Begin met het werk dat steeds terugkomt
Je wijzigt een adres op een etiket. Daarna open je het volgende formaat en wijzig je het opnieuw. Daarna komen de andere smaken en taalversies. Voordat de bestanden worden verzonden, moet iemand controleren of er niets is gemist.
Elke wijziging is klein. Samen kunnen ze een groot deel van de dag in beslag nemen.
Artwork-automatisering betekent software zo instellen dat afgesproken taken worden herhaald, zoals tekst plaatsen, afbeeldingen wijzigen of bestanden opslaan met de juiste namen. Het opzetten daarvan kost ook tijd. De relevante vraag is of het meer werk bespaart dan het oplevert.
Ontwerpers en operators zijn vaak de aangewezen personen om deze vraag te beantwoorden. Zij weten welke taken steeds terugkomen en welke elke keer een nieuwe beslissing vereisen telkens weer.
Tel het aantal bestanden dat u daadwerkelijk produceert
Een manager zou een taak kunnen omschrijven als “één etiketontwerp”. De persoon die de bestanden voorbereidt, ziet mogelijk twaalf producten, drie formaten en vier markt versies.
Dat kan neerkomen op 144 verschillende bestanden voordat er correcties binnenkomen.
Noteer de versies die uw team echt maakt. Vermeld daarbij:
- producten of smaken,
- formaten en afmetingen,
- talen en landen,
- updates na de eerste oplevering,
- controles en correctierondes,
- de benodigde eindbestandsformaten voor elke versie.
Hierdoor wordt de werklast voor iedereen beter zichtbaar. Het verklaart ook waarom het wijzigen van één regel langer kan duren dan iemand buiten de productieteam verwacht.
Gebruik een recente opdracht als voorbeeld. U hebt geen perfecte documentatie nodig om te beginnen; een duidelijke lijst van het werk is een goed begin.
Kies taken met duidelijke regels
Sommige terugkerende taken zijn eenvoudiger in te stellen dan andere.
Het vervangen van een productnaam in een bekend tekstveld is een duidelijke taak. Dat geldt ook voor het toevoegen van de juiste afbeelding of het opslaan van elk bestand onder een afgesproken naam. Het bepalen van een nieuwe visuele stijl vergt een ander soort werk.
Zoek naar taken zoals:
- het plaatsen van gecontroleerde productdetails in een bestaande lay-out,
- het maken van taalversies van hetzelfde ontwerp,
- alleen een badge toevoegen aan producten die het nodig hebben,
- het ordenen van een lijst met ingrediënten of stappen in een handleiding,
- het exporteren van meerdere versies met dezelfde instellingen.
Een regel moet beschrijven wat er moet gebeuren. “Zorg dat dit er beter uitziet” is moeilijk te herhalen. “Zorg voor een duidelijke ruimte onder de titel wanneer deze een regel langer wordt” is iets wat een ontwerper kan uitleggen en wat iemand die het script opstelt kan testen.
Meet een paar dingen voordat u begint
Kies een kleine, typische taak en leg vast hoe het team deze vandaag aanpakt. Houd de aantekeningen kort genoeg zodat mensen ze ook daadwerkelijk zullen gebruiken.
Tijd die wordt besteed aan het maken van de bestanden
Tel de bewerkingen, exports en bestandsnaamgeving mee. Reken ook de tijd mee die wordt besteed aan het vinden van de juiste tekst of afbeelding.
Tijd besteed aan controleren en corrigeren
Let op fouten zoals een verouderd adres, een verkeerde afbeelding of een ontbrekende taalversie. Leg ook wijzigingen in de aangeleverde tekst vast. Een correctie op de brontekst is iets anders dan een kopieerfout.
Wachttijd
Wachtte de operator op een spreadsheet? Had de ontwerper iemand nodig om een zin te bevestigen? Deze vertragingen helpen de volledige opdracht te verklaren, zelfs wanneer software deze niet kan wegnemen.
Werk waarvoor nog steeds een ontwerper nodig is
Tel de bestanden die individuele lay-outwijzigingen vereisen. Noteer waarom: misschien is een titel ongewoon lang of heeft een klant om een speciale versie gevraagd.
Deze aantekeningen geven het team iets concreets om na een proefperiode te vergelijken. Snellere bestandscreatie is alleen nuttig als het eindresultaat nog steeds goed is.
Neem voorbereiding en onderhoud mee
Automatisering vereist een opzet die mensen kunnen begrijpen en onderhouden.
Het team moet mogelijk een Illustrator-sjabloon opschonen, afspraken maken over spreadsheetkolommen, voorbeeldproducten voorbereiden en een Design Script schrijven. Een Design Script bevat de instructies die worden gebruikt om het artwork te maken of bij te werken.
Mensen hebben ook tijd nodig om de werkstappen te leren en de resultaten te controleren. Later moet iemand de opzet bijwerken wanneer een merk zijn ontwerp wijzigt of vraagt om een nieuw soort bestand.
Houd bij de tijdsinschatting rekening met al deze aspecten. Een eenmalig gebruikte opzet levert wellicht maar weinig besparing op. Dezelfde opzet, gebruikt voor regelmatige productupdates, kan na verloop van tijd vele uren besparen.
Bestaande Illustrator-bestanden kunnen nog steeds van nut zijn. Begin met te controleren welke delen klaar zijn voor hergebruik en welke moeten worden opgeschoond.
Probeer een kleine taak van begin tot eind
Kies een groep gerelateerde producten. Neem een standaardetiket op, een lange productnaam en een versie met extra tekst of een optionele badge.
Spreek af wie welk deel voor zijn rekening neemt:
- De contentcollega levert de woorden en cijfers aan en controleert deze.
- De ontwerper bevestigt hoe de lay-out zich moet gedragen.
- De persoon die de automatisering voorbereidt, bouwt en test de regels.
- De operator voert de voorbereide taak uit en controleert de status ervan.
- De revisor controleert het voltooide artwork.
In Paqira is een workflow de opgeslagen reeks stappen die wordt gebruikt om de bestanden te produceren. Voer de proefversie uit door de gehele workflow, inclusief beoordeling, zodat de vergelijking betrekking heeft op een voltooide opdracht.
Vraag de operator wat verwarrend was. Vraag de ontwerper waar nog handmatige aanpassingen nodig waren. Die antwoorden zijn net zo belangrijk als de bespaarde tijd.
Gebruik de resultaten om te beslissen wat de volgende stap is
Vergelijk de proef met de oorspronkelijke opdracht. Heeft het herhaalde bewerkingen verminderd? Waren de bestanden gemakkelijker te controleren? Zou een andere getrainde collega dezelfde stappen kunnen volgen?
Een fictieve berekening kan helpen de beslissing te verklaren. Als de opzet acht uur duurt en elke volgende batch twee uur bespaart, duurt het vier batches om de insteltijd terug te verdienen, voordat er rekening wordt gehouden met onderhoudskosten. Gebruik uw eigen cijfers voor een weloverwogen beslissing.
Als de proef nog steeds vaak moet worden hersteld, verbeter deze dan voordat je meer producten toevoegt. Als elk bestand een volledig ander ontwerp vereist, dan is er wellicht weinig herhalend werk om te verwijderen.
Een nuttig resultaat zou zichtbaar moeten zijn in het dagelijkse werk: minder herhaalde bewerkingen, duidelijkere controles en meer tijd om de bestanden te behandelen die extra aandacht vereisen. Dat geeft het team een praktische reden om automatisering te gebruiken en biedt een manager bewijs voor de investering.