Zacznij od pracy, która ciągle wraca
Zmieniasz adres na etykiecie. Potem otwierasz kolejny rozmiar i zmieniasz go ponownie. Następnie dochodzą kolejne smaki i wersje językowe. Przed wysłaniem plików ktoś musi sprawdzić, czy niczego nie pominięto.
Każda edycja jest niewielka. Razem mogą jednak zająć znaczną część dnia.
Automatyzacja materiałów graficznych oznacza skonfigurowanie oprogramowania do powtarzania uzgodnionych zadań, takich jak umieszczanie tekstu, zmiana obrazów lub zapisywanie plików z odpowiednimi nazwami. Przygotowanie takiej konfiguracji również wymaga czasu. Warto zadać sobie pytanie, czy rozwiązanie to pozwoli zaoszczędzić więcej pracy, niż jej wygeneruje.
Projektanci i operatorzy są często najlepszymi osobami do odpowiedzi na to pytanie. Wiedzą, które zadania ciągle wracają, a które za każdym razem wymagają nowej decyzji za każdym razem.
Policz pliki, które faktycznie tworzysz
Kierownik może opisać zadanie jako „jeden projekt etykiety”. Osoba przygotowująca pliki może widzieć dwanaście produktów, trzy rozmiary i cztery wersje rynkowe wersje.
Może to oznaczać 144 różne pliki, zanim pojawią się jakiekolwiek poprawki.
Zapisz wersje, które Twój zespół faktycznie tworzy. Uwzględnij:
- produkty lub smaki,
- rozmiary i formaty,
- języki i kraje,
- aktualizacje po pierwszej dostawie,
- kontrole i rundy korekt,
- wymagane końcowe formaty plików dla każdej wersji.
Dzięki temu obciążenie pracą jest bardziej przejrzyste dla wszystkich. Wyjaśnia to również, dlaczego zmiana jednego wiersza może zająć więcej czasu niż komuś spoza zespołu produkcyjnego mogłoby się wydawać.
Jako przykład wykorzystaj niedawno zrealizowane zlecenie. Nie potrzebujesz idealnej dokumentacji, aby zacząć; przydatnym punktem wyjścia jest przejrzysta lista wykonanych prac.
Wybieraj zadania o jasnych zasadach
Niektóre powtarzające się zadania są łatwiejsze do skonfigurowania niż inne.
Zastąpienie nazwy produktu w znanym polu tekstowym jest prostym zadaniem. Podobnie jak dodanie odpowiedniego obrazu lub zapisanie każdego pliku pod uzgodnioną nazwą. Wybór nowego stylu wizualnego wymaga innego rodzaju pracy.
Poszukaj zadań takich jak:
- umieszczanie sprawdzonych szczegółów produktu w istniejącym układzie graficznym,
- tworzenie wersji językowych tego samego projektu,
- dodawanie odznaki wyłącznie do produktów, które jej potrzebują,
- porządkowanie listy składników lub kroków instrukcji,
- eksportowanie kilku wersji przy użyciu tych samych ustawień.
Reguła musi opisywać, co ma się wydarzyć. „Spraw, by to wyglądało lepiej” trudno jest powtórzyć. „Zachowaj wyraźny odstęp pod tytułem, gdy pojawia się kolejna linia” jest czymś, co projektant może wyjaśnić, a osoba przygotowująca skrypt może przetestować.
Zmierz kilka rzeczy, zanim zaczniesz
Wybierz małe, typowe zadanie i zapisz, jak zespół radzi sobie z nim obecnie. Notatki powinny być na tyle krótkie, aby ludzie faktycznie z nich korzystali.
Czas poświęcony na tworzenie plików
Należy policzyć edycje, eksporty i nazewnictwo plików. Należy uwzględnić czas poświęcony na znalezienie właściwego tekstu lub obrazu.
Czas poświęcony na sprawdzanie i poprawianie
Zwróć uwagę na błędy, takie jak nieaktualny adres, niewłaściwy obraz lub brakująca wersja językowa. Odnotuj również zmiany w dostarczonym tekście. Poprawka Różnica między tekstem źródłowym a tłumaczeniem a błędem kopiowania.
Czas poświęcony na oczekiwanie
Czy operator czekał na arkusz kalkulacyjny? Czy projektant potrzebował kogoś do potwierdzenia zdania? Te opóźnienia pomagają w pełni zrozumieć charakter zadania, nawet jeśli oprogramowanie nie jest w stanie ich usunąć.
Zadania, które nadal wymagają udziału projektanta
Należy policzyć pliki, które wymagają indywidualnych zmian w układzie. Należy odnotować powód: być może tytuł jest niezwykle długi lub klient zażądał specjalnej wersji.
Te uwagi dają zespołowi konkretne punkty odniesienia do porównania po zakończeniu okresu próbnego. Szybsze tworzenie plików ma sens tylko wtedy, gdy gotowa praca nadal jest dobrej jakości.
Obejmuje to przygotowanie i utrzymanie
Automatyzacja wymaga konfiguracji, którą ludzie są w stanie zrozumieć i utrzymywać.
Zespół może potrzebować uporządkować szablon Illustrator, uzgodnić kolumny arkusza kalkulacyjnego, przygotować próbki produktów oraz napisać Design Script. Skrypt projektowy Paqira (Design Script) zawiera instrukcje służące do tworzenia lub aktualizacji materiałów graficznych.
Pracownicy potrzebują również czasu na opanowanie poszczególnych etapów pracy i sprawdzenie wyników. Później ktoś musi zaktualizować konfigurację, gdy marka zmieni swój wizerunek. lub prosi o nowy rodzaj pliku.
Należy uwzględnić to wszystko w szacowanym czasie. Konfiguracja użyta jednorazowo może przynieść bardzo niewielką oszczędność. Ta sama konfiguracja wykorzystywana do regularnych aktualizacji produktów może przynieść oszczędności wiele godzin na przestrzeni czasu.
Istniejące pliki z serwisu Illustrator mogą nadal być przydatne. Zacznij od sprawdzenia, które elementy nadają się do ponownego wykorzystania, a które wymagają poprawek.
Wypróbuj jedno małe zadanie od początku do końca
Wybierz grupę powiązanych produktów. Uwzględnij standardową etykietę, długą nazwę produktu oraz wersję z dodatkowym tekstem lub opcjonalną plakietką.
Uzgodnijcie, kto zajmie się poszczególnymi zadaniami:
- Pracownik ds. treści dostarcza i sprawdza teksty oraz dane liczbowe.
- Projektant potwierdza, jak powinien zachowywać się układ graficzny.
- Osoba odpowiedzialna za przygotowanie automatyzacji tworzy i testuje reguły.
- Operator uruchamia przygotowane zadanie i sprawdza jego status.
- Recenzent sprawdza gotowe materiały graficzne.
W systemie Paqira przepływ pracy to zapisana sekwencja kroków służąca do tworzenia plików. Uruchom wersję próbną, przechodząc przez cały przepływ pracy, w tym przegląd, więc porównanie dotyczy gotowego zadania.
Zapytaj operatora, co było niejasne. Zapytaj projektanta, gdzie nadal konieczne były ręczne poprawki. Te odpowiedzi mają równie duże znaczenie, jak zaoszczędzony czas.
Wykorzystaj wyniki, aby zdecydować, co dalej
Porównaj wersję próbną z pierwotnym zadaniem. Czy zmniejszyła ona liczbę powtarzających się poprawek? Czy pliki były łatwiejsze do sprawdzenia? Czy inny przeszkolony współpracownik mógłby Czy należy postępować zgodnie z tymi samymi krokami?
Wymyślone obliczenie może pomóc w wyjaśnieniu tej decyzji. Jeśli konfiguracja zajmuje osiem godzin, a każda kolejna partia pozwala zaoszczędzić dwie godziny, potrzeba czterech partii aby odzyskać czas potrzebny na konfigurację, zanim uwzględnisz koszty utrzymania. Wykorzystaj własne dane liczbowe, aby podjąć realną decyzję.
Jeśli wersja testowa nadal wymaga częstych poprawek, należy ją udoskonalić przed dodaniem kolejnych produktów. Jeśli każdy plik wymaga zupełnie innego projektu, to może to być niewielka ilość powtarzalnej pracy do usunięcia.
Korzyści powinny być widoczne w codziennej pracy: mniej powtarzających się poprawek, przejrzystsze kontrole oraz więcej czasu na zajmowanie się plikami wymagającymi szczególnej uwagi. Daje to zespołowi praktyczny powód do korzystania z automatyzacji, a menedżerowi dostarcza dowód uzasadniający inwestycję.