繰り返し発生する作業から始める
ラベルの住所を変更します。次に、別のサイズを開いて、もう一度変更します。その後は、ほかのフレーバーや言語版が続きます。ファイルを送る前に、漏れがないか確認する必要があります。
1つ1つの編集は小さくても、合計すると1日のかなりの時間を費やすことがあります。
アートワーク自動化とは、テキストを配置したり、画像を差し替えたり、適切な名称でファイルを保存したりするような、合意済みの作業を繰り返し実行するためにソフトウェアを設定することです。その設定にも時間はかかります。大切なのは、かかる手間より多くの作業を減らせるかどうかです。
この点に答えるのに最も適しているのは、デザイナーとオペレーターです。どの作業が繰り返し発生し、どの作業に毎回新たな判断が必要かを知っているからです。その都度。
実際に作成しているファイル数を数える
マネージャーは仕事を「ラベルデザイン1件」と表現するかもしれませんが、ファイルを準備する人には12製品、3サイズ、4つの市場版が見えているかもしれません。
修正が入る前の時点で、144種類のファイルになることもあります。
チームが実際に作成している版を書き出してください。以下を含めます：
- 製品やフレーバー、
- サイズや形式、
- 言語や国、
- 初回納品後の更新、
- 確認と修正の回数、
- 各版に必要な最終ファイル形式。
これにより、作業負荷を誰にとっても把握しやすくなります。また、制作チームの外の人が想定するよりも、1行の修正に時間がかかる理由も説明できます。制作チームの外の人が想定する内容。
最近のジョブを例にしてください。始めるのに完璧な記録は必要ありません。作業内容の明確な一覧があれば、十分な出発点になります。
明確なルールがあるタスクを選ぶ
繰り返し発生するタスクでも、設定しやすさはさまざまです。
既知のテキストボックス内の製品名を置き換えるのは、わかりやすいタスクです。適切な画像を追加したり、各ファイルを合意済みの名前で保存したりするのも同様です。新しいビジュアルスタイルを決めるには、別の種類の作業が必要です。
次のようなタスクを探してください：
- 確認済みの製品情報を既存のレイアウトに配置する、
- 同じデザインの言語版を作成する、
- 必要な製品にだけバッジを追加する、
- 原材料や手順の一覧を整える、
- 同じ設定で複数の版を出力する。
ルールでは、何が起こるべきかを説明する必要があります。「もっと見栄えを良くする」は再現しにくい指示です。「タイトルが1行増えたときは、その下に十分な余白を確保する」は、デザイナーが説明でき、スクリプトを作る担当者が検証できる内容です。
いくつかを数値化してから始める
まずは小規模で代表的なジョブを一つ選び、現在のチームがどのように処理しているかを記録してください。メモは、実際に使ってもらえるよう簡潔にまとめましょう。
ファイル作成にかかる時間
編集、エクスポート、ファイル名の付け直しにかかる時間を数えてください。正しいテキストや画像を探す時間も含めてください。
確認・修正にかかる時間
古い住所、誤った画像、言語バージョンの漏れなどの不備を記録してください。また、提供されたテキストへの変更点も記録してください。修正原文への修正は、転記ミスとは異なります。
待機時間
オペレーターはスプレッドシート待ちだったのでしょうか？ デザイナーは誰かに文章の確認を求める必要があったのでしょうか？ こうした遅延は、ソフトウェアで解消できない場合でも、仕事全体を把握するのに役立ちます。たとえソフトウェアでそれらを解消できない場合でも。
まだデザイナーの手作業が必要な作業
個別にレイアウト変更が必要なファイル数を数えてください。理由も記録します。たとえば、タイトルが異常に長い場合や、クライアントから特別版を依頼された場合などです。
これらの記録は、試用後にチームが具体的に比較するための材料になります。ファイル作成の高速化は、完成した成果物の品質が保たれている場合にのみ意味があります。
準備と保守を含める
自動化には、人が理解し、維持管理できる設定が必要です。
チームは、Illustratorのテンプレートを整理し、スプレッドシートの列構成を合意し、サンプル製品を用意し、Design Scriptを書く必要があるかもしれません。Design Scriptには、アートワークの作成や更新に使用される指示が含まれています。
また、ブランドがデザインを変更したり新しい種類のファイルを求めたりする場合もあります。
これらはすべて見積もり時間に含めてください。セットアップを一度しか使わない場合、削減できる時間はごくわずかかもしれません。同じセットアップを定期的な製品更新に使えば、長期的には何時間も節約できます。
既存のIllustratorファイルもそのまま活用できます。まずは、再利用できる部分と、整理が必要な部分を確認しましょう。
小さなジョブを一つ、最初から最後まで試してみましょう
関連製品のグループを選んでください。通常のラベル、長い製品名、追加テキストやオプションのバッジ付きのバージョンを含めます。
各担当を決めます：
- コンテンツ担当者は文章や数値を提供し、確認します。
- デザイナーは、レイアウトがどう動作すべきかを確認します。
- 自動化を準備する担当者は、ルールを構築し、テストします。
- オペレーターは準備したジョブを実行し、その状態を確認します。
- レビュー担当者は完成したアートワークを確認します。
Paqiraにおいて、workflowとは、ファイルを作成するために使用される手順の保存済みシーケンスです。試用は、以下を含め、ワークフロー全体を通して実行してください。レビューも含めて、比較対象が完成したジョブになるようにします。
オペレーターには何が分かりにくかったかを尋ねてください。デザイナーには、まだ手作業での修正が必要だった箇所を尋ねてください。それらの答えは、短縮できた時間と同じくらい重要です。
結果をもとに、次に何をするかを決めましょう
試用結果を元のジョブと比較してください。繰り返し編集は減りましたか？ ファイルの確認はしやすくなりましたか？ 別の प्रशिक्षを受けた同僚でも同じ手順を踏めますか？
判断材料として、簡単な計算例を挙げてみましょう。セットアップに8時間かかり、その後の各バッチで2時間ずつ節約できるなら、セットアップ時間を回収するには4バッチ必要です。保守を考慮する前の話です。実際の判断では、自社の数値を使ってください。
試用でまだ修正が頻繁に必要なら、製品を追加する前に改善してください。各ファイルにまったく異なるデザインが必要なら、削減できる繰り返し作業はほとんどないかもしれません。
役立つ成果は、日々の業務で見えてくるはずです。繰り返し編集が減り、確認がしやすくなり、手をかける必要があるファイルに時間を割けるようになります。チームは自動化を業務に組み込む実用的な理由を得られ、マネージャーはその投資の根拠を得られます。