Почніть із трьох повсякденних запитань
Чи може фрілансер переглянути макети іншого клієнта? Хто вчора змінив назву товару? Чи можна відкрити посилання для перегляду після завершення завдання?
Ці питання будуть корисними для всіх, хто працює з виробничими файлами. Не потрібно бути технічним фахівцем, щоб їх поставити.
У Paqira робоча область — це спільний простір, у якому працює команда. У ній колекції об’єднують пов’язані між собою завдання. Колекція може містити контент та скрипти для групи продуктів.
Файлам також потрібне місце для зберігання, а для виконання виробничих завдань потрібен комп’ютер із встановленим Adobe Illustrator. Знання того, хто може використовувати кожну частину, робить щоденну роботу легше відстежувати.
Почніть з узгодження того, хто повинен переглядати роботу, хто — вносити зміни, а хто відповідає за налаштування.
Надайте кожній особі необхідний доступ
Дизайнер, редактор контенту та оператор можуть потребувати різних прав доступу. Права доступу визначають, що саме особа може бачити або робити.
Paqira має чотири ролі в робочому просторі:
- Власник: повний доступ, включаючи оплату та видалення робочого простору.
- Менеджер: може керувати даними робочого простору, людьми та робочими станціями, а також здійснювати дозволені покупки. Менеджер не може змінювати власника.
- Учасник: може створювати та редагувати повсякденні дані, але не може керувати налаштуваннями робочого простору, людьми чи робочими станціями.
- Гість: може переглядати доступні дані та запускати процеси, але не може редагувати дані робочого простору.
Доступ також можна обмежити певними колекціями, надаючи дозвіл на їх перегляд або редагування.
Наприклад, особі, яка допомагає з одним асортиментом продукції, може знадобитися доступ лише до цієї колекції. Оператору, який виконує підготовлені завдання, може не знадобитися щоб редагувати дані про продукти.
Якщо ви не можете відкрити або змінити щось необхідне, попросіть особу, яка керує робочим простором, перевірити вашу роль та доступ до колекції.
Визначте, де будуть зберігатися файли
Під час створення робочого простору команда обирає, де зберігатимуться завантажені та згенеровані файли.
Доступні варіанти — це сховище Paqira або власне S3-сумісне сховище команди. Це тип онлайн-сховища файлів, яке ІТ-колега або Постачальник послуг зберігання даних може допомогти з налаштуванням. Бакет — це іменована область зберігання, що використовується для цих файлів.
Для підготовки макетів не потрібно вивчати налаштування сховищ. Якщо команда обирає власне сховище, особа, яка його налаштовує, повинна надати деталі підключення та облікові дані для доступу. Paqira перевіряє з’єднання шляхом завантаження, читання та видалення невеликого тестового файлу. Дані Дані про з’єднання шифруються під час зберігання.
Вибір сховища не можна змінити пізніше в межах одного робочого простору. Для іншої конфігурації потрібен окремий робочий простір.
Перш ніж зробити вибір, домовтеся, хто буде відповідати за доступ, як довго слід зберігати файли та як буде здійснюватися резервне копіювання. Якщо ви є оператором, Переконайтеся, що знаєте, до кого звертатися, якщо файли недоступні.
Дізнайтеся, на якому комп’ютері виконується завдання
Paqira Workstation підключає робочий простір до комп’ютера на базі Mac або Windows із встановленим Adobe Illustrator. Саме там виконується завдання з макету.
Комп’ютер має бути підключений до мережі та доступний для відповідних осіб та колекцій. Також необхідні шрифти, шаблони та інші файли, необхідні для виконання завдання.
Перед запуском великого тиражу оператор може перевірити:
- Чи підключена очікувана робоча станція?
- Чи доступно це для цієї колекції?
- Чи готові необхідні шрифти та файли?
- Чи дає невеликий тест очікуваний результат у вигляді графічних матеріалів?
Особа, яка керує комп’ютером, також повинна контролювати, хто може ним користуватися, та забезпечувати технічне обслуговування програмного забезпечення. Відключіть робочі станції, які команда більше не використовує.
Це дає людям чітке місце, де шукати, коли завдання очікує на виконання або бракує потрібного шрифту.
Призначте відповідального за спільні файли
Бібліотека може містити ресурси, які команда використовує повторно, зокрема макети, символи, кольори та шрифти. Спільне використання цих ресурсів позбавляє людей від пошуку та копіювання їх зі старих завдань.
Це також означає, що зміна може мати значення для більш ніж одного проєкту.
Домовтеся, хто може замінити логотип, оновити колір або змінити правило щодо шрифту. Спробуйте важливе оновлення на тестовому завданні, перш ніж застосовувати його для більшого тиражу.
Використовуйте чіткі назви, щоб оператор міг визначити, який ресурс потрібен для виконання завдання. Якщо щось виглядає неправильно, він повинен знати, хто відповідає за його обслуговування.
Те саме стосується скриптів та робочих процесів. Скрипт містить інструкції щодо зміни графічних матеріалів. Робочий процес — це збережена послідовність Етапів виробництва. Особа, яка редагує текст про товар, може мати іншу посаду, ніж особа, яка відповідає за підтримку цих інструкцій.
Перевіряйте історію, коли щось змінюється
Журнали аудиту Paqira — це історія важливих дій у робочому просторі. Користувачі з відповідним доступом можуть використовувати їх для розслідування змін.
Історія може допомогти відповісти на такі питання:
- Чи було змінено чийсь доступ?
- Чи було оновлено скрипт або робочий процес?
- Чи було створено або вимкнено посилання для публічного перегляду?
- Яку частину робочого простору слід перевірити після отримання несподіваного результату?
Запис про дію не вказує, чи є макет правильним або затвердженим. Він допомагає команді з’ясувати, що сталося.
Якщо ви не можете відкрити журнали, повідомте адміністратору робочого простору назву елемента та час, коли ви помітили проблему. Це корисніше, ніж запитувати їх для пошуку невизначеної зміни.
Перевірте, що дозволяє посилання на огляд
Публічне посилання на перегляд дозволяє будь-кому, хто має це посилання, переглянути попередній перегляд. Це може бути корисно, коли клієнту потрібно побачити макет.
Надсилайте посилання лише тим, кому воно призначене. Коли воно більше не потрібне, скасуйте його — вимкніть — щоб за цим URL більше не відкривався попередній перегляд. Коментарі та історія перегляду зберігаються.
Щоб додавати, відповідати на коментарі або редагувати їх, потрібно увійти в систему та бути учасником робочого простору. Можливість перегляду публічного попереднього перегляду не надає комусь усі права члена команди.
Перед тим як поділитися, переконайтеся, що ви вибрали правильну версію макета. Також домовтеся, хто вимкне посилання після завершення перегляду.
Залиште наступній особі чіткі інструкції
Залиште коротку записку для команди: хто керує доступом, хто підтримує спільні файли, хто опікується робочою станцією та хто керує посиланнями для перегляду.
Оновіть права доступу, коли хтось залишає проєкт. Перевірте, чи інша особа може опікуватися спільними ресурсами, які ця людина підтримувала.
Ці рішення допомагають дизайнеру знайти потрібні файли, а оператору — зрозуміти, куди звернутися за допомогою. Вони також дають менеджерам чіткіше уявлення про те, як команда працює з інформацією про продукт і графічними матеріалами.