommée.
Par exemple :
| Champ | Valeur |
|---|---|
| productName | Thé au citron |
| netWeight | 100 g |
| ingredients | Le texte des ingrédients vérifié |
Une valeur de langue facultative indique à Paqira à quelle langue appartient une ligne. Les valeurs sans langue peuvent être partagées.
Cette configuration peut être utile lorsque l’équipe conserve déjà un fichier distinct pour chaque produit.
Chaque ligne décrit un produit ou une version linguistique
Dans cette configuration, les colonnes contiennent des détails tels que le nom du produit, l’arôme et le poids. Chaque ligne contient les valeurs d’un produit ou d’une version linguistique de celui-ci.
Les lignes portant le même nom peuvent être regroupées en un seul élément. Une colonne facultative locale identifie la langue de la ligne.
Utilisez la configuration qui correspond à vos informations existantes. Essayez d’abord avec un petit fichier pour voir ce que devient chaque ligne après l’import.
Comprendre deux noms de colonnes utiles
Certains termes d’importation sont techniques, car ils correspondent aussi à des noms utilisés dans le fichier.
Locale identifie une version linguistique. Par exemple, en correspond à l’anglais et pl au polonais. Veillez à la cohérence des
codes afin que le texte aille dans la langue souhaitée.
L’ID externe, noté externalId, est une référence fixe pour un produit. Il permet d’associer une ligne entrante à un élément déjà
enregistré dans Paqira.
Considérez-le comme le numéro de référence permanent du produit. Le nom d’affichage peut changer, mais la référence doit rester la même. C’est utile lorsque la prochaine feuille de calcul doit mettre à jour du contenu existant.
Si une autre personne prépare le fichier d’importation, mettez ces détails au clair avec elle. L’opérateur ne doit pas avoir à deviner si deux noms similaires désignent le même produit.
Nettoyez le fichier avant de l’importer
Conservez une seule information par colonne et évitez de mêler la description finale d’un produit à des remarques telles que « à vérifier ultérieurement » dans la même cellule.
Repérez les problèmes courants :
- le même produit répertorié deux fois sous des noms légèrement différents,
- plusieurs langues dans une même cellule,
- cellules vides sans signification claire,
- les codes produit qui ont perdu leur zéro initial,
- les chiffres ou les dates modifiés par la mise en forme des feuilles de calcul,
- Les commentaires ne doivent pas apparaître dans les visuels.
Vérifiez également les cellules qui utilisent des formules. Assurez-vous que les valeurs que l’équipe prévoit d’importer sont claires.
Conservez la feuille de calcul d’origine à titre de référence et travaillez sur une copie. Cela vous aidera si vous devez comparer le contenu importé avec le fichier que vous avez reçu.
Vérifiez l’import avant de lancer la production des visuels
Paqira vérifie les fichiers sélectionnés et indique s’ils sont prêts à être importés ou s’ils contiennent une erreur. Cela permet de détecter les problèmes liés à la structure.
Cette vérification ne peut pas vous dire si une liste d’ingrédients ou une traduction est correcte. Le contenu doit toujours être relu par une personne.
Après l’importation, ouvrez quelques éléments et vérifiez :
- Les produits attendus ont été créés ou mis à jour.
- Les noms et identifiants externes correspondent aux bons produits.
- Chaque langue contient le texte prévu.
- Les données partagées, telles que le poids, sont présentes là où c’est nécessaire.
- Les cellules vides n’ont pas changé le contenu de manière inattendue.
Choisissez un produit courant et un produit complexe. Une description longue ou plusieurs versions linguistiques afficheront plus d’une ligne avec très peu de texte.
Essayez le contenu dans les visuels
Une fois les données vérifiées, utilisez un workflow préparé pour faire un test. Un workflow est la séquence enregistrée d’étapes utilisées pour produire les fichiers.
Examinez les visuels avec le designer. Le nom long du produit tient-il ? Le poids est-il au bon endroit ? Tous les ingrédients sont-ils visibles ?
Si la formulation est erronée, corrigez la source validée. Si la formulation est correcte mais ne tient pas, demandez au designer de revoir la mise en page ou au responsable de la maintenance du script de vérifier ses règles.
Évitez de raccourcir discrètement un texte approuvé simplement pour l’adapter à un encadré. La personne responsable du contenu doit être impliquée dans cette décision.
Définissez où doit aller la prochaine correction
L’importation copie les informations dans Paqira. Cela ne signifie pas qu’une modification ultérieure de la feuille de calcul change automatiquement le contenu enregistré.
Définissez comment les mises à jour seront gérées. L’équipe importera-t-elle un fichier relu à chaque fois ? Ou maintiendra-t-elle le contenu directement dans Paqira ? Tout le monde doit savoir quelle version utiliser.
Les équipes disposant d’un système d’informations produit distinct peuvent également mettre en place une connexion logicielle via une API. Il s’agit d’une tâche de configuration pour les personnes responsables de ces systèmes. Les opérateurs au quotidien ont besoin d’instructions claires sur la provenance du contenu.
Paqira accepte également les fichiers JSON, souvent générés par des logiciels. CSV ou Excel peuvent constituer un point de départ plus simple lorsque l’équipe travaille déjà dans des feuilles de calcul.
Commencez par une petite importation que vous pouvez vérifier
Sélectionnez quelques produits apparentés, importez une copie de travail et vérifiez-la avec la personne qui a fourni les textes. Puis créez et examinez un fichier de visuel de test fichier avant de produire le jeu complet.
Conservez les noms de colonnes et les références produit convenus pour les mises à jour futures. Ainsi, la personne suivante disposera d’un fichier qu’elle pourra comprendre et réutiliser facilement.
Le gain est concret : vous passez moins de temps à déplacer du texte d’une cellule à une zone de texte, et plus de temps à vérifier que le bon contenu arrive au bon design.