Comece com o trabalho que sempre volta
Você altera um endereço em um rótulo. Depois, abre o próximo tamanho e o altera novamente. Depois disso, vêm os outros sabores e versões em outros idiomas. Antes de enviar os arquivos, alguém precisa verificar se nenhum foi esquecido.
Cada edição é pequena. Juntas, elas podem ocupar boa parte do dia.
Automação de arte final significa configurar um software para repetir tarefas definidas, como inserir texto, alterar imagens ou salvar arquivos com os nomes corretos. Preparar essa configuração também leva tempo. A questão relevante é se isso economizará mais trabalho do que irá gerar.
Designers e operadores costumam ser as pessoas mais indicadas para responder a isso. Eles sabem quais tarefas se repetem constantemente e quais exigem uma nova decisão sempre.
Conte os arquivos que você realmente produz
Um gerente pode descrever uma tarefa como “um design de rótulo”. A pessoa responsável pela preparação dos arquivos pode ver doze produtos, três tamanhos e quatro versões de mercado versões.
Isso pode significar 144 arquivos diferentes antes que qualquer correção seja feita.
Anote as versões que sua equipe realmente produz. Inclua:
- produtos ou sabores,
- tamanhos e formatos,
- idiomas e países,
- atualizações após a primeira entrega,
- verificações e rodadas de correção,
- formatos finais de arquivo necessários para cada versão.
Isso torna a carga de trabalho mais fácil de ser vista por todos. Também explica por que alterar uma linha pode levar mais tempo do que alguém de fora do que a equipe de produção espera.
Use um trabalho recente como exemplo. Você não precisa de registros perfeitos para começar; uma lista clara do trabalho já é um bom ponto de partida.
Escolha tarefas com regras claras
Algumas tarefas repetitivas são mais fáceis de configurar do que outras.
Substituir o nome de um produto em uma caixa de texto conhecida é uma tarefa clara. O mesmo vale para adicionar a imagem correta ou salvar cada arquivo com um nome acordado. Decidir sobre um novo estilo visual exige um tipo diferente de trabalho.
Procure por tarefas como:
- inserir detalhes verificados do produto em um layout existente,
- criar versões em diferentes idiomas do mesmo design,
- adicionar um selo apenas aos produtos que precisam dele,
- organizar uma lista de ingredientes ou etapas de instruções,
- exportar várias versões com as mesmas configurações.
Uma regra deve descrever o que deve acontecer. “Deixe isso com uma aparência melhor” é difícil de repetir. “Mantenha um espaço livre abaixo do título quando ele ganhar uma linha” É algo que um designer pode explicar e que uma pessoa responsável pela preparação do script pode testar.
Avalie alguns aspectos antes de começar
Escolha uma tarefa pequena e típica e registre como a equipe a executa hoje. Mantenha as anotações curtas o suficiente para que as pessoas realmente as usem.
Tempo gasto na criação dos arquivos
Conte as edições, exportações e nomenclatura de arquivos. Inclua o tempo gasto para encontrar o texto ou a imagem correta.
Tempo gasto na verificação e correção
Observe erros como um endereço desatualizado, uma imagem incorreta ou uma versão em idioma ausente. Registre também as alterações no texto fornecido. Uma correção ao texto de origem é diferente de um erro de digitação.
Tempo gasto em espera
O operador estava esperando por uma planilha? O designer precisava que alguém confirmasse uma frase? Esses atrasos ajudam a explicar o trabalho como um todo, mesmo quando o software não consegue removê-los.
Trabalhos que ainda precisam de um designer
Conte os arquivos que precisam de alterações individuais no layout. Registre o motivo: talvez um título seja excepcionalmente longo ou um cliente tenha solicitado uma versão especial.
Essas observações fornecem à equipe algo concreto para comparar após um teste. A criação mais rápida de arquivos só é útil se o trabalho finalizado continuar sendo de boa qualidade.
Inclua preparação e manutenção
A automação requer uma configuração que as pessoas possam entender e manter.
A equipe pode precisar organizar um modelo do Illustrator, chegar a um acordo sobre as colunas da planilha, preparar amostras de produtos e redigir um Design Script. Um Design Script contém as instruções utilizadas para criar ou atualizar o material gráfico.
As pessoas também precisam de tempo para aprender as etapas de trabalho e verificar os resultados. Posteriormente, alguém deve atualizar a configuração quando uma marca alterar seu design ou solicitar um novo tipo de arquivo.
Inclua tudo isso na estimativa de tempo. Uma configuração usada apenas uma vez pode gerar pouca economia. A mesma configuração, quando usada para atualizações regulares de produtos, pode gerar muitas horas ao longo do tempo.
Os arquivos existentes do Illustrator ainda podem ser úteis. Comece verificando quais partes estão prontas para reutilização e quais precisam ser limpas.
Experimente realizar uma pequena tarefa do início ao fim
Escolha um grupo de produtos relacionados. Inclua um rótulo padrão, um nome longo do produto e uma versão com texto adicional ou um emblema opcional.
Chegue a um acordo sobre quem se responsabiliza por cada parte:
- O colega responsável pelo conteúdo fornece e verifica as palavras e os números.
- O designer confirma como o layout deve se comportar.
- A pessoa responsável pela preparação da automação cria e testa as regras.
- O operador executa a tarefa preparada e verifica seu status.
- O revisor verifica o material gráfico finalizado.
No Paqira, um fluxo de trabalho é a sequência salva de etapas usadas para produzir os arquivos. Execute a versão de teste por todo o fluxo de trabalho, incluindo revisão, para que a comparação abranja um trabalho concluído.
Pergunte ao operador o que causou confusão. Pergunte ao designer onde ainda foram necessárias correções manuais. Essas respostas são tão importantes quanto o tempo economizado.
Use os resultados para decidir o que vem a seguir
Compare a versão de teste com a tarefa original. Isso reduziu as edições repetidas? Os arquivos ficaram mais fáceis de verificar? Outro colega treinado poderia Seguir os mesmos passos?
Um cálculo hipotético pode ajudar a explicar a decisão. Se a configuração levar oito horas e cada lote subsequente economizar duas horas, serão necessários quatro lotes para recuperar o tempo de configuração, antes de considerar a manutenção. Use seus próprios números para tomar uma decisão real.
Se a versão de teste ainda precisar de correções frequentes, aprimore-a antes de adicionar mais produtos. Se cada arquivo precisar de um design completamente diferente, então pode haver pouco trabalho repetitivo a ser eliminado.
Um resultado útil deve ser visível no trabalho diário: menos edições repetidas, verificações mais claras e mais tempo para lidar com os arquivos que exigem atenção especial. Isso dá à equipe um motivo prático para usar a automação e fornece ao gerente evidências para o investimento.