Begin met drie alledaagse vragen
Kan een freelancer het artwork van een andere klant inzien? Wie heeft gisteren de productnaam gewijzigd? Kan een beoordelingslink nog worden geopend nadat de opdracht is afgerond?
Dit zijn nuttige vragen voor iedereen die met productiebestanden werkt. Je hoeft geen technisch specialist te zijn om ze te stellen.
In Paqira is een werkruimte de gedeelde omgeving waarin een team werkt. Daarbinnen houden collecties gerelateerd werk bij elkaar. Een collectie kan bevatten inhoud en scripts voor een groep producten.
Bestanden moeten ook ergens worden opgeslagen, en voor productietaken is een computer nodig waarop Adobe Illustrator draait. Weten wie elk onderdeel mag gebruiken, maakt Het dagelijkse werk is hierdoor gemakkelijker te volgen.
Begin met af te spreken wie het werk moet bekijken, wie het moet aanpassen en wie de instellingen beheert.
Geef iedereen de toegang die hij of zij nodig heeft
Een ontwerper, een contentredacteur en een operator kunnen verschillende rechten nodig hebben. Rechten bepalen wat iemand kan zien of doen.
Paqira heeft vier werkruimte-rollen:
- Eigenaar: volledige toegang, inclusief facturering en het verwijderen van de werkruimte.
- Manager: kan gegevens van de werkruimte, mensen en werkstations beheren en toegestane aankopen doen. Een manager kan de eigenaar niet wijzigen.
- Lid: kan dagelijkse gegevens aanmaken en bewerken, maar kan geen werkruimte-instellingen, personen of werkstations beheren.
- Gast: kan beschikbare gegevens bekijken en processen uitvoeren, maar kan geen gegevens in de werkruimte bewerken.
De toegang kan ook worden beperkt tot geselecteerde collecties, met toestemming om deze te bekijken of te bewerken.
Iemand die bijvoorbeeld bij één productassortiment helpt, heeft wellicht alleen toegang tot die collectie nodig. Een operator die voorbereide taken uitvoert, heeft wellicht geen om de productgegevens te bewerken.
Als u iets wat u nodig hebt niet kunt openen of wijzigen, vraag dan de beheerder van de werkruimte om uw rol en toegang tot de collectie te controleren.
Bepaal waar bestanden worden bewaard
Wanneer een werkruimte wordt aangemaakt, kiest het team waar geüploade en gegenereerde bestanden worden opgeslagen.
De opties zijn opslag via de Paqira of de eigen S3-compatibele opslag van het team. Dit is een vorm van online bestandsopslag die een IT-collega of Een opslagprovider kan helpen bij het opzetten. Een bucket is de benoemde opslagruimte die voor die bestanden wordt gebruikt.
U hoeft geen opslaginstellingen te leren om artwork voor te bereiden. Als het team zijn eigen opslag kiest, moet de persoon die deze installeert zorgen voor de verbindingsgegevens en toegangsgegevens. Paqira test de verbinding door een klein testbestand te uploaden, te lezen en te verwijderen. De Verbindingsgegevens worden versleuteld opgeslagen.
De keuze voor de opslag kan later binnen dezelfde werkruimte niet meer worden gewijzigd. Voor een andere configuratie is een aparte werkruimte nodig.
Spreek, voordat u een keuze maakt, af wie de toegang beheert, hoe lang bestanden moeten worden bewaard en hoe back-ups worden afgehandeld. Als u de beheerder bent, Zorg ervoor dat u weet met wie u contact moet opnemen wanneer bestanden niet bereikbaar zijn.
Weet welke computer de taak uitvoert
Paqira Workstation verbindt de werkruimte met een Mac- of Windows-computer waarop Adobe Illustrator is geïnstalleerd. Daar wordt de artwork-taak uitgevoerd.
De computer moet verbonden zijn en beschikbaar zijn voor de relevante personen en collecties. Daarnaast zijn de lettertypen, sjablonen en andere bestanden die voor de taak nodig zijn.
Vóór een grote oplage kan een operator het volgende controleren:
- Is het verwachte werkstation aangesloten?
- Is dit beschikbaar voor deze collectie?
- Zijn de benodigde lettertypen en bestanden klaar?
- Levert een kleine test het verwachte artwork op?
De persoon die de computer beheert, moet ook bepalen wie deze mag gebruiken en de software onderhouden. Koppel werkstations los waarvan de team dit niet meer gebruikt.
Dit biedt mensen een duidelijke plek om te kijken wanneer er een taak op hen wacht of een benodigd lettertype ontbreekt.
Stel iemand aan die verantwoordelijk is voor gedeelde bestanden
De bibliotheek kan bronnen bevatten die het team hergebruikt, waaronder artwork, symbolen, kleuren en lettertypen. Het delen van deze bronnen bespaart mensen de moeite van ze opzoeken en kopiëren uit oudere taken.
Dit betekent ook dat een wijziging van invloed kan zijn op meer dan één project.
Spreek af wie een logo mag vervangen, een kleur mag bijwerken of een lettertyperegel mag wijzigen. Test een belangrijke update eerst op een proefopdracht voordat u deze voor een grotere oplage gebruikt.
Gebruik duidelijke namen, zodat een medewerker kan zien welke bron een taak nodig heeft. Als er iets niet klopt, moet hij of zij weten wie daarvoor verantwoordelijk is.
Hetzelfde geldt voor scripts en workflows. Een script bevat instructies voor het aanpassen van artwork. Een workflow is een opgeslagen reeks van productiestappen. De persoon die productteksten bewerkt, kan een andere functie hebben dan degene die deze instructies bijhoudt.
Controleer de geschiedenis wanneer er iets verandert
Paqira's auditlogs zijn een overzicht van belangrijke acties in de werkruimte. Gebruikers met de vereiste toegangsrechten kunnen deze gebruiken om wijzigingen te onderzoeken.
De geschiedenis kan helpen bij het beantwoorden van vragen zoals:
- Is de toegang van iemand gewijzigd?
- Is er een script of workflow bijgewerkt?
- Is er een link voor openbare beoordeling aangemaakt of uitgeschakeld?
- Welk deel van de werkruimte moeten we controleren na een onverwacht resultaat?
Een activiteitenverslag geeft geen uitsluitsel over de vraag of het artwork correct of goedgekeurd is. Het helpt het team wel om te achterhalen wat er is gebeurd.
Als u de logbestanden niet kunt openen, geef dan de werkruimtebeheerder de naam van het item en het tijdstip waarop u het probleem opmerkte. Dat is nuttiger dan vragen om te zoeken naar een niet nader gespecificeerde wijziging.
Bekijk wat een beoordelingslink mogelijk maakt
Via een openbare beoordelingslink kan iedereen die de link heeft het voorbeeld bekijken. Dit kan handig zijn wanneer een klant het artwork moet inzien.
Stuur de link alleen naar de beoogde personen. Wanneer deze niet langer nodig is, trek deze dan in — schakel deze uit — zodat de URL het voorbeeld niet meer opent. Opmerkingen en de revisiegeschiedenis blijven behouden.
Voor het toevoegen van, reageren op of bewerken van opmerkingen is inloggen en lidmaatschap van de werkruimte vereist. Het kunnen bekijken van een openbare preview geeft geen iemand alle rechten van een teamlid.
Controleer voordat je de link deelt of je de juiste versie van het artwork hebt geselecteerd. Spreek ook af wie de link zal uitschakelen wanneer de beoordeling is afgerond.
Geef de volgende persoon duidelijke instructies
Maak een korte notitie voor het team: wie beheert de toegang, wie onderhoudt de gedeelde bestanden, wie zorgt voor het werkstation en wie behandelt de beoordelingslinks.
Pas de toegangsrechten aan wanneer iemand een project verlaat. Controleer of een andere persoon de gedeelde bronnen kan beheren die de vertrekkende medewerker onderhield.
Deze beslissingen helpen een ontwerper de juiste bestanden te vinden en helpen een operator te weten waar hij om hulp moet vragen. Ze geven managers ook een duidelijker Overzicht van hoe het team omgaat met productinformatie en artwork.