De tekst staat al in een spreadsheet
Je collega stuurt een tabel met productnamen, gewichten en ingrediënten. De informatie is aanwezig, maar iemand moet nog steeds elke waarde overnemen naar het juiste Illustrator-bestand.
Dat kost tijd. Bovendien is het gemakkelijk om iets in de verkeerde versie te plakken of een latere correctie over het hoofd te zien.
Paqira kan CSV- en Excel-bestanden in een collectie importeren. Een collectie houdt gerelateerd werk bij elkaar, zoals de inhoud voor een groep van etiketten. Een CSV is een tekstbestand waarin een tabel is opgeslagen; spreadsheetprogramma’s kunnen dit formaat doorgaans opslaan.
Na het importeren kan de opgeslagen inhoud worden gebruikt door vooraf opgestelde scripts en workflows voor artwork. U controleert nog steeds de informatie en het resultaat, maar u hoeft niet elke waarde opnieuw in te voeren.
Bepaal wat elke rij betekent
Bepaal vóór het importeren of het bestand één product of meerdere producten beschrijft. Paqira ondersteunt beide soorten tabellen.
Eén bestand beschrijft één product
In deze lay-out bevat elke rij een veldnaam en de bijbehorende waarde. Een veld is een benoemd stukje informatie.
Bijvoorbeeld:
| Veld | Waarde |
|---|---|
| productName | Citroenthee |
| nettogewicht | 100 g |
| ingrediënten | De gecontroleerde ingrediënttekst |
Een optionele taalwaarde geeft aan Paqira aan tot welke taal een rij behoort. Waarden zonder taal kunnen worden gedeeld.
Deze opzet kan handig zijn wanneer het team al voor elk product een apart bestand bijhoudt.
Elke rij beschrijft een product of taalversie
In deze lay-out bevatten de kolommen details zoals productnaam, smaak en gewicht. Elke rij bevat de waarden voor een product of een taal versie ervan.
Rijen met dezelfde naam kunnen worden samengevoegd tot één item. Een optionele locale-kolom geeft de taal van de rij aan.
Gebruik de lay-out die past bij uw bestaande informatie. Probeer eerst een klein bestand, zodat u kunt zien wat er na het importeren met elke rij gebeurt.
Twee nuttige kolomnamen
Sommige importtermen zijn technisch van aard omdat het ook namen zijn die in het bestand worden gebruikt.
Locale geeft een taalversie aan. Bijvoorbeeld: en is Engels en pl is Pools. Houd de codes consistent, zodat de tekst naar de
bedoelde taal gaat.
External ID, geschreven als externalId, is een vaste referentie voor een product. Het helpt bij het koppelen van een binnenkomende rij
aan een reeds opgeslagen item in Paqira.
Zie het als het permanente referentienummer van het product. De weergavenaam kan veranderen, maar de referentie moet hetzelfde blijven. Dit is handig wanneer de volgende spreadsheet bedoeld is om bestaande inhoud bij te werken.
Als iemand anders het importbestand opstelt, stem deze details dan met hem of haar af. Een operator hoeft niet te raden of twee vergelijkbare namen verwijzen naar hetzelfde product.
Maak het bestand schoon voordat u het importeert
Zorg ervoor dat elke kolom slechts één betekenis bevat. Meng geen definitieve productbeschrijving met opmerkingen zoals „gelieve dit later te controleren“ in dezelfde cel.
Let op veelvoorkomende problemen:
- hetzelfde product dat twee keer wordt vermeld met licht verschillende namen,
- meerdere talen binnen één cel,
- lege cellen zonder duidelijke betekenis,
- productcodes waarvan de leidende nul is verdwenen,
- getallen of datums die door opmaak in spreadsheets zijn gewijzigd,
- opmerkingen die niet in het drukwerk mogen voorkomen.
Controleer ook cellen waarin formules worden gebruikt. Zorg ervoor dat de waarden die het team wil importeren duidelijk zijn.
Bewaar de originele spreadsheet als referentie en werk op een kopie. Dit is handig als je de geïmporteerde inhoud moet vergelijken met het bestand dat je ontvangen.
Controleer de import voordat je het drukwerk uitvoert
Paqira controleert geselecteerde bestanden en geeft aan of ze klaar zijn om te worden geïmporteerd of dat ze een fout bevatten. Dit helpt bij het opsporen van problemen met het bestand structuur.
Die controle kan je niet vertellen of een ingrediëntenlijst of een vertaling correct is. De inhoud moet nog steeds door een persoon worden gecontroleerd.
Open na het importeren een paar items en controleer het volgende:
- De verwachte producten zijn aangemaakt of bijgewerkt.
- Namen en externe ID’s worden aan de juiste producten gekoppeld.
- Elke taal bevat de beoogde tekst.
- Gedeelde gegevens, zoals het gewicht, zijn aanwezig waar dat nodig is.
- Lege cellen hebben de inhoud niet op onverwachte wijze gewijzigd.
Kies een gewoon product en een moeilijk product. Bij een lange beschrijving of meerdere taalversies wordt meer weergegeven dan één rij met zeer weinig tekst.
Probeer de inhoud in het drukwerk eens uit
Zodra de gegevens zijn gecontroleerd, voert u met behulp van een vooraf ingestelde workflow een test uit. Een workflow is de opgeslagen reeks stappen die wordt gebruikt om de bestanden te produceren.
Bekijk het drukwerk samen met de ontwerper. Past de lange productnaam erop? Staat het gewicht op de juiste plaats? Zijn alle ingrediënten zichtbaar?
Als de tekst niet klopt, corrigeer dan de overeengekomen bron. Als de tekst wel klopt maar niet past, vraag de ontwerper dan om de lay-out te herzien of de persoon die het script onderhoudt om de regels ervan te controleren.
Vermijd het stilletjes inkorten van goedgekeurde tekst alleen maar om deze in een kader te laten passen. De persoon die verantwoordelijk is voor de inhoud moet bij die beslissing worden betrokken.
Bepaal waar de volgende correctie thuishoort
Via een import wordt informatie gekopieerd naar Paqira. Dit betekent niet dat een latere bewerking in de spreadsheet automatisch de opgeslagen inhoud wijzigt.
Bepaal hoe updates worden afgehandeld. Gaat het team elke keer een gecontroleerd bestand importeren? Of wordt de inhoud rechtstreeks in Paqira bijgehouden? Iedereen moet weten welke versie hij of zij moet gebruiken.
Teams met een apart productinformatiesysteem kunnen ook een softwarekoppeling tot stand brengen via een API. Dat is een configuratietaak voor de mensen verantwoordelijk voor die systemen. Dagelijkse gebruikers hebben duidelijke instructies nodig over waar de inhoud vandaan komt.
Paqira accepteert ook JSON-bestanden, die vaak door software worden aangemaakt. CSV of Excel kan een gemakkelijker startpunt zijn wanneer het team al werkt in spreadsheets.
Begin met een kleine import die u kunt controleren
Kies een paar gerelateerde producten, importeer een werkkopie en controleer deze samen met de persoon die de tekst heeft aangeleverd. Maak vervolgens een testontwerp en bekijk het resultaat. bestand voordat de volledige set wordt geproduceerd.
Houd de afgesproken kolomnamen en productreferenties aan voor toekomstige updates. Zo krijgt de volgende persoon een bestand dat hij of zij kan begrijpen en hergebruiken.
De nuttige verandering is praktisch: minder tijd besteden aan het verplaatsen van tekst van cel naar tekstvak, en meer tijd besteden aan het controleren of de juiste inhoud terechtkomt bij het het juiste ontwerp.