Inizia con tre domande di ogni giorno
Un libero professionista può vedere la grafica di un altro cliente? Chi ha cambiato ieri il nome del prodotto? Un link di revisione può essere ancora aperto dopo la fine del lavoro?
Queste sono domande utili per chiunque lavori con file di produzione. Non serve essere un tecnico per porseli.
In Paqira, un workspace è l'area condivisa in cui lavora un team. Al suo interno, le collections tengono insieme i lavori correlati. Una collection potrebbe contenere contenuti e script per un gruppo di prodotti.
Anche i file hanno bisogno di un posto in cui essere archiviati, e i lavori di produzione richiedono un computer con Adobe Illustrator in esecuzione. Sapere chi può usare ogni parte rende il lavoro quotidiano più facile da seguire.
Inizia accordandoti su chi deve vedere il lavoro, chi deve modificarlo e chi si occupa della configurazione.
Assegna a ciascuno l'accesso di cui ha bisogno
Un designer, un editor dei contenuti e un operatore possono avere bisogno di autorizzazioni diverse. Le autorizzazioni stabiliscono che cosa una persona può vedere o fare.
Paqira ha quattro ruoli di workspace:
- Owner: accesso completo, inclusi la fatturazione e l'eliminazione del workspace.
- Manager: può gestire i dati del workspace, le persone e le workstation, ed effettuare acquisti consentiti. Un Manager non può modificare l'Owner.
- Member: può creare e modificare i dati quotidiani, ma non può gestire le impostazioni del workspace, le persone o le workstation.
- Guest: può visualizzare i dati disponibili ed eseguire i processi, ma non può modificare i dati del workspace.
L'accesso può anche essere limitato a collections selezionate, con autorizzazione di visualizzazione o modifica.
Ad esempio, chi collabora a una sola linea di prodotti potrebbe aver bisogno di accedere solo a quella collection. Un operatore che esegue lavori già preparati potrebbe non aver bisogno di modificare i dettagli del prodotto.
Se non riesci ad aprire o modificare qualcosa di cui hai bisogno, chiedi a chi gestisce il workspace di controllare il tuo ruolo e l'accesso alle collections.
Decidi dove verranno conservati i file
Quando viene creato un workspace, il team sceglie dove saranno archiviati i file caricati e quelli generati.
Le opzioni sono l'archiviazione di Paqira o l'archiviazione compatibile con S3 del team. Si tratta di un tipo di archiviazione file online che un collega IT o fornitore di storage può aiutare a configurare. Un bucket è l'area di archiviazione denominata usata per quei file.
Non serve imparare le impostazioni di archiviazione per preparare la grafica. Se il team sceglie un proprio spazio di archiviazione, chi lo configura deve fornire i dettagli di connessione e le credenziali di accesso. Paqira testa la connessione caricando, leggendo ed eliminando un piccolo file di prova. I I dettagli di connessione vengono crittografati quando vengono archiviati.
La scelta dello spazio di archiviazione non può essere modificata in seguito all'interno dello stesso workspace. Una configurazione diversa richiede un workspace separato.
Prima di scegliere, concordate chi manterrà l'accesso, per quanto tempo i file dovranno essere conservati e come verranno gestiti i backup. Se sei l'operatore, assicurati di sapere chi contattare quando i file non sono raggiungibili.
Sapere quale computer esegue il lavoro
Paqira Workstation collega il workspace a un computer Mac o Windows con Adobe Illustrator installato. È lì che viene eseguito il lavoro grafico.
Il computer deve essere connesso e disponibile per le persone e le collections interessate. Deve inoltre avere i font, i template e gli altri file richiesti dal lavoro.
Prima di una produzione di grandi dimensioni, un operatore può verificare:
- La workstation prevista è connessa?
- È disponibile per questa raccolta?
- I font e i file richiesti sono pronti?
- Un rapido test conferma che l’artwork è quello previsto?
La persona che gestisce il computer dovrebbe anche controllare chi può usarlo e mantenerne aggiornato il software. Disconnetti le postazioni di lavoro che il team non utilizza più.
Così le persone hanno un punto chiaro in cui cercare quando un lavoro è in attesa o manca un font richiesto.
Assegna a qualcuno la responsabilità dei file condivisi
La Libreria può contenere risorse riutilizzate dal team, inclusi artwork, simboli, colori e font. Condividerle evita alle persone di recuperarli e copiarli da lavori precedenti.
Una modifica può quindi riguardare più di un progetto.
Decidete chi può sostituire un logo, aggiornare un colore o modificare una regola sui font. Prova una modifica importante su un lavoro di test prima di usarla su una produzione più ampia.
Usa nomi chiari in modo che un operatore possa capire di quale risorsa ha bisogno un lavoro. Quando qualcosa sembra non funzionare, dovrebbe sapere chi la mantiene.
Lo stesso vale per script e flussi di lavoro. Uno script contiene istruzioni per modificare l’artwork. Un flusso di lavoro è una sequenza salvata di fasi di produzione. La persona che modifica i testi di prodotto può avere un ruolo diverso da chi mantiene quelle istruzioni.
Controlla la cronologia quando qualcosa cambia
I registri di audit di Paqira sono la cronologia delle principali azioni nell’area di lavoro. Le persone con l’accesso necessario possono usarli per indagare sulle modifiche.
La cronologia può aiutare a rispondere a domande quali:
- È stato modificato l’accesso di qualcuno?
- È stato aggiornato uno script o un flusso di lavoro?
- È stato creato o disattivato un link di revisione pubblico?
- Quale parte dell’area di lavoro dovremmo controllare dopo un risultato inatteso?
Un registro delle attività non ti dice se l’artwork è corretto o approvato. Aiuta il team a capire cosa è successo.
Se non riesci ad aprire i log, indica al responsabile dell’area di lavoro il nome dell’elemento e l’ora in cui hai notato il problema. Questo è più utile che chiedere di cercare una modifica non specificata.
Verifica cosa consente un link di revisione
Un link di revisione pubblico consente a chiunque ne disponga di visualizzare l’anteprima. Può essere utile quando un cliente deve vedere l’artwork.
Invia il link soltanto alle persone previste. Quando non serve più, revocalo — disattivalo — in modo che quell’URL non apra più l’anteprima. I commenti e la cronologia delle revisioni rimangono.
Per aggiungere, rispondere o modificare i commenti è necessario effettuare l’accesso ed essere membri dell’area di lavoro. La possibilità di visualizzare un’anteprima pubblica non conferisce a qualcuno tutti i permessi di un membro del team.
Prima di condividere, verifica di aver selezionato la versione corretta dell’artwork. Concorda anche chi disattiverà il link al termine della revisione.
Lascia istruzioni chiare alla persona successiva
Lascia una breve nota per il team: chi gestisce gli accessi, chi si occupa della manutenzione dei file condivisi, chi cura la postazione di lavoro e chi gestisce i link di revisione.
Aggiorna gli accessi quando qualcuno lascia un progetto. Verifica che un’altra persona possa occuparsi delle risorse condivise di cui si occupava.
Queste decisioni aiutano un designer a trovare i file giusti e aiutano un operatore a sapere a chi rivolgersi per assistenza. Offrono inoltre ai manager una visione più chiara di come il team gestisce le informazioni di prodotto e l’artwork.