Kezdje azokkal a feladatokkal, amelyek folyamatosan visszatérnek
Megváltoztat egy címet egy címkén. Ezután megnyitja a következő méretet, és ott is módosítja. Ezt követően jönnek a többi ízváltozat és nyelvi változat. A fájlok elküldése előtt valakinek ellenőriznie kell, hogy semmi sem maradt-e ki.
Egy-egy szerkesztés kicsi. Összességében azonban a nap nagy részét elfoglalhatják.
A grafikai anyagok automatizálása azt jelenti, hogy a szoftvert úgy állítják be, hogy megismételje a megbeszélt feladatokat, például szöveg elhelyezését, képek cseréjét vagy a fájlok megfelelő nevek. Ennek a beállításnak az előkészítése is időt igényel. A lényeges kérdés az, hogy ez több munkát fog-e megtakarítani, mint amennyit okoz.
A tervezők és az operátorok gyakran a legalkalmasabbak arra, hogy erre válaszoljanak. Ők tudják, mely feladatok ismétlődnek, és melyeknél új döntésre van szükség minden alkalommal.
Számolja össze a ténylegesen előállított fájlokat
Egy menedzser egy feladatot például úgy írhat le, hogy „egy címke tervezése”. A fájlokat előkészítő személy viszont tizenkét terméket, három méretet és négy piacot láthat verziót.
Ez akár 144 különböző fájlt is jelenthet, mielőtt bármilyen javítás érkezne.
Írja le azokat a verziókat, amelyeket a csapata ténylegesen elkészít. Tartalmazza:
- termékek vagy ízváltozatok,
- méretek és formátumok,
- nyelvek és országok,
- frissítések az első átadás után,
- ellenőrzések és javítási körök,
- az egyes verziókhoz szükséges végleges fájlformátumok.
Így mindenki számára átláthatóbbá válik a munkaterhelés. Ez magyarázza azt is, miért tarthat tovább egy sor módosítása, mint valakinek a gyártási csapaton kívül azt várná.
Vegyünk példaként egy közelmúltbeli feladatot. A kezdéshez nem szükségesek tökéletes nyilvántartások; a munka egyértelmű felsorolása máris hasznos kiindulópont.
Válasszon olyan feladatokat, amelyekre egyértelmű szabályok vonatkoznak
Egyes ismétlődő feladatok beállítása könnyebb, mint másoké.
Egy terméknév kicserélése egy ismert szövegmezőben egyértelmű feladat. Ugyanígy az is, ha hozzáadjuk a megfelelő képet, vagy minden fájlt egy előre megbeszélt névvel mentünk el. Az új vizuális stílus kiválasztása másfajta munkát igényel.
Keressen olyan feladatokat, mint például:
- az ellenőrzött termékadatok beillesztése egy meglévő elrendezésbe,
- ugyanazon terv nyelvi változatainak elkészítése,
- csak azokhoz a termékekhez adunk jelvényt, amelyeknek szükségük van rá,
- az összetevők listájának vagy a használati utasítás lépéseinek összeállítása,
- több változat exportálása ugyanazokkal a beállításokkal.
Egy szabálynak le kell írnia, hogy mi történjen. A „Tedd ezt szebbé!” kifejezést nehéz megismételni. A „Tarts tiszta rést a cím alatt, amikor egy sorral hosszabb lesz” Ez olyan dolog, amit egy tervező elmagyarázhat, és amit a szkriptet készítő személy tesztelhet.
Mielőtt elkezdené, mérjen fel néhány dolgot
Válasszon ki egy kis, tipikus feladatot, és jegyezze fel, hogyan kezeli azt a csapat jelenleg. Tartsa a jegyzeteket elég rövideknek ahhoz, hogy az emberek valóban használják őket.
A fájlok elkészítésére fordított idő
Számolja össze a szerkesztéseket, az exportálásokat és a fájlnevezéseket. Vegye figyelembe a megfelelő szöveg vagy kép keresésére fordított időt is.
Az ellenőrzésre és javításra fordított idő
Jegyezze fel a hibákat, például egy régi címet, egy helytelen képet vagy egy hiányzó nyelvi változatot. Jegyezze fel továbbá a megadott szövegben történt változtatásokat is. Javítás A forrás szöveghez való eltérés nem azonos a másolási hibával.
Várakozási idő
Az operátor egy táblázatra várt? A tervezőnek szüksége volt valakire, aki megerősítse egy mondatot? Ezek a késések segítenek megérteni a feladat teljes körét, még akkor is, ha a szoftver nem tudja azokat eltávolítani.
Olyan feladatok, amelyekhez még mindig szükség van tervezőre
Számolja össze azokat a fájlokat, amelyeknél egyedi elrendezési módosításokra van szükség. Jegyezze fel az okot: lehet, hogy egy cím szokatlanul hosszú, vagy az ügyfél egy speciális változatot kért.
Ezek a megjegyzések konkrét összehasonlítási alapot nyújtanak a csapatnak a próbaidőszak után. A gyorsabb fájlkészítés csak akkor hasznos, ha a kész munka minősége is megfelelő marad.
Ide tartozik az előkészítés és a karbantartás is
Az automatizáláshoz olyan beállításra van szükség, amelyet az emberek megértenek és karbantartani tudnak.
Előfordulhat, hogy a csapatnak rendbe kell tennie egy Illustrator sablont, meg kell állapodnia a táblázatoszlopokról, elő kell készítenie a termékmintákat, és meg kell írnia egy Design Scriptet. A Design Script tartalmazza a grafikai anyagok létrehozásához vagy frissítéséhez szükséges utasításokat.
Az embereknek időre is szükségük van a munkafolyamatok elsajátításához és az eredmények ellenőrzéséhez. Később, amikor egy márka megváltoztatja a dizájnját, vagy új típusú fájlt kér.
Mindezt vegye figyelembe az időbecslésnél. Egy egyszer használt beállítás alig jelent megtakarítást. Ugyanez a beállítás rendszeres termékfrissítések esetén viszont jelentős megtakarítást eredményezhet sok órányi munkát idővel.
A meglévő Illustrator-fájlok továbbra is hasznosak lehetnek. Kezdje azzal, hogy ellenőrzi, mely részek készek az újrafelhasználásra, és melyeket kell megtisztítani.
Próbáljon ki egy kis feladatot az elejétől a végéig
Válasszon ki egy kapcsolódó termékcsoportot. Adjon hozzá egy normál címkét, egy hosszú terméknevet, valamint egy változatot kiegészítő szöveggel vagy opcionális jelöléssel.
Állapodjanak meg abban, ki végzi az egyes feladatokat:
- A tartalomszerkesztő kolléga biztosítja és ellenőrzi a szövegeket és a számadatokat.
- A tervező megerősíti, hogyan kell viselkednie az elrendezésnek.
- Az automatizálást előkészítő személy állítja össze és teszteli a szabályokat.
- Az operátor futtatja az előkészített feladatot, és ellenőrzi annak állapotát.
- A lektor ellenőrzi a kész grafikai anyagot.
A Paqira rendszerben a workflow a fájlok előállításához használt, elmentett lépéssorozat. Futtassa a próbaverziót a teljes munkafolyamaton keresztül, beleértve felülvizsgálatot is, így az összehasonlítás egy kész munkát érint.
Kérdezze meg az operátort, mi okozott zavart. Kérdezze meg a tervezőt, hol volt még szükség kézi javításokra. Ezek a válaszok ugyanolyan fontosak, mint a megtakarított idő.
Használja az eredményeket annak eldöntéséhez, mi legyen a következő lépés
Hasonlítsa össze a próbát az eredeti feladattal. Csökkentette-e az ismételt szerkesztések számát? Könnyebb volt-e ellenőrizni a fájlokat? Vajon egy másik, képzett kolléga ugyanazokat a lépéseket követni?
Egy kitalált számítás segíthet a döntés megértésében. Ha a beállítás nyolc órát vesz igénybe, és minden későbbi tétel két órát takarít meg, akkor négy tételre van szükség a beállítási idő megtérüléséhez, mielőtt a karbantartási költségeket figyelembe venné. A valós döntés meghozatalához használja saját adatait.
Ha a próba még mindig gyakori javításokat igényel, javítsa ki, mielőtt további termékeket adna hozzá. Ha minden fájlhoz teljesen más tervezés szükséges, akkor Lehet, hogy csak kevés ismétlődő munkát kell eltávolítani.
A hasznos eredménynek a mindennapi munkában is érzékelhetőnek kell lennie: kevesebb ismételt szerkesztés, átláthatóbb ellenőrzések és több idő a különös figyelmet igénylő fájlok kezelésére. Ez gyakorlati indokot ad a csapatnak az automatizálás használatára, és a vezetőnek bizonyítékot ad a beruházásra.