まずは3つの身近な質問から
フリーランサーは他のクライアントのアートワークを見られますか？昨日、製品名を変更したのは誰ですか？ジョブ終了後もレビューリンクは開けますか？
これらは、制作ファイルを扱うすべての人にとって役立つ質問です。質問するのに技術的な専門知識は必要ありません。
Paqiraでは、ワークスペースはチームが作業する共有領域です。その中で、コレクションは関連する作業をまとめて保ちます。コレクションには製品グループ向けのコンテンツとスクリプトが含まれる場合があります。
また、ファイルの保存場所も必要ですし、制作ジョブを実行するにはAdobe Illustratorが動作するコンピュータも必要です。各項目を誰が使えるかを把握しておくと日々の作業の流れが追いやすくなります。
まずは、作業内容を誰が閲覧し、誰が変更し、誰が設定を管理するのかを決めましょう。
各人に必要なアクセス権を付与する
デザイナー、コンテンツエディター、オペレーターでは必要な権限が異なる場合があります。権限によって、その人が閲覧・操作できる内容が決まります。
Paqira には、4つのワークスペースの役割があります：
- オーナー： 請求やワークスペースの削除を含む、すべてのアクセス権があります。
- マネージャー： ワークスペースのデータ、担当者、ワークステーションを管理し、許可された購入を行えます。マネージャーはオーナーを変更できません。
- メンバー： 日常的なデータの作成・編集はできますが、ワークスペースの設定、担当者、ワークステーションの管理はできません。
- ゲスト： 利用可能なデータの閲覧とプロセスの実行はできますが、ワークスペースのデータは編集できません。
さらに、特定のコレクションにアクセスを限定し、閲覧または編集の権限を付与することもできます。
たとえば、ある製品ラインのサポート担当者は、そのコレクションへのアクセスだけで十分かもしれません。準備済みのジョブを実行するオペレーターは、製品詳細を編集する必要がない場合があります。
必要なものを開けない、または変更できない場合は、ワークスペース管理者に役割とコレクションへのアクセス権の確認を依頼してください。
ファイルの保存先を決める
ワークスペースを作成するときに、アップロードしたファイルと生成されたファイルの保存先をチームで選択します。
選択肢はPaqiraストレージか、チーム独自のS3互換ストレージです。これはオンラインファイルストレージの一種で、IT担当者やストレージ事業者がセットアップを支援できます。バケットは、これらのファイルに使う名前付きの保存領域です。
アートワークの準備にストレージ設定を学ぶ必要はありません。チームが独自のストレージを選ぶ場合は、設定担当者が接続情報とアクセス認証情報を提供する必要があります。Paqiraは、小さなテストファイルをアップロード、読み取り、削除して接続をテストします。保存時に接続情報は暗号化されます。
ストレージの選択は、後から同じワークスペース内で変更できません。別の設定には、別のワークスペースが必要です。
選択する前に、アクセスを誰が管理するか、ファイルをどれくらい保存するか、バックアップをどのように扱うかを決めておきましょう。もしあなたがオペレーターなら、ファイルにアクセスできなくなったときに誰へ連絡すればよいかを把握しておきましょう。
ジョブを実行するコンピュータを把握する
Paqira Workstationは、Adobe IllustratorがインストールされたMacまたはWindowsコンピュータにワークスペースを接続します。アートワークジョブはそこで実行されます。
そのコンピュータは、関係者とコレクションが接続され、利用できる状態である必要があります。また、ジョブに必要なフォント、テンプレート、その他のファイルも必要です。
大きな実行の前に、オペレーターは次を確認できます：
- 想定したワークステーションは接続されていますか？
- このコレクションで利用できますか？
- 必要なフォントやファイルは準備できていますか？
- 小さなテストで期待どおりのアートワークが生成されますか？
コンピューターを管理する担当者は、利用できる人を管理し、ソフトウェアを保守する必要もあります。チームがもう使っていないワークステーションは切断します。
ジョブの待機中や必要なフォントが不足しているときに、どこを確認すればよいかがすぐにわかります。
共有ファイルの管理責任者を任命する
ライブラリにはアートワーク、シンボル、カラー、フォントなど、チームが再利用するリソースを格納できます。これらのリソースを共有することで、担当者は古いジョブからそれらを探してコピーする手間が省けます。
また、1つの変更が複数のプロジェクトに影響する可能性があることも意味します。
ロゴの差し替え、色の更新、フォントルールの変更を誰が行えるかを決めておきましょう。大規模な実行に使う前に、重要な更新はテストジョブで試してください。
オペレーターがジョブに必要なリソースを判断できるよう、わかりやすい名前を付けてください。何かおかしいときに、誰が管理しているかがわかるようにしておきましょう。
スクリプトやワークフローも同様です。スクリプトには、アートワークを変更するための指示が含まれます。ワークフローとは、保存された一連の制作工程です。製品テキストを編集する担当者と、それらの指示を管理する担当者は、異なる役割である場合があります。
何か変更があったときは履歴を確認する
Paqiraの監査ログは、ワークスペースでの重要な操作履歴です。必要なアクセス権を持つ人は、変更の調査に利用できます。
この履歴は、次のような疑問の解決に役立ちます：
- 誰かのアクセス権は変更されましたか？
- スクリプトまたはワークフローは更新されましたか？
- 公開レビューリンクは作成されましたか、それとも無効化されましたか？
- 予期しない結果の後、ワークスペースのどの部分を確認すべきでしょうか？
アクティビティ記録では、アートワークが正しいか承認済みかはわかりません。何が起きたかを把握する手がかりにはなります。
ログを開けない場合は、ワークスペース管理者にアイテム名と問題に気づいた時刻を伝えてください。そのほうが、これらのリソースは、お客様のニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできます。
レビューリンクで確認できる内容
公開レビュー用リンクを共有すれば、リンクを持つ誰でもプレビューを確認できます。クライアントにアートワークを見せる必要があるときに便利です。
リンクは対象の人にだけ送ってください。不要になったら、URLからプレビューが開かないよう、リンクを無効化してください。コメントやレビュー履歴はそのまま残ります。
コメントの追加・返信・編集にはサインインとワークスペースへの参加が必要です。公開プレビューを閲覧できるだけではある人にチームメンバーすべての権限が付与されるわけではありません。
共有前に、正しいアートワークバージョンを選択しているか確認してください。また、レビュー終了時に誰がリンクを無効にするかも決めておきましょう。
次の担当者にわかりやすい指示を残す
チーム向けに短いメモを残しておきましょう。アクセス権限の管理者、共有ファイルの管理者、ワークステーションの管理者、レビューリンクの担当者を明確にしておきます。
メンバーがプロジェクトを離れるときは、アクセス権限を更新してください。その人が管理していた共有リソースを別の人が引き継げることも確認しましょう。
これらの決定により、デザイナーは適切なファイルを見つけやすくなり、オペレーターはどこに დახმარいを求めればよいかがわかりやすくなります。また、マネージャーは、チームが製品情報とアートワークをどのように扱っているかをより明確に把握できます。