Hãy hình dung quá trình bắt đầu một công việc đóng gói mới.
Bạn cần một bảng thông tin liên hệ: một logo nhỏ, địa chỉ, trang web và một dòng văn bản hỗ trợ. Bạn đã tạo một bảng thông tin liên hệ tốt cho một dự án khác. Khoảng cách đã đúng. Kiểu chữ đã đúng. Việc tái sử dụng sẽ chỉ mất một chút thời gian.
Bạn mở một tệp Illustrator cũ, tìm nhóm đó và sao chép nó.
Một đồng nghiệp liếc nhìn qua.
“Đó có phải là cái có biểu tượng đã được cập nhật không?”
Bạn khá chắc chắn rằng đúng là như vậy. Sau đó, bạn mở một tệp thứ hai để kiểm tra.
Yếu tố này đã tồn tại. Điều còn thiếu là một cách dễ dàng để đội ngũ biết nên tin tưởng vào phiên bản nào.
Ba bản sao, ba câu trả lời hơi khác nhau
Hãy tưởng tượng việc so sánh bảng liên hệ trong ba dự án gần đây.
Một bản có biểu tượng mới hơn. Một bản khác có khoảng cách xung quanh địa chỉ hợp lý hơn. Bản thứ ba có nội dung văn bản đã được giám đốc thương hiệu phê duyệt vào tháng trước.
Bạn kết hợp các phần chính xác và kiểm tra kết quả. Bảng điều khiển đã sẵn sàng, nhưng đồng nghiệp tiếp theo vẫn có thể sao chép bất kỳ phiên bản cũ nào.
Trước khi đóng tệp, hãy chỉ định vị trí lưu trữ chung cho bảng điều khiển này.
Bảng điều khiển cần một số quy tắc cũng như một tên gọi
Với nhà thiết kế và người chuẩn bị quy trình tự động hóa, hãy thử sử dụng địa chỉ dài hơn. Điều này sẽ đẩy trang web xuống dưới. Xác định xem bảng điều khiển có thể mở rộng hay không và những phần nào cần giữ nguyên. Viết câu trả lời bằng ngôn ngữ thông thường:
“Giữ nguyên vị trí logo. Để địa chỉ ở một dòng khác. Di chuyển địa chỉ trang web xuống dưới logo và giữ nguyên khoảng cách.”
Trong Paqira, một snippet là một tập hợp các hướng dẫn có thể tái sử dụng để tạo ra một yếu tố thiết kế bên trong Illustrator. Nó có thể sử dụng nội dung sản phẩm và các quy tắc thiết kế đã được chuẩn bị sẵn.
Một người sẽ xây dựng và kiểm thử đoạn mã (snippet) theo các quy tắc đã thống nhất. Sau đó, người vận hành có thể chèn bảng đã chuẩn bị sẵn mà không cần xây dựng lại hoặc không phải đưa ra các quyết định về khoảng cách giống nhau một lần nữa. Các đồng nghiệp sử dụng cùng các quy tắc về khoảng cách và căn chỉnh, do đó kết quả ít phụ thuộc vào người đang chuẩn bị tệp đó vào ngày hôm đó.
Hai dự án cần hai loại nội dung khác nhau
Hiện tại, bạn cần bảng điều khiển này cho một nhãn tiêu chuẩn và một áp phích chiến dịch đặc biệt. Nhãn phải tuân theo phiên bản được chia sẻ. Áp phích cần có phong cách thiết kế khác biệt cho một thiết kế duy nhất.
Một đoạn mã liên kết vẫn duy trì kết nối với nguồn của nó. Nó có thể được xây dựng lại khi đoạn mã hoặc dữ liệu xem trước thay đổi. Trong Paqira, việc làm mới nó thay thế nhóm trước đó tại vị trí hiện tại của nó.
Một bản chụp nhanh chèn kết quả hiện tại dưới dạng một bản sao cố định. Các thay đổi sau này đối với đoạn trích được chia sẻ sẽ không làm tái tạo bản sao đó.
Bạn chọn "linked" cho nhãn và "snapshot" cho áp phích. Các thay đổi thủ công trong bảng điều khiển "linked" có thể bị thay thế trong quá trình làm mới. Bản thiết kế vẫn giữ nguyên các chỉnh sửa cục bộ, nhưng các sửa đổi trong tương lai cần được xử lý riêng biệt.
Biểu tượng thương hiệu thay đổi
Một tuần sau trong công việc giả định này, đội ngũ thương hiệu cung cấp một biểu tượng đã được sửa đổi. Người quản lý đoạn mã cập nhật phiên bản được chia sẻ, và bạn Làm mới bảng điều khiển được liên kết trên nhãn. Bạn kiểm tra nội dung cố định trên poster một cách riêng biệt.
Việc cập nhật nguồn không làm thay đổi mọi tệp đã lưu hoặc đã giao. Người vận hành vẫn cần xác định các tác vụ bị ảnh hưởng và tạo ra kết quả mới và kiểm tra chúng. Hãy thử bố cục rộng và hẹp của bảng điều khiển trước khi gửi đi.
Sự khác biệt nằm ở chỗ quá trình chỉnh sửa bắt đầu: một nguồn duy nhất, với lộ trình rõ ràng cho từng dự án.
Hãy để một đồng nghiệp mới thử
Đặt tên cho đoạn trích là “Bảng liên hệ sản phẩm”. Thêm một mô tả ngắn về nơi sử dụng và người chịu trách nhiệm duy trì nó. Sau đó hãy nhờ một người không tham gia vào quá trình thiết lập chèn nó vào.
Họ có thể tìm thấy nó không? Họ có thể chọn giữa liên kết và ảnh chụp nhanh không? Họ có biết cần kiểm tra những gì không?
Nếu họ còn do dự, hãy cải thiện hướng dẫn trước khi thêm hai mươi yếu tố nữa. Hãy bắt đầu với một bảng mà mọi người thường xuyên phải xây dựng lại hoặc sao chép không chính xác. Nhãn giá hoặc bảng thông số kỹ thuật có thể là bước tiếp theo.
Trong công việc bao bì tiếp theo, bạn sẽ biết bảng đó đến từ đâu và các bản cập nhật sẽ ảnh hưởng đến nó như thế nào. Bạn có thể chèn nó vào, kiểm tra và Quay trở lại công việc thiết kế mới mà không cần lo lắng liệu bạn có sao chép một phiên bản lỗi thời hay không.
Xem Hướng dẫn của Paqira về các đoạn trích liên kết và ảnh chụp nhanh để biết chi tiết vận hành.