Texten finns redan i ett kalkylblad
Din kollega skickar en tabell med produktnamn, vikter och ingredienser. Informationen finns där, men någon måste fortfarande kopiera varje värde till rätt Illustrator-fil.
Det tar tid. Det är också lätt att klistra in i fel version eller missa en senare korrigering.
Paqira kan importera CSV- och Excel-filer till en samling. En samling håller samman relaterat arbete, till exempel innehållet för en grupp av etiketter. En CSV är en ren textfil som lagrar en tabell; kalkylbladsprogram kan vanligtvis spara detta format.
Efter importen kan det sparade innehållet användas av förberedda grafiska skript och arbetsflöden. Du kontrollerar fortfarande informationen och resultatet, men du behöver inte skriva in varje värde på nytt.
Bestäm vad varje rad betyder
Innan du importerar ska du bestämma om filen beskriver en eller flera produkter. Paqira stöder båda typerna av tabeller.
En fil beskriver en produkt
I denna layout innehåller varje rad ett fältnamn och dess värde. Ett fält är en namngiven uppgift.
Till exempel:
| Fält | Värde |
|---|---|
| productName | Lemon Tea |
| nettovikt | 100 g |
| ingredienser | Den markerade ingredienstexten |
Ett valfritt språkvärde anger för Paqira vilket språk en rad tillhör. Värden utan språk kan delas.
Denna layout kan vara användbar när teamet redan har en separat fil för varje produkt.
Varje rad beskriver en produkt eller språkversion
I denna layout innehåller kolumnerna detaljer såsom produktnamn, smak och vikt. Varje rad innehåller värdena för en produkt eller en språk version av den.
Rader med samma namn kan slås samman till en enda post. En valfri kolumn med namnet ”locale” anger språket för raden.
Använd den layout som passar din befintliga information. Prova först med en liten fil så att du kan se hur varje rad ser ut efter importen.
Förstå två användbara kolumnnamn
Vissa importtermer är tekniska eftersom de också är namn som används i filen.
Locale identifierar en språkversion. Till exempel är en engelska och pl polska. Se till att koderna är konsekventa så att texten går
till det avsedda språket.
Externt ID, skrivet som externalId, är en fast referens för en produkt. Det hjälper till att matcha en inkommande rad med en redan
sparad artikel i Paqira.
Tänk på det som produktens permanenta referensnummer. Visningsnamnet kan ändras, men referensen bör förbli densamma. Detta är användbart när nästa kalkylblad är avsett att uppdatera befintligt innehåll.
Om någon annan förbereder importfilen, kom överens om dessa detaljer med den personen. En operatör ska inte behöva gissa om två liknande namn avser samma produkt.
Rensa upp filen innan du importerar den
Håll en betydelse per kolumn. Blanda inte en slutgiltig produktbeskrivning med anteckningar som ”kontrollera detta senare” i samma cell.
Håll utkik efter vanliga problem:
- samma produkt listad två gånger med något olika namn,
- flera språk i en och samma cell,
- tomma celler utan tydlig betydelse,
- produktkoder som har förlorat sin inledande nolla,
- siffror eller datum som ändras genom formatering i kalkylblad,
- kommentarer som inte ska visas i det grafiska materialet.
Kontrollera även celler som använder formler. Se till att de värden som teamet avser att importera är tydliga.
Behåll det ursprungliga kalkylbladet som referens och arbeta i en kopia. Detta underlättar om du behöver jämföra det importerade innehållet med filen som du mottagit.
Kontrollera importen innan du kör grafiskt material
Paqira kontrollerar valda filer och visar om de är klara att importeras eller innehåller ett fel. Detta hjälper till att upptäcka problem med filens struktur.
Denna kontroll kan inte avgöra om en ingrediensförteckning eller en översättning är korrekt. Innehållet måste fortfarande granskas av en person.
Efter importen öppnar du några objekt och bekräftar:
- De förväntade produkterna skapades eller uppdaterades.
- Namn och externa ID:n matchar rätt produkter.
- Varje språk innehåller den avsedda texten.
- Gemensamma uppgifter, såsom vikt, finns tillgängliga där de behövs.
- Tomma celler har inte ändrat innehållet på ett oväntat sätt.
Välj en vanlig produkt och en svår produkt. En lång beskrivning eller flera språkversioner visar mer än en rad med mycket lite text.
Prova innehållet i det grafiska materialet
När data har kontrollerats använder du ett förberett arbetsflöde för att göra ett test. Ett arbetsflöde är den sparade sekvens av steg som används för att producera filerna.
Titta på det grafiska materialet tillsammans med designern. Passar det långa produktnamnet in? Står vikten på rätt plats? Syns alla ingredienser?
Om formuleringen är felaktig, korrigera den överenskomna källan. Om formuleringen är korrekt men inte passar, be designern att se över layouten eller Person som underhåller skriptet för att kontrollera dess regler.
Undvik att i smyg förkorta godkänd text bara för att få den att passa i en ruta. Den som ansvarar för innehållet måste vara delaktig i det beslutet.
Kom överens om var nästa korrigering ska placeras
En import kopierar information till Paqira. Det innebär inte att en senare redigering i kalkylbladet automatiskt ändrar det sparade innehållet.
Bestäm hur uppdateringar ska hanteras. Ska teamet importera en granskad fil varje gång? Eller ska det underhålla innehållet direkt i Paqira? Alla bör veta vilken version som ska användas.
Team med ett separat produktinformationssystem kan också ordna en programvaruanslutning via ett API. Det är en konfigurationsuppgift för personalen ansvariga för dessa system. De som sköter den dagliga driften behöver tydliga instruktioner om var innehållet kommer ifrån.
Paqira accepterar även JSON-filer, som ofta skapas av programvara. CSV eller Excel kan vara en enklare utgångspunkt när teamet redan fungerar i kalkylblad.
Börja med en liten import som du kan kontrollera
Välj några relaterade produkter, importera en arbetskopia och kontrollera den med den person som tillhandahöll texten. Skapa och granska sedan ett testgrafikmaterial fil innan hela uppsättningen produceras.
Behåll de överenskomna kolumnnamnen och produktreferenserna för framtida uppdateringar. Detta ger nästa person en fil som hen kan förstå och återanvända.
Den praktiska nyttan är enkel: mindre tid går åt till att flytta text från cell till textruta, och mer tid kan ägnas åt att kontrollera att rätt innehåll når rätt design.