Văn bản đã có sẵn trong bảng tính
Đồng nghiệp của bạn gửi một bảng dữ liệu chứa tên sản phẩm, trọng lượng và thành phần. Thông tin đã có sẵn, nhưng vẫn cần có người sao chép từng giá trị vào tệp Illustrator đúng.
Quá trình này tốn thời gian. Ngoài ra, rất dễ xảy ra tình trạng dán nhầm vào phiên bản sai hoặc bỏ sót các chỉnh sửa sau này.
Paqira có thể nhập các tệp CSV và Excel vào một bộ sưu tập. Một bộ sưu tập giúp nhóm các công việc có liên quan lại với nhau, chẳng hạn như nội dung cho một nhóm của nhãn mác. Tệp CSV là tệp văn bản thuần túy chứa bảng dữ liệu; các chương trình bảng tính thường có thể lưu ở định dạng này.
Sau khi nhập, nội dung đã lưu có thể được sử dụng bởi các kịch bản thiết kế và quy trình làm việc đã được chuẩn bị sẵn. Bạn vẫn cần kiểm tra thông tin và kết quả, nhưng bạn không cần phải nhập lại từng giá trị.
Xác định ý nghĩa của từng hàng
Trước khi nhập, hãy quyết định xem tệp đó mô tả một sản phẩm hay nhiều sản phẩm. Paqira hỗ trợ cả hai loại bảng.
Một tệp mô tả một sản phẩm
Trong bố cục này, mỗi hàng chứa tên trường và giá trị của trường đó. Trường là một phần thông tin được đặt tên.
Ví dụ:
| Trường | Giá trị |
|---|---|
| productName | Trà chanh |
| netWeight | 100 g |
| ingredients | Văn bản thành phần đã được kiểm tra |
Một giá trị ngôn ngữ tùy chọn cho biết Paqira rằng một hàng thuộc về ngôn ngữ nào. Các giá trị không có ngôn ngữ có thể được chia sẻ.
Cách bố trí này có thể hữu ích khi nhóm đã lưu trữ một tệp riêng biệt cho từng sản phẩm.
Mỗi hàng mô tả một sản phẩm hoặc phiên bản ngôn ngữ
Trong bố cục này, các cột chứa các chi tiết như tên sản phẩm, hương vị và trọng lượng. Mỗi hàng chứa các giá trị cho một sản phẩm hoặc một ngôn ngữ phiên bản của nó.
Các hàng có cùng tên có thể được gộp lại thành một mục. Cột locale (tùy chọn) xác định ngôn ngữ của hàng đó.
Hãy sử dụng bố cục phù hợp với thông tin hiện có của bạn. Hãy thử với một tệp nhỏ trước để xem mỗi hàng trở thành gì sau khi nhập.
Hiểu hai tên cột hữu ích
Một số thuật ngữ nhập khẩu mang tính kỹ thuật vì chúng cũng là tên được sử dụng trong tệp.
Locale xác định phiên bản ngôn ngữ. Ví dụ: en là tiếng Anh và pl là tiếng Ba Lan. Hãy giữ các mã nhất quán để văn bản được chuyển
sang ngôn ngữ mục tiêu.
ID bên ngoài, được viết dưới dạng externalId, là một tham chiếu cố định cho một sản phẩm. Nó giúp khớp một hàng dữ liệu mới nhận được
với một mặt hàng đã được lưu trước đó trong Paqira.
Hãy coi đó như mã tham chiếu cố định của sản phẩm. Tên hiển thị có thể thay đổi, nhưng mã tham chiếu phải giữ nguyên. Đây là Rất hữu ích khi bảng tính tiếp theo được dùng để cập nhật nội dung hiện có.
Nếu người khác chuẩn bị tệp nhập, hãy thống nhất các chi tiết này với họ. Người vận hành không nên phải đoán xem liệu hai tên tương tự đều đề cập đến cùng một sản phẩm.
Dọn dẹp tệp trước khi nhập
Mỗi cột chỉ nên chứa một ý nghĩa. Không nên trộn lẫn mô tả sản phẩm cuối cùng với các ghi chú như “vui lòng kiểm tra lại sau” trong cùng một ô.
Hãy tìm các vấn đề thường gặp:
- cùng một sản phẩm được liệt kê hai lần với tên gọi hơi khác nhau,
- nhiều ngôn ngữ trong một ô,
- các ô trống không có ý nghĩa rõ ràng,
- mã sản phẩm đã mất số 0 ở đầu,
- các con số hoặc ngày tháng bị thay đổi do định dạng bảng tính,
- các nhận xét không nên xuất hiện trong bản thiết kế.
Hãy kiểm tra cả các ô sử dụng công thức. Đảm bảo các giá trị mà nhóm dự định nhập là rõ ràng.
Hãy giữ bảng tính gốc làm tài liệu tham khảo và làm việc trên một bản sao. Điều này sẽ hữu ích nếu bạn cần so sánh nội dung đã nhập với tệp bạn đã nhận được.
Kiểm tra dữ liệu nhập trước khi chạy artwork
Paqira kiểm tra các tệp đã chọn và hiển thị liệu chúng đã sẵn sàng để nhập hay còn chứa lỗi. Điều này giúp phát hiện các vấn đề với cấu trúc của tệp cấu trúc.
Việc kiểm tra đó không thể cho bạn biết liệu danh sách thành phần hay bản dịch có chính xác hay không. Nội dung vẫn cần có người xem xét lại.
Sau khi nhập, hãy mở một vài mục và xác nhận:
- Các sản phẩm dự kiến đã được tạo hoặc cập nhật.
- Tên và ID bên ngoài khớp với các sản phẩm tương ứng.
- Mỗi ngôn ngữ chứa văn bản dự kiến.
- Các thông tin được chia sẻ, chẳng hạn như trọng lượng, hiện diện khi cần thiết.
- Các ô trống không thay đổi nội dung theo cách bất ngờ.
Hãy chọn một sản phẩm thông thường và một sản phẩm phức tạp. Một mô tả dài hoặc các phiên bản ngôn ngữ khác nhau sẽ hiển thị nhiều hơn một hàng với rất ít text.
Hãy thử nội dung trong bản thiết kế
Sau khi dữ liệu được kiểm tra, hãy sử dụng quy trình làm việc đã chuẩn bị sẵn để thực hiện thử nghiệm. Quy trình làm việc là chuỗi các bước đã được lưu lại, được sử dụng để tạo ra các tệp.
Hãy xem xét bản thiết kế cùng với nhà thiết kế. Tên sản phẩm dài có vừa vặn không? Trọng lượng có được đặt đúng vị trí không? Tất cả các thành phần có hiển thị rõ ràng không?
Nếu nội dung sai, hãy chỉnh sửa nguồn đã thống nhất. Nếu nội dung đúng nhưng không phù hợp, hãy yêu cầu nhà thiết kế xem xét lại bố cục hoặc người phụ trách duy trì kịch bản để kiểm tra các quy tắc của nó.
Tránh tự ý rút ngắn văn bản đã được phê duyệt chỉ để cho vừa khung. Người chịu trách nhiệm về nội dung cần phải tham gia vào quyết định đó.
Thống nhất nơi cần sửa tiếp theo
Việc nhập dữ liệu sẽ sao chép thông tin vào Paqira. Điều này không có nghĩa là việc chỉnh sửa bảng tính sau này sẽ tự động thay đổi nội dung đã lưu.
Quyết định cách xử lý các bản cập nhật. Đội ngũ sẽ nhập tệp đã được duyệt mỗi lần hay sẽ quản lý nội dung trực tiếp trong Paqira? Mọi người đều cần biết nên sử dụng phiên bản nào.
Các đội ngũ có hệ thống thông tin sản phẩm riêng biệt cũng có thể thiết lập kết nối phần mềm thông qua API. Đây là một tác vụ thiết lập dành cho những người chịu trách nhiệm về các hệ thống đó. Các nhân viên vận hành hàng ngày cần có hướng dẫn rõ ràng về nguồn gốc của nội dung.
Paqira cũng chấp nhận các tệp JSON, thường được tạo sẵn bởi phần mềm. CSV hoặc Excel có thể là điểm khởi đầu dễ dàng hơn khi đội ngũ đã hoạt động trên bảng tính.
Hãy bắt đầu với một bản nhập dữ liệu nhỏ để bạn có thể kiểm tra
Chọn một vài sản phẩm liên quan, nhập một bản sao làm việc và kiểm tra với người cung cấp văn bản. Sau đó, tạo và xem xét bản thiết kế thử nghiệm tệp trước khi sản xuất toàn bộ bộ sản phẩm.
Hãy giữ nguyên tên cột và tham chiếu sản phẩm đã thống nhất để phục vụ các bản cập nhật trong tương lai. Điều này giúp người tiếp theo có một tệp có thể hiểu và tái sử dụng.
Sự thay đổi hữu ích này mang tính thực tiễn: giảm thời gian di chuyển văn bản từ ô sang hộp văn bản, và dành nhiều thời gian hơn để kiểm tra xem nội dung đúng đã được đưa đến thiết kế phù hợp.