Börja med det arbete som återkommer gång på gång
Du ändrar en adress på en etikett. Sedan öppnar du nästa storlek och ändrar den igen. Därefter kommer de andra smakerna och språkversionerna. Innan filerna skickas måste någon kontrollera att inga har missats.
Varje ändring är liten. Tillsammans kan de ta upp en stor del av dagen.
Automatisering av artwork innebär att man konfigurerar programvara för att upprepa överenskomna uppgifter, såsom att placera text, byta bilder eller spara filer med rätt namn. Att förbereda den här konfigurationen tar också tid. Den relevanta frågan är om det kommer att spara mer arbete än det skapar.
Designers och operatörer är ofta de som bäst kan svara på detta. De vet vilka uppgifter som återkommer och vilka som kräver ett nytt beslut varje gång.
Räkna de filer du faktiskt producerar
En ansvarig kan beskriva ett uppdrag som ”en etikettdesign”. Den som förbereder filerna kan se tolv produkter, tre storlekar och fyra marknads versioner.
Det kan innebära 144 olika filer innan eventuella korrigeringar görs.
Skriv ner de versioner som ditt team faktiskt skapar. Inkludera:
- produkter eller smaker,
- storlekar och format,
- språk och länder,
- uppdateringar efter den första leveransen,
- granskningar och korrigeringsomgångar,
- slutliga filformat som krävs för varje version.
Detta gör arbetsbelastningen lättare att överblicka för alla. Det förklarar också varför det kan ta längre tid att ändra en rad än vad någon utanför produktionsteamet förväntar sig.
Använd ett nyligen utfört uppdrag som exempel. Du behöver inte ha perfekta uppgifter för att komma igång; en tydlig lista över arbetet är en bra början.
Välj uppgifter med tydliga regler
Vissa återkommande uppgifter är enklare att ställa in än andra.
Att ersätta ett produktnamn i en given textruta är en tydlig uppgift. Detsamma gäller att lägga till rätt bild eller spara varje fil med ett överenskommet namn. Att besluta om en ny visuell stil kräver en annan typ av arbete.
Håll utkik efter uppgifter som:
- att placera granskade produktdetaljer i en befintlig layout,
- att skapa språkversioner av samma design,
- att lägga till en badge endast på de produkter som behöver den,
- att ordna en lista över ingredienser eller instruktioner,
- exportera flera versioner med samma inställningar.
En regel måste beskriva vad som ska hända. ”Gör så att detta ser bättre ut” är svårt att upprepa. ”Håll ett tydligt mellanrum under rubriken när den får en rad till” är något som en designer kan förklara och en person som förbereder skriptet kan testa.
Mät några saker innan du börjar
Välj ett litet, typiskt uppdrag och dokumentera hur teamet hanterar det idag. Håll anteckningarna tillräckligt korta för att folk faktiskt ska använda dem.
Tid som läggs på att skapa filerna
Räkna antalet redigeringar, exporter och filnamngivningar. Räkna även in den tid som går åt till att hitta rätt text eller bild.
Tid som läggs på att kontrollera och korrigera
Notera fel såsom en gammal adress, en felaktig bild eller en utelämnad språkversion. Dokumentera även ändringar i den tillhandahållna texten. En korrigering i källtexten skiljer sig från ett kopieringsfel.
Väntetid
Väntade operatören på ett kalkylblad? Behövde designern någon som bekräftade en mening? Dessa fördröjningar bidrar till att förklara hela uppdraget, även när programvaran inte kan ta bort dem.
Arbete som fortfarande kräver en designer
Räkna antalet filer som behöver individuella layoutändringar. Notera varför: kanske är en rubrik ovanligt lång eller så har en kund begärt en specialversion.
Dessa anteckningar ger teamet något konkret att jämföra efter en testperiod. Snabbare filskapande är endast användbart om det färdiga arbetet fortfarande håller hög kvalitet.
Inkludera förberedelse och underhåll
Automatisering kräver en konfiguration som människor kan förstå och underhålla.
Teamet kan behöva städa upp en Illustrator-mall, komma överens om kolumner i kalkylark, förbereda produktprover och skriva ett Design Script. Ett Design Script innehåller de instruktioner som används för att skapa eller uppdatera grafiskt material.
Användarna behöver också tid för att lära sig arbetsstegen och kontrollera resultaten. Senare måste någon uppdatera inställningarna när ett varumärke byter design eller begär en ny typ av fil.
Räkna med allt detta i tidsberäkningen. En inställning som används en gång kan spara väldigt lite. Samma inställning som används för regelbundna produktuppdateringar kan spara många timmar över tid.
Befintliga Illustrator-filer kan fortfarande vara användbara. Börja med att kontrollera vilka delar som är klara att återanvändas och vilka som behöver rensas upp.
Prova ett litet jobb från början till slut
Välj en grupp relaterade produkter. Inkludera en vanlig etikett, ett långt produktnamn och en version med extra text eller en valfri märkning.
Kom överens om vem som ska sköta respektive del:
- Innehållskollegan tillhandahåller och kontrollerar texter och siffror.
- Designern bekräftar hur layouten ska bete sig.
- Den person som förbereder automatiseringen skapar och testar reglerna.
- Operatören kör det förberedda jobbet och kontrollerar dess status.
- Granskaren kontrollerar det färdiga grafiska materialet.
I Paqira är ett arbetsflöde den sparade sekvensen av steg som används för att producera filerna. Kör testversionen genom hela arbetsflödet, inklusive granskning, så att jämförelsen omfattar ett färdigt jobb.
Fråga operatören vad som var förvirrande. Fråga designern var manuella korrigeringar fortfarande behövdes. Dessa svar är lika viktiga som den tid som sparats.
Använd resultaten för att bestämma vad som ska hända härnäst
Jämför testversionen med det ursprungliga jobbet. Minskade det antalet upprepade redigeringar? Var filerna lättare att kontrollera? Skulle en annan utbildad kollega kunna följa samma steg?
En fiktiv beräkning kan hjälpa till att förklara beslutet. Om inställningen tar åtta timmar och varje efterföljande batch sparar två timmar, tar det fyra batcher för att täcka inställningstiden, innan underhållskostnaderna beaktas. Använd dina egna siffror för att fatta ett välgrundat beslut.
Om testversionen fortfarande kräver frekventa justeringar bör du förbättra den innan du lägger till fler produkter. Om varje fil kräver en helt annan design, så Det kan finnas lite repetitivt arbete att ta bort.
Ett användbart resultat bör märkas i det dagliga arbetet: färre upprepade redigeringar, tydligare kontroller och mer tid att ägna åt de filer som kräver extra omsorg. Det ger teamet ett praktiskt skäl att använda automatisering och ger ledningen underlag för investeringen.