Börja med tre vardagliga frågor
Kan en frilansare se en annan kunds grafiska material? Vem ändrade produktnamnet igår? Kan en granskningslänk fortfarande öppnas efter att uppdraget avslutats?
Det här är användbara frågor för alla som arbetar med produktionsfiler. Du behöver inte vara teknisk specialist för att ställa dem.
I Paqira är ett arbetsutrymme det delade område där ett team arbetar. Inom det håller samlingar ihop relaterat arbete. En samling kan innehålla innehåll och skript för en grupp produkter.
Filer behöver också en plats att lagras på, och produktionsjobb behöver en dator med Adobe Illustrator. Att veta vem som kan använda varje del gör det dagliga arbetet lättare att följa.
Börja med att komma överens om vem som behöver se arbetet, vem som behöver ändra det och vem som ansvarar för inställningarna.
Ge varje person den åtkomst de behöver
En designer, en innehållsredaktör och en operatör kan behöva olika behörigheter. Behörigheterna avgör vad en person kan se eller göra.
Paqira har fyra roller i arbetsytan:
- Ägare: full åtkomst, inklusive fakturering och radering av arbetsytan.
- Administratör: kan hantera arbetsytans data, personer och arbetsstationer samt göra godkända inköp. En administratör kan inte ändra ägaren.
- Medlem: kan skapa och redigera löpande data, men kan inte hantera inställningar för arbetsytan, personer eller arbetsstationer.
- Gäst: kan visa tillgängliga data och köra processer, men kan inte redigera data i arbetsytan.
Åtkomsten kan även begränsas till utvalda samlingar, med behörighet att visa eller redigera dem.
Till exempel kan någon som hjälper till med ett produktsortiment endast behöva åtkomst till just den samlingen. En operatör som kör förberedda jobb kanske inte behöver att redigera produktinformationen.
Om du inte kan öppna eller ändra något du behöver, be den som hanterar arbetsytan att kontrollera din roll och åtkomst till samlingarna.
Bestäm var filerna ska lagras
När en arbetsyta skapas väljer teamet var uppladdade och genererade filer ska lagras.
Alternativen är lagring på Paqira eller teamets egen S3-kompatibla lagring. Detta är en typ av online-fillagring som en IT-kollega eller lagringsleverantör kan hjälpa till att sätta upp. En bucket är det namngivna lagringsområdet som används för dessa filer.
Du behöver inte lära dig lagringsinställningar för att förbereda grafiskt material. Om teamet väljer sin egen lagring måste den som konfigurerar den tillhandahålla anslutningsuppgifterna och inloggningsuppgifterna. Paqira testar anslutningen genom att ladda upp, läsa och radera en liten testfil. Den Anslutningsuppgifterna krypteras vid lagring.
Valet av lagringsplats kan inte ändras senare inom samma arbetsyta. En annan konfiguration kräver en separat arbetsyta.
Innan ni väljer, kom överens om vem som ska underhålla åtkomsten, hur länge filerna ska sparas och hur säkerhetskopiering ska hanteras. Om du är operatören, se till att du vet vem du ska kontakta när filer inte går att nå.
Vet vilken dator som kör jobbet
Paqira Workstation ansluter arbetsytan till en Mac- eller Windows-dator med Adobe Illustrator installerat. Det är där grafiska jobbet körs.
Datorn måste vara ansluten och tillgänglig för berörda personer och samlingar. Den behöver också teckensnitt, mallar och annat filer som krävs för uppdraget.
Innan en stor upplaga trycks kan en operatör kontrollera:
- Är den förväntade arbetsstationen ansluten?
- Är den tillgänglig för denna samling?
- Är de nödvändiga teckensnitten och filerna redo?
- Ger ett litet test det förväntade grafiska materialet?
Den som hanterar datorn bör också kontrollera vem som får använda den och se till att programvaran underhålls. Koppla bort arbetsstationer som teamet inte längre använder.
Detta ger användarna en tydlig plats att vända sig till när ett jobb väntar eller ett nödvändigt typsnitt saknas.
Utse någon som ansvarar för delade filer
Biblioteket kan innehålla resurser som teamet återanvänder, inklusive grafiskt material, symboler, färger och typsnitt. Att dela dessa resurser sparar användarna att hitta och kopiera dem från äldre jobb.
Det innebär också att en ändring kan påverka mer än ett projekt.
Kom överens om vem som får byta ut en logotyp, uppdatera en färg eller ändra en typsnittsregel. Testa en viktig uppdatering på ett testjobb innan den används i en större körning.
Använd tydliga namn så att en operatör kan se vilken resurs ett jobb behöver. När något ser fel ut ska de veta vem som ansvarar för den.
Detsamma gäller för skript och arbetsflöden. Ett skript innehåller instruktioner för att ändra grafiskt material. Ett arbetsflöde är en sparad sekvens av produktionssteg. Den som redigerar produkttexter kan ha en annan arbetsuppgift än den som underhåller dessa instruktioner.
Kontrollera historiken när något ändras
Paqiras Audit logs är en historik över viktiga åtgärder i arbetsytan. Personer med nödvändig åtkomst kan använda dem för att utreda ändringar.
Historiken kan hjälpa till att besvara frågor som:
- Har någons åtkomst ändrats?
- Har ett skript eller ett arbetsflöde uppdaterats?
- Har en länk för offentlig granskning skapats eller inaktiverats?
- Vilken del av arbetsytan bör vi kontrollera efter ett oväntat resultat?
En aktivitetslogg visar inte om det grafiska materialet är korrekt eller godkänt. Den hjälper teamet att ta reda på vad som har hänt.
Om du inte kan öppna loggarna, uppge objektnamnet och den tidpunkt då du upptäckte problemet för arbetsytans ansvariga. Det är mer användbart än att be dem att söka efter en ospecificerad förändring.
Se vad en granskningslänk möjliggör
En offentlig granskningslänk gör det möjligt för alla som har länken att se förhandsgranskningen. Det kan vara användbart när en kund behöver se grafiskt material.
Skicka länken endast till de personer som den är avsedd för. När den inte längre behövs ska du återkalla den – stänga av den – så att URL:en inte längre öppnar förhandsvisningen. Kommentarer och granskningshistorik bevaras.
För att lägga till, svara på eller redigera kommentarer krävs inloggning och medlemskap i arbetsytan. Att kunna visa en offentlig förhandsgranskning ger inte någon alla behörigheter som en teammedlem har.
Kontrollera innan du delar att du har valt rätt version av det grafiska materialet. Kom också överens om vem som ska inaktivera länken när granskningen är avslutad.
Lämna tydliga instruktioner till nästa person
Skriv en kort anteckning till teamet: vem hanterar åtkomsten, vem sköter de delade filerna, vem ansvarar för arbetsstationen och vem hanterar granskningslänkarna.
Uppdatera åtkomsten när någon lämnar ett projekt. Kontrollera att en annan person kan ta hand om de delade resurser som de skötte.
Dessa beslut hjälper en designer att hitta rätt filer och hjälper en operatör att veta var man ska be om hjälp. De ger också cheferna en tydligare översikt över hur teamet hanterar produktinformation och grafiskt material.