Comece com três perguntas do dia a dia
Um freelancer pode ver a arte final de outro cliente? Quem alterou o nome do produto ontem? Um link de revisão ainda pode ser aberto após o término do trabalho?
Estas são perguntas úteis para qualquer pessoa que trabalhe com arquivos de produção. Você não precisa ser um especialista técnico para fazê-las.
No Paqira, um workspace é a área compartilhada onde uma equipe trabalha. Dentro dele, as collections mantêm trabalhos relacionados juntos. Uma collection pode contém conteúdo e scripts para um grupo de produtos.
Os arquivos também precisam de um local para serem armazenados, e as tarefas de produção precisam de um computador com Adobe Illustrator instalado. Saber quem pode usar cada parte torna o trabalho diário mais fácil de acompanhar.
Comece combinando quem precisa ver o trabalho, quem precisa alterá-lo e quem cuida da configuração.
Conceda a cada pessoa o acesso de que ela precisa
Um designer, um editor de conteúdo e um operador podem precisar de permissões diferentes. As permissões determinam o que uma pessoa pode ver ou fazer.
Paqira tem quatro funções no workspace:
- Proprietário: acesso total, incluindo faturamento e exclusão do workspace.
- Gerente: pode gerenciar dados do workspace, pessoas e workstations, além de fazer compras permitidas. Um Gerente não pode alterar o Proprietário.
- Membro: pode criar e editar dados do dia a dia, mas não pode gerenciar configurações do workspace, pessoas ou workstations.
- Convidado: pode visualizar os dados disponíveis e executar processos, mas não pode editar os dados do workspace.
O acesso também pode ser limitado a collections selecionadas, com permissão para visualizá-las ou editá-las.
Por exemplo, alguém que auxilia em uma linha de produtos pode precisar apenas de acesso a essa collection. Um operador que executa jobs preparados pode não precisar para editar os detalhes do produto.
Se você não conseguir abrir ou alterar algo de que precisa, peça à pessoa responsável pelo workspace para verificar sua função e seu acesso à collection.
Decida onde os arquivos serão mantidos
Quando um workspace é criado, a equipe escolhe onde os arquivos enviados e gerados serão armazenados.
As opções são o armazenamento do Paqira ou o próprio armazenamento compatível com S3 da equipe. Trata-se de um tipo de armazenamento de arquivos on-line que um colega de TI ou provedor de armazenamento pode ajudar a configurar. Um bucket é a área de armazenamento nomeada usada para esses arquivos.
Você não precisa aprender configurações de armazenamento para preparar arte final. Se a equipe escolher seu próprio armazenamento, a pessoa que fizer a configuração deve fornecer os detalhes de conexão e as credenciais de acesso. O Paqira testa a conexão fazendo upload, lendo e excluindo um pequeno arquivo de teste. O Os detalhes de conexão são criptografados quando armazenados.
A escolha do armazenamento não pode ser alterada posteriormente dentro do mesmo workspace. Uma configuração diferente requer um workspace separado.
Antes de escolher, combine quem vai manter o acesso, por quanto tempo os arquivos devem ser mantidos e como os backups serão tratados. Se você for o operador, certifique-se de saber com quem entrar em contato quando os arquivos não puderem ser acessados.
Saiba qual computador executa a tarefa
Paqira Workstation conecta o workspace a um computador Mac ou Windows com Adobe Illustrator instalado. É lá que a tarefa de arte final é executada.
O computador precisa estar conectado e disponível para as pessoas e collections relevantes. Ele também precisa das fontes, modelos e outros arquivos necessários para a tarefa.
Antes de uma produção grande, um operador pode verificar:
- A workstation esperada está conectada?
- Está disponível para esta coleção?
- As fontes e os arquivos necessários estão prontos?
- Um pequeno teste produz o material gráfico esperado?
A pessoa responsável pelo computador também deve controlar quem pode usá-lo e manter o software atualizado. Desconecte as estações de trabalho que o equipe não usa mais.
Isso oferece às pessoas um local claro para consultar quando uma tarefa está pendente ou quando uma fonte necessária está faltando.
Designe alguém para cuidar dos arquivos compartilhados
A Biblioteca pode armazenar recursos que a equipe reutiliza, incluindo arte final, símbolos, cores e fontes. Compartilhar esses recursos evita que as pessoas tenham que localizá-los e copiá-los de trabalhos anteriores.
Isso também significa que uma alteração pode afetar mais de um projeto.
Defina quem pode substituir um logotipo, atualizar uma cor ou alterar uma regra de fonte. Teste uma atualização importante em um trabalho de teste antes de aplicá-la a uma tiragem maior.
Use nomes claros para que um operador possa identificar qual recurso uma tarefa necessita. Quando algo parecer errado, ele deve saber quem é responsável pela manutenção.
O mesmo se aplica a scripts e fluxos de trabalho. Um script contém instruções para alterar a arte final. Um fluxo de trabalho é uma sequência salva de etapas de produção. A pessoa que edita o texto do produto pode ter uma função diferente daquela que mantém essas instruções.
Verifique o histórico quando algo mudar
Os registros de auditoria do Paqira são um histórico das ações importantes realizadas no espaço de trabalho. Pessoas com o acesso necessário podem usá-los para investigar alterações.
O histórico pode ajudar a responder a perguntas como:
- O acesso de alguém foi alterado?
- Algum script ou fluxo de trabalho foi atualizado?
- Um link para revisão pública foi criado ou desativado?
- Qual parte do ambiente de trabalho devemos verificar após um resultado inesperado?
Um registro de atividade não informa se a arte está correta ou aprovada. Ele ajuda a equipe a descobrir o que aconteceu.
Se você não conseguir abrir os logs, informe ao gerente do espaço de trabalho o nome do item e a hora em que percebeu o problema. Isso é mais útil do que perguntar para que eles procurem por uma alteração não especificada.
Verifique o que um link de revisão permite
Um link de revisão pública permite que qualquer pessoa que tenha o link visualize a pré-visualização. Isso pode ser útil quando um cliente precisa ver o material gráfico.
Envie o link apenas às pessoas destinatárias. Quando ele não for mais necessário, revogue-o — desative-o — para que a URL não abra mais a visualização. Os comentários e o histórico de revisões permanecem.
Adicionar, responder ou editar comentários requer login e participação no espaço de trabalho. A possibilidade de visualizar uma prévia pública não confere conceder a alguém todas as permissões de um membro da equipe.
Antes de compartilhar, verifique se você selecionou a versão correta do material gráfico. Combine também quem desativará o link quando a revisão terminar.
Deixe instruções claras para a próxima pessoa
Deixe uma breve nota para a equipe: quem gerencia o acesso, quem mantém os arquivos compartilhados, quem cuida da estação de trabalho e quem lida com os links de revisão.
Atualize o acesso quando alguém sair de um projeto. Verifique se outra pessoa pode assumir a responsabilidade pelos recursos compartilhados que essa pessoa mantinha.
Essas decisões ajudam o designer a encontrar os arquivos corretos e o operador a saber a quem recorrer em caso de dúvida. Elas também proporcionam aos gerentes uma visão mais clara Visão geral de como a equipe lida com informações de produtos e arte final.