Bắt đầu với ba câu hỏi thường gặp
Một freelancer có thể xem artwork của khách hàng khác không? Ai đã thay đổi tên sản phẩm hôm qua? Liên kết xem lại có thể vẫn được mở sau khi công việc kết thúc không?
Đây là những câu hỏi hữu ích cho bất kỳ ai làm việc với các tệp sản xuất. Bạn không cần phải là chuyên gia kỹ thuật để đặt ra những câu hỏi này.
Trong Paqira, không gian làm việc là khu vực chung nơi đội ngũ làm việc. Trong đó, bộ sưu tập giúp nhóm các công việc liên quan lại với nhau. Một bộ sưu tập có thể chứa nội dung và tập lệnh cho một nhóm sản phẩm.
Các tệp cũng cần có nơi lưu trữ, và các tác vụ sản xuất cần một máy tính chạy Adobe Illustrator. Việc xác định ai có thể sử dụng từng phần giúp công việc hằng ngày dễ theo dõi hơn.
Hãy bắt đầu bằng việc thống nhất xem ai cần xem công việc, ai cần chỉnh sửa và ai chịu trách nhiệm thiết lập.
Cấp cho mỗi người quyền truy cập họ cần
Một nhà thiết kế, một biên tập viên nội dung và một người vận hành có thể cần các quyền truy cập khác nhau. Quyền truy cập quyết định những gì một người có thể xem hoặc thực hiện.
Paqira có bốn vai trò trong không gian làm việc:
- Chủ sở hữu: quyền truy cập đầy đủ, bao gồm thanh toán và xóa không gian làm việc.
- Quản trị viên: có thể quản lý dữ liệu không gian làm việc, nhân sự và máy trạm, đồng thời thực hiện các giao dịch mua sắm được phép. Quản trị viên không thể thay đổi Chủ sở hữu.
- Thành viên: có thể tạo và chỉnh sửa dữ liệu hằng ngày, nhưng không thể quản lý cài đặt không gian làm việc, nhân sự hoặc máy trạm.
- Khách: có thể xem dữ liệu có sẵn và chạy các quy trình, nhưng không thể chỉnh sửa dữ liệu không gian làm việc.
Quyền truy cập cũng có thể được giới hạn đối với các bộ sưu tập được chọn, kèm theo quyền xem hoặc chỉnh sửa chúng.
Ví dụ, một người hỗ trợ cho một dòng sản phẩm có thể chỉ cần quyền truy cập vào bộ sưu tập đó. Một nhân viên vận hành các tác vụ đã được chuẩn bị sẵn có thể không cần để chỉnh sửa chi tiết sản phẩm.
Nếu bạn không thể mở hoặc thay đổi điều mình cần, hãy yêu cầu người quản lý không gian làm việc kiểm tra vai trò và quyền truy cập bộ sưu tập của bạn.
Quyết định nơi lưu trữ các tệp
Khi một không gian làm việc được tạo ra, nhóm sẽ chọn nơi lưu trữ các tệp đã tải lên và được tạo ra.
Các tùy chọn là lưu trữ của Paqira hoặc lưu trữ tương thích với S3 của chính đội ngũ. Đây là một loại dịch vụ lưu trữ tệp trực tuyến mà một đồng nghiệp IT hoặc nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ có thể hỗ trợ thiết lập. Một bucket là khu vực lưu trữ được đặt tên dùng cho các tệp đó.
Bạn không cần phải tìm hiểu các cài đặt lưu trữ để chuẩn bị artwork. Nếu nhóm tự chọn giải pháp lưu trữ, người thiết lập phải cung cấp chi tiết kết nối và thông tin đăng nhập. Paqira kiểm tra kết nối bằng cách tải lên, đọc và xóa một tệp thử nghiệm nhỏ. Các Thông tin kết nối được mã hóa khi lưu trữ.
Lựa chọn lưu trữ không thể được thay đổi trong cùng một không gian làm việc sau này. Một cấu hình khác cần một không gian làm việc riêng biệt.
Trước khi lựa chọn, hãy thống nhất ai sẽ duy trì quyền truy cập, thời gian lưu trữ tệp và cách thức xử lý bản sao lưu. Nếu bạn là người vận hành, hãy đảm bảo bạn biết liên hệ với ai khi không thể truy cập được các tệp.
Biết máy tính nào đang chạy tác vụ
Paqira Workstation kết nối không gian làm việc với máy tính Mac hoặc Windows có cài đặt Adobe Illustrator. Đó là nơi tác vụ artwork chạy.
Máy tính cần được kết nối và sẵn sàng cho những người và bộ sưu tập có liên quan. Máy tính cũng cần có phông chữ, mẫu và các tệp cần thiết cho công việc.
Trước khi tiến hành chạy lớn, người vận hành có thể kiểm tra:
- Trạm làm việc dự kiến đã được kết nối chưa?
- Bộ sưu tập này có sẵn không?
- Các phông chữ và tệp tin cần thiết đã sẵn sàng chưa?
- Một thử nghiệm nhỏ có tạo ra bản thiết kế như mong đợi không?
Người quản lý máy tính cũng cần kiểm soát quyền truy cập của người dùng và đảm bảo phần mềm được bảo trì định kỳ. Ngắt kết nối các trạm làm việc mà đội ngũ không còn sử dụng nữa.
Điều này giúp mọi người có một nơi rõ ràng để tra cứu khi có công việc đang chờ xử lý hoặc thiếu phông chữ cần thiết.
Chỉ định một người chịu trách nhiệm quản lý các tệp tin được chia sẻ
Thư viện có thể lưu trữ các tài nguyên mà nhóm tái sử dụng, bao gồm tác phẩm đồ họa, biểu tượng, màu sắc và phông chữ. Việc chia sẻ các tài nguyên này giúp mọi người tránh được tìm và sao chép chúng từ các tác vụ trước đó.
Điều này cũng có nghĩa là một thay đổi có thể ảnh hưởng đến nhiều hơn một dự án.
Thống nhất ai có quyền thay thế logo, cập nhật màu sắc hoặc thay đổi quy tắc phông chữ. Hãy thử cập nhật quan trọng trên một tác vụ thử nghiệm trước khi áp dụng cho một đợt sản xuất quy mô lớn hơn.
Hãy sử dụng các tên rõ ràng để người vận hành có thể xác định tài nguyên nào cần thiết cho một tác vụ. Khi có vấn đề phát sinh, họ cần biết ai là người chịu trách nhiệm duy trì tài nguyên đó.
Điều này cũng áp dụng cho các kịch bản và quy trình làm việc. Một kịch bản chứa các hướng dẫn để chỉnh sửa tài liệu thiết kế. Một quy trình làm việc là một chuỗi các bước đã được lưu lại các bước sản xuất. Người chỉnh sửa văn bản sản phẩm có thể đảm nhận công việc khác với người duy trì các hướng dẫn đó.
Kiểm tra lịch sử khi có thay đổi
Nhật ký kiểm tra của Paqira là lịch sử các hành động quan trọng trong không gian làm việc. Những người có quyền truy cập cần thiết có thể sử dụng chúng để điều tra các thay đổi.
Lịch sử có thể giúp trả lời các câu hỏi như:
- Quyền truy cập của ai đó đã bị thay đổi chưa?
- Có kịch bản hoặc quy trình làm việc nào được cập nhật không?
- Liên kết đánh giá công khai đã được tạo hay bị tắt?
- Chúng ta nên kiểm tra phần nào của không gian làm việc sau khi nhận được kết quả không mong muốn?
Bản ghi hoạt động không cho biết bản thiết kế có chính xác hay đã được phê duyệt hay không. Nó giúp đội ngũ tìm hiểu xem điều gì đã xảy ra.
Nếu bạn không thể mở các tệp nhật ký, hãy cung cấp cho người quản lý không gian làm việc tên mục và thời gian bạn phát hiện ra vấn đề. Điều đó hữu ích hơn là hỏi họ tìm kiếm một thay đổi không xác định.
Kiểm tra những gì liên kết đánh giá cho phép
Một liên kết xem trước công khai cho phép bất kỳ ai có liên kết đó xem bản xem trước. Điều này có thể hữu ích khi khách hàng cần xem bản thiết kế.
Chỉ gửi liên kết cho những người được chỉ định. Khi không còn cần thiết, hãy thu hồi liên kết — tắt nó đi — để URL đó không còn mở được bản xem trước nữa. Các bình luận và lịch sử đánh giá vẫn được giữ nguyên.
Việc thêm, trả lời hoặc chỉnh sửa bình luận yêu cầu đăng nhập và tư cách thành viên trong không gian làm việc. Việc có thể xem bản xem trước công khai không đồng nghĩa với việc cấp cho ai đó tất cả các quyền của một thành viên trong nhóm.
Trước khi chia sẻ, hãy kiểm tra xem bạn đã chọn đúng phiên bản thiết kế chưa. Đồng thời, hãy thống nhất xem ai sẽ tắt liên kết khi quá trình đánh giá kết thúc.
Hãy để lại hướng dẫn rõ ràng cho người tiếp theo
Hãy ghi chú ngắn gọn cho đội ngũ: ai quản lý quyền truy cập, ai duy trì các tệp chia sẻ, ai phụ trách máy trạm và ai xử lý các liên kết xem xét.
Cập nhật quyền truy cập khi có người rời khỏi dự án. Kiểm tra xem người khác có thể quản lý các tài nguyên được chia sẻ mà người đó từng phụ trách hay không.
Những quyết định này giúp nhà thiết kế tìm được các tệp phù hợp và giúp người vận hành biết nơi cần tìm kiếm sự hỗ trợ. Chúng cũng giúp các nhà quản lý có cái nhìn rõ ràng hơn Tổng quan về cách đội ngũ xử lý thông tin sản phẩm và tài liệu thiết kế.