การอัตโนมัติงานอาร์ตเวิร์กคุ้มค่าสำหรับทีมของคุณหรือไม่?

เริ่มจากงานที่เกิดซ้ำอยู่เสมอ

คุณเปลี่ยนที่อยู่บนฉลาก แล้วเปิดขนาดถัดไปและเปลี่ยนอีกครั้ง หลังจากนั้นก็เป็นรสชาติและเวอร์ชันภาษาอื่นๆ ก่อนส่งไฟล์ไป ต้องมีผู้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีไฟล์ใดถูกละเลย

การแก้ไขแต่ละครั้งมีขนาดเล็ก แต่เมื่อรวมกันแล้ว อาจใช้เวลาส่วนใหญ่ของวัน

การอัตโนมัติงานอาร์ตเวิร์กหมายถึงการตั้งค่าซอฟต์แวร์ให้ทำซ้ำงานที่ตกลงกันไว้ เช่น การวางข้อความ การเปลี่ยนภาพ หรือการบันทึกไฟล์ด้วยชื่อที่ถูกต้อง ชื่อที่ถูกต้องก็ได้ การเตรียมการตั้งค่านี้ก็ต้องใช้เวลาเช่นกัน คำถามที่สำคัญคือ ระบบนี้จะช่วยประหยัดงานได้มากกว่างานที่มันสร้างขึ้นหรือไม่

นักออกแบบและผู้ปฏิบัติงานมักเป็นบุคคลที่เหมาะสมที่สุดในการตอบคำถามนี้ พวกเขารู้ดีว่างานใดเป็นงานที่ต้องกลับมาทำซ้ำ และงานใดต้องการการตัดสินใจใหม่ ทุกครั้ง

นับจำนวนไฟล์ที่คุณผลิตจริง

ผู้จัดการอาจอธิบายงานว่า “การออกแบบฉลากหนึ่งชิ้น” ส่วนผู้เตรียมไฟล์อาจเห็นผลิตภัณฑ์ 12 ชนิด ขนาด 3 ขนาด และเวอร์ชันตลาด 4 เวอร์ชัน

ซึ่งอาจหมายถึงไฟล์ที่แตกต่างกันถึง 144 ไฟล์ ก่อนที่จะมีการแก้ไขใดๆ เกิดขึ้น

เขียนเวอร์ชันที่ทีมของคุณสร้างขึ้นจริง ๆ ให้ครบถ้วน รวมถึง:

• ผลิตภัณฑ์หรือรสชาติ,
• ขนาดและรูปแบบ,
• ภาษาและประเทศ,
• การอัปเดตหลังการส่งมอบครั้งแรก,
• การตรวจสอบและการแก้ไขรอบต่างๆ,
• รูปแบบไฟล์สุดท้ายที่จำเป็นสำหรับแต่ละเวอร์ชัน

สิ่งนี้ทำให้ทุกคนมองเห็นปริมาณงานได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังอธิบายได้ว่าทำไมการแก้ไขเพียงหนึ่งบรรทัดอาจใช้เวลานานกว่าที่บุคคลภายนอก ทีมผลิตคาดหวัง

ใช้ผลงานล่าสุดเป็นตัวอย่าง คุณไม่จำเป็นต้องมีบันทึกที่สมบูรณ์แบบเพื่อเริ่มต้น; รายการงานที่ชัดเจนเป็นจุดเริ่มต้นที่มีประโยชน์

เลือกงานที่มีกฎเกณฑ์ชัดเจน

งานที่ต้องทำซ้ำบางอย่างตั้งค่าได้ง่ายกว่างานอื่นๆ

การแทนที่ชื่อผลิตภัณฑ์ในช่องข้อความที่กำหนดไว้เป็นงานที่ชัดเจน เช่นเดียวกับการเพิ่มภาพที่ถูกต้องหรือการบันทึกไฟล์แต่ละไฟล์ด้วยชื่อที่ตกลงกันไว้ การตัดสินใจเลือกสไตล์ภาพใหม่ต้องการงานในลักษณะที่ต่างออกไป

ค้นหางาน เช่น:

• การวางรายละเอียดผลิตภัณฑ์ที่ตรวจสอบแล้วลงในเลย์เอาต์ที่มีอยู่,
• การสร้างเวอร์ชันภาษาต่าง ๆ ของการออกแบบเดียวกัน,
• การเพิ่มตราสัญลักษณ์เฉพาะให้กับผลิตภัณฑ์ที่จำเป็นเท่านั้น,
• การจัดเรียงรายการส่วนผสมหรือขั้นตอนการใช้งาน,
• ส่งออกหลายเวอร์ชันด้วยการตั้งค่าเดียวกัน

กฎต้องอธิบายว่าควรเกิดอะไรขึ้น “ทำให้ดูดีขึ้น” เป็นคำสั่งที่ยากจะทำซ้ำ “รักษาระยะห่างที่ชัดเจนใต้ชื่อเรื่องเมื่อเพิ่มบรรทัดใหม่” เป็นสิ่งที่นักออกแบบสามารถอธิบายได้ และผู้เตรียมสคริปต์สามารถทดสอบได้

วัดบางอย่างก่อนเริ่ม

เลือกงานขนาดเล็กที่เป็นตัวอย่างทั่วไป และบันทึกวิธีที่ทีมจัดการงานนั้นในปัจจุบัน ให้บันทึกสั้นๆ พอที่ผู้คนจะนำไปใช้ได้จริง

เวลาที่ใช้ในการสร้างไฟล์

นับจำนวนการแก้ไข การส่งออก และการตั้งชื่อไฟล์ รวมถึงเวลาที่ใช้ในการค้นหาข้อความหรือภาพที่ถูกต้อง

เวลาที่ใช้ในการตรวจสอบและแก้ไข

โปรดบันทึกข้อผิดพลาด เช่น ที่อยู่เก่า รูปภาพผิด หรือเวอร์ชันภาษาที่ขาดไป นอกจากนี้ยังต้องบันทึกการเปลี่ยนแปลงในข้อความที่ส่งมาด้วย การแก้ไข การปรับเนื้อหาให้สอดคล้องกับข้อความต้นฉบับนั้นแตกต่างจากข้อผิดพลาดในการคัดลอก

เวลาที่ใช้ไปในการรอ

ผู้ดำเนินการกำลังรอไฟล์สเปรดชีตอยู่หรือไม่? นักออกแบบต้องการให้ใครสักคนยืนยันประโยคหนึ่งหรือไม่? ความล่าช้าเหล่านี้ช่วยอธิบายงานทั้งหมดได้ แม้เมื่อซอฟต์แวร์ไม่สามารถลบพวกมันได้

งานที่ยังต้องการนักออกแบบ

นับจำนวนไฟล์ที่จำเป็นต้องปรับรูปแบบการจัดวางอย่างเฉพาะเจาะจง และบันทึกเหตุผลไว้: เช่น ชื่อเรื่องยาวผิดปกติ หรือลูกค้าขอเวอร์ชันพิเศษ

บันทึกเหล่านี้ให้ทีมมีข้อมูลที่เป็นรูปธรรมเพื่อเปรียบเทียบหลังการทดลองใช้ การสร้างไฟล์ที่เร็วขึ้นจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่องานที่เสร็จสิ้นยังคงมีคุณภาพดี

รวมถึงการเตรียมการและการดูแลรักษา

ระบบอัตโนมัติจำเป็นต้องมีการตั้งค่าที่ผู้คนสามารถเข้าใจและดูแลรักษาได้

ทีมอาจจำเป็นต้องจัดระเบียบแม่แบบ Illustrator, ตกลงเกี่ยวกับคอลัมน์ในสเปรดชีต, เตรียมผลิตภัณฑ์ตัวอย่าง และเขียน Design Script Design Script ประกอบด้วยคำสั่งที่ใช้ในการสร้างหรืออัปเดตงานออกแบบ

พนักงานยังต้องใช้เวลาเพื่อเรียนรู้ขั้นตอนการทำงานและตรวจสอบผลลัพธ์ด้วย นอกจากนี้ เมื่อแบรนด์มีการเปลี่ยนแปลงการออกแบบ ก็ต้องมีผู้รับผิดชอบในการอัปเดตการตั้งค่าให้สอดคล้อง หรือขอไฟล์ประเภทใหม่

ให้รวมทั้งหมดนี้ไว้ในประมาณการเวลา การตั้งค่าที่ใช้เพียงครั้งเดียวอาจช่วยประหยัดเวลาได้น้อยมาก แต่การตั้งค่าเดียวกันที่ใช้สำหรับการอัปเดตผลิตภัณฑ์อย่างสม่ำเสมออาจช่วยประหยัด หลายชั่วโมงเมื่อเวลาผ่านไป

ไฟล์ Illustrator ที่มีอยู่ยังคงมีประโยชน์ได้ เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบว่าส่วนใดพร้อมที่จะใช้ซ้ำ และส่วนใดจำเป็นต้องปรับปรุงให้เรียบร้อย

ลองทำงานเล็กๆ หนึ่งชิ้นตั้งแต่ต้นจนจบ

เลือกกลุ่มผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องกัน รวมถึงฉลากปกติ ชื่อผลิตภัณฑ์ที่ยาว และเวอร์ชันที่มีข้อความเพิ่มเติมหรือตราสัญลักษณ์ที่เลือกใช้ได้

ตกลงกันว่าใครจะรับผิดชอบส่วนใด:

1. เพื่อนร่วมงานด้านเนื้อหาจะจัดหาและตรวจสอบคำและตัวเลข
2. นักออกแบบจะยืนยันว่าเลย์เอาต์ควรทำงานอย่างไร
3. ผู้รับผิดชอบการเตรียมระบบอัตโนมัติจะสร้างและทดสอบกฎต่างๆ
4. ผู้ดำเนินการจะรันงานที่เตรียมไว้และตรวจสอบสถานะของงาน
5. ผู้ตรวจสอบจะตรวจสอบงานออกแบบที่เสร็จสิ้นแล้ว

ใน Paqira, workflow คือลำดับขั้นตอนที่บันทึกไว้เพื่อสร้างไฟล์ ให้รันเวอร์ชันทดลองผ่าน workflow ทั้งหมด รวมถึง การตรวจสอบ ดังนั้นการเปรียบเทียบนี้จึงครอบคลุมงานที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว

ถามผู้ดำเนินการว่าส่วนใดที่ก่อให้เกิดความสับสน ถามนักออกแบบว่าส่วนใดที่ยังจำเป็นต้องแก้ไขด้วยมือ คำตอบเหล่านั้นมีความสำคัญไม่แพ้กับเวลาที่ประหยัดได้

ใช้ผลลัพธ์เพื่อตัดสินใจขั้นตอนต่อไป

เปรียบเทียบเวอร์ชันทดลองกับงานต้นฉบับ ดูว่าช่วยลดการแก้ไขซ้ำได้หรือไม่ ไฟล์ตรวจสอบได้ง่ายขึ้นหรือไม่ และเพื่อนร่วมงานที่ได้รับการฝึกอบรมแล้วสามารถ ทำตามขั้นตอนเดียวกันได้ไหม?

การคำนวณตัวอย่างสามารถช่วยอธิบายการตัดสินใจได้ หากการตั้งค่าใช้เวลาแปดชั่วโมง และแต่ละชุดงานถัดไปประหยัดเวลาได้สองชั่วโมง ก็ต้องใช้สี่ชุดงาน เพื่อชดเชยเวลาการตั้งค่า ก่อนที่จะพิจารณาค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา ใช้ข้อมูลของคุณเองเพื่อตัดสินใจอย่างจริงจัง

หากเวอร์ชันทดลองยังต้องปรับปรุงบ่อยครั้ง ให้ปรับปรุงให้สมบูรณ์ก่อนที่จะเพิ่มผลิตภัณฑ์เพิ่มเติม หากแต่ละไฟล์ต้องการการออกแบบที่ต่างกันโดยสิ้นเชิง ก็ อาจมีงานที่ต้องทำซ้ำเล็กน้อยเพื่อลบออก

ผลลัพธ์ที่มีประโยชน์ควรเห็นได้ชัดในงานประจำวัน: การแก้ไขซ้ำน้อยลง การตรวจสอบที่ชัดเจนขึ้น และมีเวลามากขึ้นในการจัดการกับไฟล์ที่ต้องการความใส่ใจเป็นพิเศษ สิ่งนี้ทำให้ทีมมีเหตุผลที่เป็นรูปธรรมในการใช้ระบบอัตโนมัติ และทำให้ผู้จัดการมีหลักฐานสนับสนุนการลงทุน