Текст уже міститься в електронній таблиці
Ваш колега надсилає таблицю з назвами продуктів, вагою та складом. Інформація є, але хтось усе одно має вручну скопіювати кожне значення у відповідний файл Illustrator.
Це займає час. Крім того, легко вставити текст у неправильну версію або пропустити пізнішу поправку.
Paqira може імпортувати файли CSV та Excel у колекцію. Колекція об’єднує пов’язані між собою матеріали, наприклад контент для певної групи етикеток. CSV — це текстовий файл, що містить таблицю; програми для роботи з електронними таблицями зазвичай можуть зберігати цей формат.
Після імпорту збережений контент може використовуватися за допомогою підготовлених скриптів для макетів та робочих процесів. Ви все одно перевіряєте інформацію та результат, але вам не доведеться повторно вводити кожне значення.
Визначте, що означає кожен рядок
Перед імпортом вирішіть, чи описує файл один товар чи кілька товарів. Paqira підтримує обидва типи таблиць.
Один файл описує один товар
У цій таблиці кожен рядок містить назву поля та його значення. Поле — це названа частина інформації.
Наприклад:
| Поле | Значення |
|---|---|
| productName | Лимонний чай |
| netWeight | 100 г |
| ingredients | Текст із зазначеними інгредієнтами |
Необов’язкове значення мови вказує Paqira, до якої мови належить рядок. Значення без мови можуть бути спільними.
Така структура може бути корисною, коли команда вже веде окремий файл для кожного продукту.
Кожен рядок описує товар або мовну версію
У цьому макеті стовпці містять такі деталі, як назва товару, смак та вага. Кожен рядок містить значення для товару або мовної версії товару.
Рядки з однаковою назвою можна об’єднати в один елемент. Додатковий стовпець locale визначає мову для рядка.
Використовуйте макет, який відповідає вашій наявній інформації. Спробуйте спочатку невеликий файл, щоб побачити, як кожен рядок виглядатиме після імпорту.
Зрозумійте два корисні назви стовпців
Деякі терміни імпорту є технічними, оскільки вони також є іменами, що використовуються у файлі.
Locale визначає мовну версію. Наприклад, en — це англійська, а pl — польська. Дотримуйтесь однакових кодів, щоб текст потрапив у
цільову мову.
Зовнішній ідентифікатор (External ID), що записується як externalId, є фіксованим посиланням на товар. Він допомагає зіставити вхідний
рядок із товаром, який вже збережено в Paqira.
Уявіть це як постійний ідентифікаційний номер продукту. Ім’я, що відображається, може змінюватися, але ідентифікатор має залишатися незмінним. Це корисно, коли наступна таблиця призначена для оновлення існуючого контенту.
Якщо імпортний файл готує хтось інший, узгодьте ці деталі з цією особою. Оператор не повинен здогадуватися, чи є дві схожі назви стосуються одного й того самого продукту.
Очистіть файл перед імпортом
У кожному стовпці має бути лише одне значення. Не змішуйте опис кінцевого продукту з примітками на кшталт «перевірити пізніше» в одній комірці.
Зверніть увагу на типові проблеми:
- один і той самий товар, вказаний двічі з дещо різними назвами,
- кілька мов у межах однієї комірки,
- порожні комірки без чіткого значення,
- коди товарів, у яких зник початковий нуль,
- числа або дати, змінені під час форматування електронних таблиць,
- коментарі, які не повинні з’являтися в макеті.
Перевірте також комірки, що містять формули. Переконайтеся, що значення, які команда планує імпортувати, є чіткими.
Зберігайте оригінальну електронну таблицю як довідник і працюйте з її копією. Це стане в пригоді, якщо вам потрібно буде порівняти імпортований контент із файлом, який ви отримали.
Перевірте імпорт перед запуском макетів
Paqira перевіряє вибрані файли та показує, чи готові вони до імпорту або містять помилки. Це допомагає виявити проблеми зі структурою.
Ця перевірка не може визначити, чи правильний перелік інгредієнтів або переклад. Контент усе одно потребує перевірки людиною.
Після імпорту відкрийте кілька елементів і переконайтеся:
- Очікувані продукти було створено або оновлено.
- Назви та зовнішні ідентифікатори відповідають відповідним товарам.
- Кожна мова містить відповідний текст.
- Спільні дані, такі як вага, присутні там, де це потрібно.
- У порожніх комірках вміст не зазнав несподіваних змін.
Оберіть звичайний товар і складний. Довгий опис або кілька мовних версій покажуть більше, ніж один рядок із дуже невеликим текстом.
Спробуйте вміст у макеті
Після перевірки даних скористайтеся підготовленим робочим процесом для проведення тесту. Робочий процес — це збережена послідовність кроків, що використовується для створення файлів.
Перегляньте макет разом із дизайнером. Чи вміщується довга назва товару? Чи правильно розміщена вага? Чи всі інгредієнти видно?
Якщо формулювання неправильне, виправте узгоджене джерело. Якщо формулювання правильне, але не підходить, попросіть дизайнера переглянути макет або особу, яка підтримує скрипт, перевірити його правила.
Уникайте непомітного скорочення затвердженого тексту лише для того, щоб він помістився у поле. Особа, відповідальна за контент, має брати участь у прийнятті такого рішення.
Домовтеся, куди слід внести наступне виправлення
Імпорт копіює інформацію в Paqira. Це не означає, що подальше редагування електронної таблиці автоматично змінить збережений контент.
Визначте, як будуть оброблятися оновлення. Чи буде команда щоразу імпортувати перевірений файл? Чи вона буде підтримувати контент безпосередньо в Paqira? Кожен повинен знати, яку версію використовувати.
Команди, що мають окрему систему інформації про продукти, також можуть налагодити програмне з’єднання через API. Це завдання з налаштування для людей відповідальних за ці системи. Операторам, які працюють щодня, потрібні чіткі інструкції щодо того, звідки береться контент.
Paqira також підтримує файли JSON, які часто готуються програмним забезпеченням. CSV або Excel можуть бути простішим початковим варіантом, коли команда вже працює в електронних таблицях.
Почніть із невеликого імпорту, який ви зможете перевірити
Виберіть кілька пов’язаних продуктів, імпортуйте робочу копію та перевірте її з особою, яка надала текст. Потім створіть і перегляньте тестовий файл макету файл перед створенням повного набору.
Зберігайте узгоджені назви стовпців та посилання на продукти для майбутніх оновлень. Це дасть наступній людині файл, який вона зможе зрозуміти та використовувати повторно.
Ця зміна має практичне значення: менше часу витрачається на переміщення тексту з комірки в текстове поле, а більше — на перевірку того, чи правильний контент потрапляє до правильного дизайну.