Hãy bắt đầu với những công việc lặp đi lặp lại
Bạn thay đổi địa chỉ trên một nhãn. Sau đó, bạn mở kích thước tiếp theo và thay đổi lại. Tiếp theo là các hương vị và phiên bản ngôn ngữ khác. Trước khi gửi các tệp, cần có người kiểm tra để đảm bảo không có tệp nào bị bỏ sót.
Mỗi lần chỉnh sửa là nhỏ. Tuy nhiên, khi cộng lại, chúng có thể chiếm phần lớn thời gian trong ngày.
Tự động hóa thiết kế đồ họa có nghĩa là thiết lập phần mềm để lặp lại các tác vụ đã thống nhất, chẳng hạn như đặt văn bản, thay đổi hình ảnh hoặc lưu tệp với tên phù hợp tên. Việc chuẩn bị cấu hình này cũng tốn thời gian. Câu hỏi quan trọng là liệu nó có giúp tiết kiệm được nhiều công sức hơn so với lượng công việc mà nó tạo ra hay không.
Các nhà thiết kế và nhân viên vận hành thường là những người phù hợp nhất để trả lời câu hỏi này. Họ biết rõ những tác vụ nào thường xuyên lặp lại và những tác vụ nào cần có quyết định mới mỗi lần.
Đếm số tệp bạn thực sự tạo ra
Một người quản lý có thể mô tả một công việc là “một thiết kế nhãn mác”. Người chuẩn bị các tệp có thể thấy mười hai sản phẩm, ba kích cỡ và bốn thị trường các phiên bản.
Điều đó có thể đồng nghĩa với 144 tệp khác nhau trước khi có bất kỳ chỉnh sửa nào được thực hiện.
Hãy liệt kê các phiên bản mà nhóm của bạn thực sự tạo ra. Bao gồm:
- sản phẩm hoặc hương vị,
- kích thước và định dạng,
- các ngôn ngữ và quốc gia,
- các bản cập nhật sau lần giao hàng đầu tiên,
- các vòng kiểm tra và chỉnh sửa,
- các định dạng tệp cuối cùng cần thiết cho từng phiên bản.
Điều này giúp mọi người dễ dàng nắm bắt khối lượng công việc hơn. Nó cũng giải thích lý do tại sao việc thay đổi một dòng văn bản có thể mất nhiều thời gian hơn so với khi một người bên ngoài đội ngũ sản xuất mong đợi.
Hãy lấy một công việc gần đây làm ví dụ. Bạn không cần phải có hồ sơ hoàn hảo để bắt đầu; một danh sách công việc rõ ràng là một khởi đầu hữu ích.
Chọn các tác vụ có quy tắc rõ ràng
Một số tác vụ lặp lại dễ thiết lập hơn những tác vụ khác.
Việc thay thế tên sản phẩm trong một ô văn bản đã biết là một nhiệm vụ rõ ràng. Việc thêm hình ảnh phù hợp hoặc lưu từng tệp với tên đã thống nhất cũng vậy. Việc quyết định một phong cách hình ảnh mới đòi hỏi một loại công việc khác.
Hãy tìm các nhiệm vụ như:
- đưa các chi tiết sản phẩm đã được kiểm tra vào một bố cục hiện có,
- tạo các phiên bản ngôn ngữ của cùng một thiết kế,
- chỉ thêm huy hiệu vào những sản phẩm cần nó,
- sắp xếp danh sách thành phần hoặc các bước hướng dẫn,
- xuất nhiều phiên bản với cùng một cài đặt.
Một quy tắc phải mô tả điều cần xảy ra. “Làm cho phần này trông đẹp hơn” là một yêu cầu khó lặp lại. “Giữ khoảng trống rõ ràng bên dưới tiêu đề khi tiêu đề được thêm một dòng” là điều mà một nhà thiết kế có thể giải thích và người chuẩn bị kịch bản có thể kiểm tra.
Hãy đo một vài yếu tố trước khi bạn bắt đầu
Hãy chọn một tác vụ nhỏ, điển hình và ghi lại cách đội ngũ xử lý nó hiện nay. Hãy giữ cho ghi chú đủ ngắn gọn để mọi người thực sự sử dụng chúng.
Thời gian dành cho việc tạo tệp
Hãy tính số lần chỉnh sửa, xuất tệp và đặt tên tệp. Bao gồm cả thời gian dành cho việc tìm kiếm văn bản hoặc hình ảnh chính xác.
Thời gian dành cho việc kiểm tra và chỉnh sửa
Ghi lại các lỗi như địa chỉ cũ, hình ảnh sai hoặc thiếu phiên bản ngôn ngữ. Đồng thời ghi lại các thay đổi đối với văn bản được cung cấp. Một bản sửa đối với văn bản gốc là khác với lỗi sao chép.
Thời gian chờ đợi
Liệu người vận hành có đang chờ một bảng tính không? Liệu nhà thiết kế có cần ai đó xác nhận một câu nào đó không? Những sự chậm trễ này giúp giải thích toàn bộ công việc, ngay cả khi phần mềm không thể loại bỏ chúng.
Công việc vẫn cần đến nhà thiết kế
Hãy đếm số tệp cần thay đổi bố cục riêng lẻ. Ghi lại lý do: có thể tiêu đề quá dài hoặc khách hàng đã yêu cầu một phiên bản đặc biệt.
Những ghi chú này cung cấp cho đội ngũ một cơ sở cụ thể để so sánh sau giai đoạn thử nghiệm. Việc tạo tệp nhanh hơn chỉ thực sự hữu ích nếu sản phẩm hoàn thiện vẫn đảm bảo chất lượng.
Bao gồm việc chuẩn bị và bảo trì
Tự động hóa cần một cấu hình mà con người có thể hiểu và duy trì.
Đội ngũ có thể cần chỉnh sửa mẫu Illustrator, thống nhất các cột trong bảng tính, chuẩn bị mẫu sản phẩm và viết Design Script. Design Script chứa các hướng dẫn được sử dụng để tạo hoặc cập nhật tài liệu thiết kế.
Mọi người cũng cần thời gian để làm quen với các bước thực hiện và kiểm tra kết quả. Sau này, khi thương hiệu thay đổi thiết kế, hoặc yêu cầu một loại tệp mới.
Hãy tính tất cả những yếu tố này vào ước tính thời gian. Một cấu hình chỉ được sử dụng một lần có thể tiết kiệm rất ít. Cùng một cấu hình đó nếu được sử dụng cho các bản cập nhật sản phẩm định kỳ có thể tiết kiệm nhiều giờ theo thời gian.
Các tệp Illustrator hiện có vẫn có thể hữu ích. Hãy bắt đầu bằng cách kiểm tra xem những phần nào đã sẵn sàng để tái sử dụng và những phần nào cần được chỉnh sửa.
Hãy thử thực hiện một tác vụ nhỏ từ đầu đến cuối
Chọn một nhóm sản phẩm có liên quan. Bao gồm một nhãn thông thường, tên sản phẩm dài và một phiên bản có văn bản bổ sung hoặc huy hiệu tùy chọn.
Thống nhất ai sẽ đảm nhận từng phần:
- Nhân viên phụ trách nội dung cung cấp và kiểm tra các từ ngữ và số liệu.
- Nhà thiết kế xác nhận cách bố cục nên hiển thị như thế nào.
- Người chuẩn bị quy trình tự động hóa sẽ xây dựng và kiểm thử các quy tắc.
- Người vận hành chạy tác vụ đã được chuẩn bị và kiểm tra trạng thái của nó.
- Người kiểm duyệt sẽ kiểm tra bản thiết kế hoàn thiện.
Trong Paqira, workflow là chuỗi các bước đã được lưu lại dùng để tạo ra các tệp. Chạy bản dùng thử qua toàn bộ workflow, bao gồm quá trình kiểm duyệt, để việc so sánh bao quát một công việc hoàn chỉnh.
Hãy hỏi người vận hành xem điều gì khiến họ bối rối. Hỏi nhà thiết kế xem những chỗ nào vẫn cần sửa chữa thủ công. Những câu trả lời đó quan trọng không kém thời gian tiết kiệm được.
Sử dụng kết quả để quyết định bước tiếp theo
So sánh phiên bản thử nghiệm với công việc ban đầu. Liệu nó có giảm bớt các lần chỉnh sửa lặp lại không? Các tệp có dễ kiểm tra hơn không? Liệu một đồng nghiệp khác đã được đào tạo có thể thực hiện theo các bước tương tự?
Một phép tính giả định có thể giúp giải thích quyết định này. Nếu việc thiết lập mất tám giờ và mỗi đợt sản xuất sau đó tiết kiệm được hai giờ, thì sẽ mất bốn đợt để bù đắp thời gian thiết lập, trước khi tính đến chi phí bảo trì. Hãy sử dụng số liệu của riêng bạn để đưa ra quyết định thực tế.
Nếu phiên bản thử nghiệm vẫn cần sửa chữa thường xuyên, hãy cải thiện nó trước khi thêm các sản phẩm mới. Nếu mỗi tệp cần một thiết kế hoàn toàn khác nhau, thì Có thể có rất ít công việc lặp lại cần loại bỏ.
Kết quả hữu ích sẽ thể hiện rõ trong công việc hàng ngày: ít phải chỉnh sửa lặp lại hơn, quá trình kiểm tra rõ ràng hơn và có nhiều thời gian hơn để xử lý các tệp cần được chăm chút kỹ lưỡng. Điều này mang lại cho đội ngũ một lý do thiết thực để sử dụng tự động hóa, đồng thời cung cấp cho người quản lý bằng chứng cho khoản đầu tư.