Почніть із роботи, що постійно повторюється
Ви змінюєте адресу на етикетці. Потім відкриваєте наступний розмір і знову змінюєте її. Після цього йдуть інші смаки та мовні версії. Перед відправленням файлів хтось повинен перевірити, чи нічого не пропущено.
Кожне редагування невелике. Разом вони можуть забрати значну частину дня.
Автоматизація створення макетів означає налаштування програмного забезпечення для повторення узгоджених завдань, таких як вставлення тексту, зміна зображень або збереження файлів із правильними іменами. Підготовка такого налаштування також потребує часу. Корисне запитання полягає в тому, чи воно заощадить більше роботи, ніж створить.
Дизайнери та оператори часто є найкращими людьми, щоб відповісти на це. Вони знають, які завдання повторюються, а які потребують нового рішення щоразу.
Підрахуйте файли, які ви насправді створюєте
Менеджер може описати завдання як «один дизайн етикетки». Людина, яка готує файли, може бачити дванадцять продуктів, три розміри та чотири ринкові версії.
Це може означати 144 різні файли ще до того, як надійдуть будь-які виправлення.
Запишіть версії, які ваша команда насправді створює. Вкажіть:
- продукти або смаки,
- розміри та формати,
- мови та країни,
- оновлення після першої поставки,
- перевірки та цикли виправлень,
- кінцеві формати файлів, потрібні для кожної версії.
Це полегшує всім розуміння обсягу роботи. Це також пояснює, чому зміна одного рядка може зайняти більше часу, ніж хтось поза виробничою командою очікує.
Візьміть за приклад нещодавнє завдання. Для початку вам не потрібні бездоганні записи; чіткий перелік робіт — це корисний старт.
Обирайте завдання з чіткими правилами
Деякі повторювані завдання налаштувати простіше, ніж інші.
Заміна назви товару у відомому текстовому полі — це чітке завдання. Так само як і додавання потрібного зображення або збереження кожного файлу під узгодженою назвою. Визначення нового візуального стилю вимагає іншого виду роботи.
Зверніть увагу на такі завдання:
- вставлення перевірених даних про товар у наявний макет,
- створення мовних версій одного й того самого дизайну,
- додавання значка лише до тих товарів, які цього потребують,
- упорядкування списку інгредієнтів або кроків інструкції,
- експорт кількох версій з однаковими налаштуваннями.
Правило має описувати, що має статися. «Зробити це красивішим» важко повторити. «Зберігати чіткий проміжок під заголовком, коли він переходить на новий рядок» — це те, що дизайнер може пояснити, а людина, яка готує скрипт, може перевірити.
Перед початком виміряйте кілька речей
Виберіть невелике типове завдання та зафіксуйте, як команда виконує його сьогодні. Робіть нотатки настільки короткими, щоб люди справді ними користувалися.
Час, витрачений на створення файлів
Підрахуйте кількість редагувань, експортів та перейменувань файлів. Врахуйте час, витрачений на пошук правильного тексту чи зображення.
Час, витрачений на перевірку та виправлення
Відзначайте помилки, такі як застаріла адреса, неправильне зображення або відсутня мовна версія. Також фіксуйте зміни у наданому тексті. Виправлення до вихідного тексту відрізняється від помилки при копіюванні.
Час, витрачений на очікування
Чи чекав оператор на електронну таблицю? Чи потрібно було дизайнеру, щоб хтось підтвердив речення? Ці затримки допомагають зрозуміти суть роботи в цілому, навіть якщо програмне забезпечення не може їх усунути.
Робота, яка все ще потребує дизайнера
Підрахуйте файли, які потребують індивідуальних змін у верстці. Зафіксуйте причину: можливо, заголовок є надзвичайно довгим або клієнт замовив спеціальну версію.
Ці нотатки дають команді конкретні критерії для порівняння після тестування. Швидше створення файлів є корисним лише в тому випадку, якщо кінцевий результат залишається якісним.
Включіть підготовку та обслуговування
Автоматизація потребує налаштування, яке люди можуть зрозуміти та підтримувати.
Команді може знадобитися доопрацювати шаблон Illustrator, узгодити стовпці електронної таблиці, підготувати зразки продукції та написати Design Script. Design Script містить інструкції, що використовуються для створення або оновлення макетів.
Людям також потрібен час, щоб освоїти робочі етапи та перевірити результати. Згодом хтось повинен оновити налаштування, коли бренд змінює свій дизайн або просить новий тип файлу.
Врахуйте все це при оцінці часу. Налаштування, яке використовується лише один раз, може заощадити дуже мало. Те саме налаштування, яке використовується для регулярних оновлень продукту, може заощадити багато годин з часом.
Існуючі файли Illustrator можуть і надалі бути корисними. Почніть з перевірки, які частини готові до повторного використання, а які потребують доопрацювання.
Спробуйте виконати одне невелике завдання від початку до кінця
Виберіть групу пов’язаних продуктів. Додайте звичайну етикетку, довгу назву продукту та версію з додатковим текстом або опційним значком.
Домовтеся, хто виконуватиме кожну частину:
- Співробітник, відповідальний за контент, надає та перевіряє тексти й цифри.
- Дизайнер підтверджує, як має поводитися верстка.
- Особа, яка готує автоматизацію, створює та тестує правила.
- Оператор запускає підготовлене завдання та перевіряє його стан.
- Рецензент перевіряє готовий макет.
У Paqira робочий процес — це збережена послідовність кроків, що використовується для створення файлів. Запустіть пробну версію через весь робочий процес, включаючи перевірку, щоб порівняння стосувалося завершеного завдання.
Запитайте оператора, що викликало у нього труднощі. Запитайте дизайнера, де все ще потрібні ручні виправлення. Ці відповіді мають таке ж значення, як і заощаджений час.
Використовуйте результати, щоб вирішити, що робити далі
Порівняйте пробний запуск з оригінальним завданням. Чи зменшилася кількість повторних правок? Чи стало простіше перевіряти файли? Чи міг би інший навчений колега виконувати ті самі кроки?
Вигаданий приклад може допомогти пояснити це рішення. Якщо налаштування займає вісім годин, а кожна наступна партія економить дві години, то знадобиться чотири партії щоб окупити час налаштування, не враховуючи обслуговування. Використовуйте власні цифри для реального рішення.
Якщо пробна версія все ще потребує частих виправлень, вдоскональте її, перш ніж додавати нові продукти. Якщо кожен файл потребує абсолютно іншого дизайну, то може бути мало повторюваної роботи, яку можна усунути.
Корисний результат має бути помітним у повсякденній роботі: менше повторних правок, чіткіші перевірки та більше часу на роботу з файлами, що потребують особливої уваги. Це дає команді практичну причину використовувати автоматизацію, а керівнику — аргументи на користь інвестицій.