เริ่มต้นด้วยสามคำถามในชีวิตประจำวัน
ฟรีแลนเซอร์สามารถดูงานออกแบบของลูกค้าอื่นได้หรือไม่? ใครที่เปลี่ยนชื่อผลิตภัณฑ์เมื่อวาน? ลิงก์รีวิวยังสามารถเปิดได้หลังจากงานเสร็จสิ้นหรือไม่?
นี่เป็นคำถามที่มีประโยชน์สำหรับทุกคนที่ทำงานกับไฟล์สำหรับการผลิต คุณไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคเพื่อถามคำถามเหล่านี้
ใน Paqira พื้นที่ทำงาน (workspace) คือพื้นที่ร่วมกันที่ทีมทำงานอยู่ ภายในพื้นที่นี้ คอลเลกชัน (collections) ช่วยจัดเก็บงานที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกัน คอลเลกชันหนึ่งอาจ เก็บเนื้อหาและสคริปต์สำหรับกลุ่มผลิตภัณฑ์
ไฟล์ยังจำเป็นต้องมีที่เก็บไว้ และงานผลิตจำเป็นต้องใช้คอมพิวเตอร์ที่รันระบบ Adobe Illustrator การรู้ว่าใครสามารถใช้ส่วนใดได้ทำให้ ทำให้งานประจำวันติดตามได้ง่ายขึ้น
เริ่มต้นด้วยการตกลงกันว่าใครจำเป็นต้องดูงาน ใครจำเป็นต้องแก้ไข และใครจะรับผิดชอบการตั้งค่า
ให้แต่ละคนได้รับสิทธิ์การเข้าถึงที่จำเป็น
นักออกแบบ ผู้บรรณาธิการเนื้อหา และผู้ดำเนินการอาจต้องการสิทธิ์การเข้าถึงที่แตกต่างกัน สิทธิ์การเข้าถึงกำหนดว่าบุคคลนั้นสามารถเห็นหรือทำอะไรได้บ้าง
Paqira มีสี่บทบาทในพื้นที่ทำงาน:
- เจ้าของ: สิทธิ์เข้าถึงเต็มรูปแบบ รวมถึงการจัดการการเรียกเก็บเงินและการลบพื้นที่ทำงาน
- ผู้จัดการ: สามารถจัดการข้อมูลพื้นที่ทำงาน บุคลากร และสถานีทำงาน รวมถึงดำเนินการซื้อสินค้าตามสิทธิ์ที่ได้รับอนุญาต ผู้จัดการไม่สามารถเปลี่ยนเจ้าของได้
- สมาชิก: สามารถสร้างและแก้ไขข้อมูลประจำวันได้ แต่ไม่สามารถจัดการการตั้งค่าพื้นที่ทำงาน บุคลากร หรือสถานีทำงานได้
- ผู้ใช้แบบแขก: สามารถดูข้อมูลที่มีอยู่และดำเนินการตามขั้นตอนได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลในพื้นที่ทำงานได้
การเข้าถึงยังสามารถจำกัดไว้เฉพาะคอลเลกชันที่เลือกไว้ โดยให้สิทธิ์ในการดูหรือแก้ไขได้
ตัวอย่างเช่น ผู้ที่ช่วยงานกับกลุ่มผลิตภัณฑ์หนึ่งอาจต้องการเข้าถึงเฉพาะคอลเลกชันนั้นเท่านั้น ส่วนผู้ดำเนินการที่รันงานที่เตรียมไว้แล้วอาจไม่จำเป็นต้อง เพื่อแก้ไขรายละเอียดผลิตภัณฑ์
หากคุณไม่สามารถเปิดหรือแก้ไขสิ่งที่คุณต้องการได้ โปรดติดต่อผู้ดูแลพื้นที่ทำงานเพื่อตรวจสอบบทบาทและสิทธิ์การเข้าถึงคอลเลกชันของคุณ
กำหนดสถานที่จัดเก็บไฟล์
เมื่อสร้างพื้นที่ทำงาน ทีมจะเลือกว่าไฟล์ที่อัปโหลดและสร้างขึ้นจะถูกจัดเก็บไว้ที่ใด
ตัวเลือกมีทั้งพื้นที่จัดเก็บข้อมูลแบบ Paqira หรือ พื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่เข้ากันได้กับ S3 ของทีมเอง นี่คือประเภทพื้นที่จัดเก็บไฟล์ออนไลน์ที่เพื่อนร่วมงานด้าน IT หรือ ผู้ให้บริการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลสามารถช่วยตั้งค่าได้ bucket คือพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่มีชื่อ ซึ่งใช้สำหรับไฟล์เหล่านั้น
คุณไม่จำเป็นต้องเรียนรู้การตั้งค่าพื้นที่จัดเก็บเพื่อเตรียมงานออกแบบ หากทีมเลือกพื้นที่จัดเก็บของตนเอง ผู้ที่ตั้งค่าต้องจัดเตรียม รายละเอียดการเชื่อมต่อและข้อมูลรับรองการเข้าถึง Paqira ทดสอบการเชื่อมต่อโดยการอัปโหลด อ่าน และลบไฟล์ทดสอบขนาดเล็ก ระบบ ข้อมูลการเชื่อมต่อจะถูกเข้ารหัสเมื่อจัดเก็บ
การเลือกพื้นที่จัดเก็บข้อมูลไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ภายในพื้นที่ทำงานเดียวกันในภายหลัง หากต้องการตั้งค่าที่ต่างกัน ต้องใช้พื้นที่ทำงานแยกต่างหาก
ก่อนที่จะเลือก ให้ตกลงกันก่อนว่าใครจะเป็นผู้ดูแลสิทธิ์การเข้าถึง ระยะเวลาที่ควรเก็บไฟล์ไว้ และวิธีการจัดการการสำรองข้อมูล หากท่านเป็นผู้ดำเนินการ, โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทราบว่าจะติดต่อใครเมื่อไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ได้
ทราบว่าคอมพิวเตอร์เครื่องใดกำลังทำงานนั้น
Paqira Workstation เชื่อมต่อพื้นที่ทำงานกับคอมพิวเตอร์ Mac หรือ Windows ที่ติดตั้ง Adobe Illustrator ไว้ นั่นคือที่ที่งานออกแบบกราฟิกถูกดำเนินการ
คอมพิวเตอร์ต้องเชื่อมต่อและพร้อมใช้งานสำหรับบุคคลและกลุ่มที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ยังต้องมีฟอนต์ แม่แบบ และอื่นๆ ไฟล์ที่งานนั้นต้องการ
ก่อนการผลิตในปริมาณมาก ผู้ดำเนินการสามารถตรวจสอบได้ดังนี้:
- สถานีทำงานที่คาดไว้ได้เชื่อมต่อแล้วหรือไม่?
- ใช้งานได้สำหรับคอลเลกชันนี้หรือไม่?
- ฟอนต์และไฟล์ที่จำเป็นพร้อมแล้วหรือไม่?
- การทดสอบขนาดเล็กจะสร้างงานออกแบบตามที่คาดหวังได้หรือไม่?
ผู้ที่ดูแลคอมพิวเตอร์ควรควบคุมว่าใครสามารถใช้งานได้และดูแลซอฟต์แวร์ให้อยู่ในสภาพดี ควรตัดการเชื่อมต่อสถานีงานที่ ทีมไม่ใช้แล้ว
สิ่งนี้ช่วยให้ผู้ใช้มีจุดอ้างอิงที่ชัดเจนเมื่อต้องรอให้งานเริ่มหรือเมื่อฟอนต์ที่จำเป็นขาดหายไป
แต่งตั้งผู้รับผิดชอบไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน
ไลบรารีสามารถเก็บทรัพยากรที่ทีมใช้ซ้ำได้ รวมถึงงานออกแบบ สัญลักษณ์ สี และฟอนต์ การแบ่งปันทรัพยากรเหล่านี้ช่วยประหยัดเวลาให้พนักงาน ค้นหาและคัดลอกจากงานเก่า
นอกจากนี้ยังหมายความว่า การเปลี่ยนแปลงหนึ่งครั้งอาจส่งผลต่อโครงการมากกว่าหนึ่งโครงการ
ตกลงกันว่าใครสามารถเปลี่ยนโลโก้ อัปเดตสี หรือปรับกฎการใช้ฟอนต์ได้ ลองอัปเดตสำคัญบนงานทดสอบก่อนนำไปใช้กับงานผลิตในปริมาณมาก
ใช้ชื่อที่ชัดเจนเพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถระบุได้ว่างานนั้นต้องการทรัพยากรใด เมื่อมีสิ่งใดดูผิดปกติ ผู้ปฏิบัติงานควรรู้ว่าใครเป็นผู้ดูแลทรัพยากรนั้น
หลักการเดียวกันนี้ใช้กับสคริปต์และเวิร์กโฟลว์ สคริปต์ ประกอบด้วยคำสั่งสำหรับการปรับเปลี่ยนงานออกแบบ เวิร์กโฟลว์ คือลำดับขั้นตอนที่บันทึกไว้ ขั้นตอนการผลิต ผู้ที่แก้ไขข้อความผลิตภัณฑ์อาจมีหน้าที่ต่างจากผู้ที่ดูแลรักษาคำสั่งเหล่านั้น
ตรวจสอบประวัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง
บันทึกการตรวจสอบของ Paqira เป็นประวัติการดำเนินการสำคัญในพื้นที่ทำงาน ผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงสามารถใช้บันทึกเหล่านี้เพื่อตรวจสอบการเปลี่ยนแปลง
ประวัติการทำงานสามารถช่วยตอบคำถาม เช่น:
- มีการเปลี่ยนแปลงสิทธิ์การเข้าถึงของใครหรือไม่?
- สคริปต์หรือเวิร์กโฟลว์ได้รับการอัปเดตแล้วหรือไม่?
- ลิงก์สำหรับการตรวจสอบสาธารณะถูกสร้างขึ้นหรือถูกปิดแล้วหรือไม่?
- ส่วนใดของพื้นที่ทำงานที่เราควรตรวจสอบเมื่อได้รับผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิด?
บันทึกกิจกรรมไม่บอกคุณว่างานออกแบบนั้นถูกต้องหรือได้รับการอนุมัติแล้วหรือไม่ แต่ช่วยทีมตรวจสอบว่าเกิดอะไรขึ้น
หากไม่สามารถเปิดบันทึกได้ โปรดแจ้งชื่อรายการและเวลาที่พบปัญหาให้กับผู้จัดการพื้นที่ทำงาน การแจ้งข้อมูลดังกล่าวจะมีประโยชน์มากกว่าการขอ ให้พวกเขาค้นหาการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ได้ระบุไว้
ตรวจสอบว่าลิงก์รีวิวอนุญาตให้ทำอะไรได้บ้าง
ลิงก์ตรวจสอบสาธารณะช่วยให้ใครก็ตามที่มีลิงก์สามารถดูตัวอย่างได้ ซึ่งอาจมีประโยชน์เมื่อลูกค้าต้องการดูงานออกแบบ
ส่งลิงก์ให้เฉพาะบุคคลที่ตั้งใจไว้เท่านั้น เมื่อไม่จำเป็นแล้ว ให้ยกเลิก — ปิดใช้งาน — เพื่อให้ URL ดังกล่าวไม่สามารถเปิดหน้าตัวอย่างได้อีกต่อไป ความคิดเห็นและประวัติการตรวจสอบยังคงอยู่
การเพิ่ม ตอบกลับ หรือแก้ไขความคิดเห็น ต้องลงชื่อเข้าใช้และเป็นสมาชิกของพื้นที่ทำงาน การสามารถดูตัวอย่างสาธารณะไม่ได้ให้ ให้สิทธิ์ทั้งหมดของสมาชิกทีมแก่บุคคลหนึ่ง
ก่อนที่จะแชร์ ให้ตรวจสอบว่าคุณได้เลือกเวอร์ชันงานออกแบบที่ถูกต้องแล้ว นอกจากนี้ ให้ตกลงกันด้วยว่าใครจะเป็นผู้ปิดลิงก์เมื่อการตรวจสอบเสร็จสิ้น
ให้ทิ้งคำแนะนำที่ชัดเจนไว้สำหรับคนต่อไป
เขียนบันทึกสั้นๆ สำหรับทีม: ใครเป็นผู้จัดการสิทธิ์การเข้าถึง, ใครเป็นผู้ดูแลไฟล์ที่แชร์, ใครเป็นผู้ดูแลสถานีงาน และใครเป็นผู้จัดการลิงก์การตรวจสอบ
อัปเดตสิทธิ์การเข้าถึงเมื่อมีผู้ออกจากโครงการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลอื่นสามารถดูแลทรัพยากรที่แชร์ซึ่งผู้ดังกล่าวเคยรับผิดชอบได้
การตัดสินใจเหล่านี้ช่วยนักออกแบบหาไฟล์ที่ถูกต้อง และช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานรู้ว่าควรขอความช่วยเหลือจากใคร นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้จัดการมีภาพที่ชัดเจนขึ้น ภาพรวมของวิธีที่ทีมจัดการข้อมูลผลิตภัณฑ์และงานออกแบบ