Zacznij od trzech codziennych pytań
Czy freelancer może zobaczyć materiały graficzne innego klienta? Kto wczoraj zmienił nazwę produktu? Czy link do recenzji można nadal otworzyć po zakończeniu zlecenia?
Są to przydatne pytania dla każdego, kto pracuje z plikami produkcyjnymi. Nie trzeba być specjalistą technicznym, aby je zadać.
W Paqira workspace to wspólny obszar, w którym pracuje zespół. W jego obrębie collections utrzymują powiązane prace razem. Kolekcja może zawierać treści i skrypty dla grupy produktów.
Pliki również muszą mieć miejsce do przechowywania, a zadania produkcyjne wymagają komputera z zainstalowanym Adobe Illustrator. Wiedza o tym, kto może korzystać z poszczególnych elementów, sprawia, że codzienną pracę łatwiej śledzić.
Na początek należy uzgodnić, kto musi przeglądać pracę, kto musi ją zmieniać i kto odpowiada za konfigurację.
Nadaj każdej osobie potrzebny dostęp
Projektant, redaktor treści i operator mogą potrzebować różnych uprawnień. Uprawnienia określają, co dana osoba może zobaczyć lub zrobić.
Paqira ma cztery role w obszarze roboczym:
- Właściciel: pełny dostęp, w tym rozliczenia i usuwanie obszaru roboczego.
- Menedżer: może zarządzać danymi obszaru roboczego, osobami i stacjami roboczymi oraz dokonywać dozwolonych zakupów. Menedżer nie może zmienić Właściciela.
- Członek: może tworzyć i edytować bieżące dane, ale nie może zarządzać ustawieniami obszaru roboczego, osobami ani stacjami roboczymi.
- Gość: może przeglądać dostępne dane i uruchamiać procesy, ale nie może edytować danych obszaru roboczego.
Dostęp można również ograniczyć do wybranych kolekcji, przyznając uprawnienia do ich przeglądania lub edycji.
Na przykład osoba pomagająca przy jednej gamie produktów może potrzebować dostępu wyłącznie do tej kolekcji. Operator uruchamiający przygotowane zadania może nie potrzebować aby edytować szczegóły produktu.
Jeśli nie możesz otworzyć lub zmienić czegoś, czego potrzebujesz, poproś osobę zarządzającą obszarem roboczym o sprawdzenie Twojej roli i uprawnień dostępu do kolekcji.
Zdecyduj, gdzie będą przechowywane pliki
Po utworzeniu obszaru roboczego zespół wybiera miejsce przechowywania przesłanych i wygenerowanych plików.
Dostępne opcje to pamięć Paqira lub własna pamięć zgodna z S3 zespołu. Jest to rodzaj internetowej pamięci plików, którą może skonfigurować pracownik działu IT lub dostawca usług przechowywania danych może pomóc w konfiguracji. Bucket to nazwany obszar przechowywania służący do tych plików.
Nie musisz uczyć się ustawień pamięci masowej, aby przygotować materiały graficzne. Jeśli zespół wybiera własną pamięć masową, osoba ją konfigurująca musi zapewnić szczegóły połączenia i dane uwierzytelniające. Paqira testuje połączenie poprzez przesłanie, odczytanie i usunięcie niewielkiego pliku testowego. The Dane połączenia są szyfrowane podczas przechowywania.
Wyboru pamięci masowej nie można później zmienić w ramach tego samego obszaru roboczego. Inna konfiguracja wymaga oddzielnego obszaru roboczego.
Przed wyborem ustalcie, kto będzie utrzymywać dostęp, jak długo pliki mają być przechowywane i jak będą obsługiwane kopie zapasowe. Jeśli jesteś operatorem, upewnij się, że wiesz, z kim się skontaktować, gdy pliki są niedostępne.
Sprawdź, na którym komputerze uruchamiane jest zadanie
Paqira Workstation łączy obszar roboczy z komputerem Mac lub Windows z zainstalowanym Adobe Illustrator. To właśnie tam uruchamiane jest zadanie graficzne.
Komputer musi być podłączony do sieci i dostępny dla odpowiednich osób oraz kolekcji. Musi również mieć czcionki, szablony i inne pliki wymagane do wykonania zadania.
Przed rozpoczęciem dużej serii operator może sprawdzić:
- Czy oczekiwana stacja robocza jest podłączona?
- Czy jest dostępna dla tej kolekcji?
- Czy wymagane czcionki i pliki są gotowe?
- Czy niewielki test daje oczekiwane materiały graficzne?
Osoba zarządzająca komputerem powinna również kontrolować, kto może z niego korzystać, oraz dbać o aktualizację oprogramowania. Odłącz stacje robocze, których zespół już nie używa.
Dzięki temu użytkownicy mają jasny punkt odniesienia, gdy czeka na nich zadanie lub brakuje wymaganej czcionki.
Wyznacz osobę odpowiedzialną za pliki współdzielone
Biblioteka może przechowywać zasoby, z których zespół korzysta wielokrotnie, w tym materiały graficzne, symbole, kolory i czcionki. Udostępnianie tych zasobów pozwala pracownikom uniknąć wyszukiwania i kopiowania ich ze starszych zadań.
Oznacza to również, że dana zmiana może mieć znaczenie dla więcej niż jednego projektu.
Należy uzgodnić, kto może zastąpić logo, zaktualizować kolor lub zmienić regułę dotyczącą czcionki. Przed zastosowaniem ważnej aktualizacji w większym nakładzie należy ją przetestować na zadaniu próbnym.
Należy stosować jasne nazwy, aby operator mógł rozpoznać, jakiego zasobu wymaga dane zadanie. Gdy coś wygląda nieprawidłowo, powinien wiedzieć, kto jest za to odpowiedzialny.
To samo dotyczy skryptów i przepływów pracy. Skrypt zawiera instrukcje dotyczące modyfikacji materiałów graficznych. Przepływ pracy to zapisana sekwencja etapów produkcji. Osoba edytująca teksty dotyczące produktów może pełnić inną funkcję niż osoba odpowiedzialna za utrzymywanie tych instrukcji.
Sprawdź historię, gdy coś się zmieni
Dzienniki audytowe Paqira to historia ważnych działań w obszarze roboczym. Osoby posiadające odpowiednie uprawnienia mogą z nich korzystać w celu zbadania wprowadzonych zmian.
Historia może pomóc w udzieleniu odpowiedzi na pytania takie jak:
- Czy zmieniono komuś uprawnienia dostępu?
- Czy zaktualizowano skrypt lub przepływ pracy?
- Czy link do publicznej recenzji został utworzony czy wyłączony?
- Którą część obszaru roboczego należy sprawdzić po uzyskaniu nieoczekiwanego wyniku?
Rejestr działań nie informuje, czy materiały graficzne są poprawne lub zatwierdzone. Pomaga zespołowi ustalić, co się wydarzyło.
Jeśli nie możesz otworzyć logów, podaj menedżerowi obszaru roboczego nazwę elementu oraz czas, w którym zauważyłeś problem. Jest to bardziej przydatne niż prośba aby wyszukiwać nieokreśloną zmianę.
Sprawdź, co umożliwia link do recenzji
Publiczny link do podglądu pozwala każdemu, kto posiada ten link, wyświetlić podgląd. Może to być przydatne, gdy klient chce zapoznać się z projektem graficznym.
Prześlij link wyłącznie do osób, dla których jest przeznaczony. Gdy link nie będzie już potrzebny, cofnij go — wyłącz go — tak, aby adres URL nie otwierał już podglądu. Komentarze i historia zmian pozostają zachowane.
Dodawanie, odpowiadanie na komentarze lub ich edycja wymaga zalogowania się i przynależności do obszaru roboczego. Możliwość przeglądania publicznego podglądu nie uprawnia do przyznania komuś wszystkich uprawnień członka zespołu.
Przed udostępnieniem sprawdź, czy wybrałeś właściwą wersję grafiki. Uzgodnij również, kto wyłączy link po zakończeniu recenzji.
Zostaw następnej osobie jasne instrukcje
Zostaw krótką notatkę dla zespołu: kto zarządza dostępem, kto dba o pliki współdzielone, kto opiekuje się stacją roboczą i kto zajmuje się linkami do weryfikacji.
Zaktualizuj uprawnienia dostępu, gdy ktoś opuszcza projekt. Sprawdź, czy inna osoba może przejąć opiekę nad wszelkimi współdzielonymi zasobami, którymi ta osoba zarządzała.
Decyzje te pomagają projektantowi znaleźć odpowiednie pliki, a operatorowi – zorientować się, gdzie zwrócić się o pomoc. Dają one również menedżerom jaśniejszy Przegląd sposobu, w jaki zespół zarządza informacjami o produktach i materiałami graficznymi.