Inizia dal lavoro che torna sempre
Modifichi un indirizzo su un’etichetta. Poi apri il formato successivo e lo modifichi di nuovo. Dopo vengono gli altri gusti e le versioni linguistiche. Prima di inviare i file, qualcuno deve verificare che non ne sia stato saltato nessuno.
Ogni modifica è piccola. Insieme, possono occupare gran parte della giornata.
L’automazione della grafica significa configurare il software per ripetere attività concordate, come inserire testo, cambiare immagini o salvare file con i giusti nomi. Anche la preparazione di tale configurazione richiede tempo. La domanda da porsi è se ciò consentirà di risparmiare più lavoro di quanto ne crei.
Sono spesso i designer e gli operatori a sapere meglio quali attività si ripetono e quali richiedono una nuova decisione ogni volta.
Conta i file che produci davvero
Un responsabile potrebbe descrivere un lavoro come «un solo design di etichetta». La persona che prepara i file potrebbe invece vedere dodici prodotti, tre formati e quattro mercati versioni.
Questo potrebbe significare 144 file diversi prima ancora che arrivino eventuali correzioni.
Annota le versioni che il tuo team realizza davvero. Includi:
- prodotti o gusti,
- dimensioni e formati,
- lingue e paesi,
- aggiornamenti dopo la prima consegna,
- controlli e cicli di correzione,
- formati finali richiesti per ciascuna versione.
Questo rende il carico di lavoro più facile da vedere per tutti. Spiega anche perché cambiare una sola riga può richiedere più tempo di quanto si aspetti chi non fa parte del team di produzione.
Usa un lavoro recente come esempio. Per iniziare non servono registrazioni perfette; un elenco chiaro del lavoro è un buon punto di partenza.
Scegli attività con regole chiare
Alcune attività ripetute sono più facili da configurare di altre.
Sostituire il nome di un prodotto in una casella di testo già definita è un’attività chiara. Lo stesso vale per aggiungere l’immagine giusta o salvare ciascun file con un nome concordato. Decidere un nuovo stile visivo richiede un tipo di lavoro diverso.
Cerca attività come:
- inserire i dettagli verificati del prodotto in un layout esistente,
- creare versioni linguistiche dello stesso design,
- aggiungere un badge solo ai prodotti che ne hanno bisogno,
- disporre un elenco di ingredienti o di passaggi delle istruzioni,
- esportare diverse versioni con le stesse impostazioni.
Una regola deve descrivere ciò che deve accadere. «Rendilo più bello» è difficile da ripetere. «Mantieni un margine chiaro sotto il titolo quando va a capo» è qualcosa che un designer può spiegare e che chi prepara lo script può testare.
Misura alcune cose prima di iniziare
Scegliete un lavoro piccolo e rappresentativo e annotate come il team lo gestisce oggi. Tenete le note abbastanza brevi da essere effettivamente utilizzate.
Tempo impiegato per la creazione dei file
Conteggiate le modifiche, le esportazioni e la denominazione dei file. Includete il tempo impiegato per trovare il testo o l’immagine corretti.
Tempo impiegato per la verifica e la correzione
Segnalate errori quali un indirizzo obsoleto, un’immagine errata o una versione linguistica mancante. Registrate inoltre le modifiche apportate al testo fornito. Una correzione al testo di origine è diversa da un errore di copia.
Tempo di attesa
L’operatore era in attesa di un foglio di calcolo? Il designer doveva attendere la conferma di una frase? Questi ritardi aiutano a comprendere appieno il lavoro, anche quando il software non è in grado di eliminarli.
Lavori che richiedono ancora un designer
Conteggiate i file che richiedono modifiche individuali all’impaginazione. Indicate il motivo: magari un titolo è insolitamente lungo o un cliente ha richiesto una versione speciale.
Queste note offrono al team un punto di confronto concreto al termine della prova. Una creazione più rapida dei file è utile solo se il risultato finale è comunque valido.
Includere preparazione e manutenzione
L’automazione richiede una configurazione che le persone possano comprendere e mantenere.
Il team potrebbe dover sistemare un modello di Illustrator, concordare le colonne di un foglio di calcolo, preparare prodotti campione e scrivere un Design Script. Un Design Script contiene le istruzioni utilizzate per creare o aggiornare la grafica.
Il personale ha inoltre bisogno di tempo per apprendere le fasi operative e verificare i risultati. In seguito, qualcuno dovrà aggiornare la configurazione quando un marchio modifica il proprio design oppure richiede un nuovo tipo di file.
Includi tutto questo nella stima dei tempi. Una configurazione utilizzata una sola volta potrebbe far risparmiare ben poco. La stessa configurazione usata per aggiornamenti regolari dei prodotti può far risparmiare molte ore nel tempo.
I file Illustrator esistenti possono ancora essere utili. Iniziate verificando quali parti sono pronte per il riutilizzo e quali richiedono una pulizia.
Prova un piccolo lavoro dall’inizio alla fine
Scegli un gruppo di prodotti correlati. Includi un’etichetta standard, un nome prodotto lungo e una versione con testo aggiuntivo o un badge opzionale.
Concordate chi si occupa di ciascuna parte:
- Il collega dei contenuti fornisce e controlla parole e numeri.
- Il designer conferma il comportamento dell’impaginazione.
- Chi prepara l’automazione crea e testa le regole.
- L’operatore esegue il lavoro preparato e ne controlla lo stato.
- Il revisore controlla la grafica finita.
In Paqira, un workflow è la sequenza salvata di passaggi utilizzati per produrre i file. Eseguite la prova lungo l’intero workflow, inclusa la revisione, in modo che il confronto riguardi un lavoro finito.
Chiedete all’operatore cosa ha creato confusione. Chiedete al designer dove erano ancora necessarie correzioni manuali. Queste risposte sono importanti tanto quanto il tempo risparmiato.
Usa i risultati per decidere i passi successivi
Confronta la prova con il lavoro originale. Ha ridotto le modifiche ripetute? I file erano più facili da controllare? Un altro collega formato potrebbe seguire gli stessi passaggi?
Un semplice calcolo può aiutare a spiegare la decisione. Se la configurazione richiede otto ore e ogni lotto successivo fa risparmiare due ore, servono quattro lotti per recuperare il tempo di configurazione, prima di considerare la manutenzione. Usa i tuoi dati per prendere una decisione reale.
Se la prova richiede ancora frequenti correzioni, migliorala prima di aggiungere altri prodotti. Se ogni file richiede un design completamente diverso, potrebbe esserci poco lavoro ripetitivo da eliminare.
Un risultato utile dovrebbe essere visibile nel lavoro quotidiano: meno modifiche ripetute, controlli più chiari e più tempo da dedicare ai file che richiedono cura. Ciò offre al team un motivo pratico per usare l’automazione e al manager prove dell’investimento.