Thay đổi văn bản, rồi theo dõi đến cùng
Bản thiết kế đã sẵn sàng để xem xét khi một đồng nghiệp gửi một chỉnh sửa: phần mô tả sản phẩm cần thêm một câu nữa.
Việc sửa câu văn rất dễ. Nhưng biết cần làm gì tiếp theo thì đòi hỏi cẩn trọng hơn. Những phiên bản ngôn ngữ nào dùng nó? Đã có ai tạo tệp mới chưa? Bản xem trước vẫn đang hiển thị văn bản cũ sao?
Một quy trình rõ ràng giúp người vận hành trả lời những câu hỏi đó mà không cần mở từng tệp và so sánh bằng mắt thường.
Trong Paqira, nội dung, tác vụ sản xuất và kết quả được kết nối với nhau. Giao diện sử dụng một số tên gọi cho các giai đoạn khác nhau. Hiểu chúng hiểu chúng giúp bạn theo dõi một cập nhật từ lần chỉnh sửa đầu tiên đến bản thiết kế đã được kiểm tra.
1. Kiểm tra nội dung đã lưu
Dữ liệu nguồn là thông tin hiện đang được lưu cho một mặt hàng. Với nhãn mác, thông tin này có thể bao gồm tên sản phẩm, thành phần, trọng lượng và các phiên bản ngôn ngữ.
Hãy nhờ người phụ trách nội dung kiểm tra câu mới tại đây. Xác nhận rằng câu đó thuộc về đúng sản phẩm và ngôn ngữ.
Paqira so sánh nội dung hiện tại với nội dung đã được dùng cho lần sản xuất gần nhất. Hệ thống cũng kiểm tra xem quy trình làm việc hoặc các kịch bản được dùng bởi quy trình làm việc đó đã thay đổi hay chưa.
Quy trình làm việc là chuỗi các bước đã được lưu dùng để tạo bản thiết kế. Tập lệnh chứa các hướng dẫn để tạo hoặc thay đổi các yếu tố trong Illustrator.
Sự phân biệt này giúp bạn tìm đúng đồng nghiệp để nhờ hỗ trợ. Nếu nội dung văn bản thay đổi, hãy nói với đồng nghiệp phụ trách nội dung. Nếu khoảng cách thay đổi do cập nhật tập lệnh, hãy nói với người duy trì các quy tắc thiết kế.
2. Xem những gì đang chờ chạy
Đang xử lý là dữ liệu đã được chuẩn bị, đang chờ bước sản xuất tiếp theo. Nó tách biệt với kết quả của lần chạy hoàn tất gần nhất.
Trong một lần chạy thông thường trên nhiều mục, các mục không thay đổi có thể được bỏ qua. Buộc chạy lại có sẵn khi bạn cố ý muốn chạy lại một mục dù chưa phát hiện thấy thay đổi nào.
Trước khi bắt đầu một công việc lớn, hãy kiểm tra các lựa chọn. Nên xác nhận tên sản phẩm và ngôn ngữ ngay lúc này, khi lỗi còn dễ sửa.
Ví dụ, nếu một đoạn văn tiếng Anh bị thay đổi, hãy kiểm tra những mục đã chọn nào dùng nội dung tiếng Anh đó. Đừng cho rằng mọi phiên bản ngôn ngữ đều cần cùng một chỉnh sửa.
Hãy làm theo các bước đã được nhóm thống nhất để chuẩn bị và xem xét dữ liệu trước khi tạo tệp mới.
3. Hãy thử một ví dụ hữu ích trước
Hãy bắt đầu với một mục thử trước khi chạy một loạt lớn. Chọn một mục cho thấy thay đổi đó có hiệu quả hay không.
Nếu câu mới làm văn bản dài hơn, hãy dùng một sản phẩm đã có mô tả dài sẵn. Nếu hình ảnh dùng chung thay đổi, hãy chọn một phiên bản mà kích thước của nó quan trọng.
Mở bản thiết kế đã tạo và kiểm tra:
- các từ mới xuất hiện đúng vị trí,
- không có văn bản nào bị cắt mất,
- các yếu tố lân cận vẫn còn đủ khoảng trống,
- hình ảnh và ngôn ngữ chính xác đều có mặt,
- Kết quả được lưu ở định dạng mong đợi.
Hãy kiểm tra nhật ký quy trình, nơi ghi lại những gì đã xảy ra trong quá trình chạy. Việc một tác vụ hoàn thành thành công không tự nó chứng minh rằng tài liệu thiết kế trông đúng.
Nếu bạn phát hiện ra vấn đề, hãy giữ lại ví dụ đó và mô tả kết quả bạn mong đợi. Điều này sẽ giúp người khắc phục sự cố có cơ sở để kiểm tra.
4. Theo dõi công việc trên trạm làm việc
Một quy trình là một lần chạy quy trình làm việc cho một mục nội dung. Paqira đưa tác vụ vào hàng đợi và gửi nó đến một trạm làm việc có sẵn.
Máy trạm là máy tính Mac hoặc Windows được kết nối với Adobe Illustrator. Máy phải sẵn sàng sử dụng các mẫu, phông chữ và các các nguồn lực cần thiết cho công việc.
Trong khu vực Quy trình, bạn có thể xem trạng thái công việc, thời gian thực hiện, nhật ký và các tệp đã được tạo ra.
Một tác vụ đang xếp hàng là tác vụ đang chờ xử lý. Một tác vụ đang chạy là tác vụ đang được thực hiện. Một tác vụ thành công đã hoàn tất, trong khi một tác vụ bị bỏ qua không cần phải chạy theo quy trình thông thường. Một tác vụ thất bại cần được chú ý.
Nếu một tác vụ thất bại, hãy đọc nhật ký và kiểm tra kết nối của trạm làm việc. Cung cấp cho người điều tra các chi tiết về quy trình và bất kỳ thay đổi gần đây nào đối với nội dung hoặc cấu hình.
5. Hiểu rõ bản xem trước hiện tại thể hiện điều gì
Kết quả đầu ra là kết quả được tạo ra sau khi một quy trình hoàn tất.
Khi nội dung hoặc cài đặt sản xuất thay đổi, Paqira sẽ giữ lại kết quả hiện có và đánh dấu mục đó là cần được chú ý cho đến khi nó được chạy lại. Việc chỉnh sửa một câu không làm thay thế ngay lập tức bản thiết kế đồ họa được tạo ra gần nhất.
Đó là lý do tại sao bản xem trước hiện có vẫn có thể chứa các nội dung cũ. Hãy kiểm tra xem đợt chạy mới đã hoàn tất chưa trước khi quyết định rằng bản cập nhật đã bị bỏ sót.
Hãy phân biệt rõ ba câu hỏi sau:
- Thông tin nào hiện được lưu?
- Những gì đang chờ được xử lý?
- Thông tin nào đã được sử dụng cho kết quả cuối cùng?
Điều này giúp “tệp mới nhất” bớt gây nhầm lẫn hơn nhiều trong quá trình cập nhật bận rộn.
6. Xem lại bản thiết kế mới
Bản xem trước được tạo ra có thể được chia sẻ để xem xét. Người xem xét có thể chọn một khu vực hoặc ghim một bình luận vào vị trí cần chú ý. Các phản hồi và bình luận đã được giải quyết sẽ được lưu lại trong lịch sử đánh giá.
Một nhận xét như “Đường này chồng lên phần trọng lượng” được gắn vào khu vực bị ảnh hưởng sẽ dễ xử lý hơn so với một thông báo nói rằng “Nhãn sai rồi.”
Một liên kết xem trước công khai cho phép bất kỳ ai có liên kết đó xem bản xem trước. Việc thêm bình luận vẫn yêu cầu đăng nhập và là thành viên của không gian làm việc. Liên kết này có thể được tắt khi không còn cần thiết.
Những người có quyền truy cập cần thiết có thể chấp nhận kết quả khi nó đã sẵn sàng. Nếu bị từ chối, nó có thể bị loại khỏi danh mục kết quả trước khi một quy trình khác được chạy.
Làm rõ bước tiếp theo
Thống nhất ai sẽ kiểm tra văn bản nguồn, ai sẽ kiểm tra bố cục và ai sẽ phê duyệt kết quả hoàn thiện. Người vận hành cũng cần biết ai có thể hỗ trợ với một quy trình không thành công.
Khi chuyển giao công việc, hãy bao gồm tên mục, quy trình hoặc kết quả đang được thảo luận và các bình luận đánh giá đang mở.
Điều này mang lại cho người tiếp theo một điểm khởi đầu rõ ràng. Họ có thể thấy những gì đã thay đổi, những gì đã được sản xuất và những gì vẫn cần quyết định.