Một tệp có thể chứa văn bản đúng nhưng vẫn trông sai
Hãy tưởng tượng một kịch bản thay thế tên sản phẩm trên hai mươi nhãn mác. Mỗi tệp đều chứa tên chính xác, nhưng một số tiêu đề che khuất hình ảnh và những phần khác quá nhỏ để đọc được.
Kịch bản đã hoàn thành nhiệm vụ. Artwork vẫn cần được chỉnh sửa.
Tự động hóa artwork cần có hướng dẫn rõ ràng về thiết kế cũng như phần mềm đáng tin cậy. Người viết kịch bản cần phải biết những phần nào có thể di chuyển, những phần nào phải giữ nguyên vị trí và khi nào một tệp cần có người xem xét.
Các nhà thiết kế hiểu các lựa chọn về mặt hình ảnh. Các nhà phát triển biết cách biến các bước lặp lại thành phần mềm hoạt động. Nhân viên vận hành thấy điều gì xảy ra khi cấu hình đó được dùng trong một công việc thực tế.
Mỗi người có thể phát hiện ra những vấn đề mà người khác có thể bỏ sót.
Mô tả những gì thiết kế cần bảo vệ
Một nhà thiết kế có thể nhận ra lý do rõ ràng cho một khoảng trống, kích thước văn bản hoặc thứ tự lớp. Một kịch bản chỉ có thể làm theo các hướng dẫn đã được cung cấp.
Giải thích các phần quan trọng của bố cục:
- Logo phải giữ nguyên ở vị trí đã thỏa thuận.
- Tên sản phẩm phải dễ đọc.
- Một cảnh báo phải đi cùng với thông tin mà nó mô tả.
- Biểu tượng chỉ nên xuất hiện đối với các sản phẩm phù hợp.
- Văn bản không được che lấp hình ảnh hoặc các biểu tượng bắt buộc.
Hãy đưa ra ví dụ về kết quả tốt và kết quả xấu. Nếu tiêu đề quá nhỏ, hãy chỉ ra kích thước nhỏ nhất có thể chấp nhận được. Nếu khoảng cách là yếu tố quan trọng, hãy chỉ ra khoảng cách này nên được giữ nguyên.
Các ví dụ này giúp người soạn thảo kịch bản hiểu lý do của quy tắc, chứ không chỉ đơn thuần là vị trí của một hộp văn bản.
Biến một yêu cầu trực quan thành hướng dẫn rõ ràng
“Điều chỉnh tiêu đề cho vừa” nghe có vẻ đơn giản, nhưng lại để lại nhiều câu hỏi chưa có lời giải đáp.
Tiêu đề có thể dùng ba dòng không? Hộp có thể mở rộng không? Các yếu tố bên dưới nó có thể di chuyển không? Có thể giảm kích thước phông chữ không?
Một hướng dẫn hữu ích hơn có thể là:
Hãy để tiêu đề dùng tối đa hai dòng. Giữ nguyên kích thước văn bản đã thỏa thuận. Hạ bảng chi tiết xuống khi tiêu đề dài hơn. Gửi các trường hợp dài hơn trả lại cho nhà thiết kế để xem xét.
Giờ đây, đội ngũ có thể kiểm tra cùng một hành vi. Nhà thiết kế kiểm tra xem nó có đúng không, nhà phát triển kiểm tra xem các hướng dẫn có hoạt động không, và người vận hành biết khi nào cần yêu cầu hỗ trợ.
Một Design Script trong Paqira chứa các hướng dẫn để tạo hoặc cập nhật artwork trong Adobe Illustrator. Việc chuẩn bị một script đòi hỏi công sức, nhưng một người vận hành đã được đào tạo có thể sử dụng một thiết lập đã chuẩn bị sẵn mà không cần viết những hướng dẫn đó cho từng công việc.
Sử dụng tệp thực tế khi lập kế hoạch thiết lập
Hãy trao đổi về công việc khi mở tài liệu Illustrator.
Hãy xem các lớp, hộp văn bản, hình ảnh được liên kết và phông chữ. Kiểm tra xem nhóm nào được đội ngũ tái sử dụng và tên nào chưa rõ ràng. Một nhóm có tên là “Group 47” có thể khó xác định hơn một nhóm có tên “Product details.”
Hãy thử với văn bản sản phẩm thực tế. Một mẫu gọn gàng có thể che giấu các vấn đề với tên dài hoặc hình ảnh bị thiếu.
Các câu hỏi hữu ích bao gồm:
- Hộp văn bản nào nhận tên sản phẩm?
- Điều gì xảy ra nếu một giá trị tùy chọn bị trống?
- Những hình ảnh và phông chữ nào phải có sẵn?
- Các tệp đã lưu nên được đặt tên là gì?
- Những phần nào cần kiểm tra trực quan sau mỗi lần chạy?
Hãy chỉnh sửa mẫu khi cần thiết trước khi sử dụng cho nhiều sản phẩm. Mục tiêu là tạo ra một tệp mà những người làm việc với nó có thể hiểu được.
Hãy hỏi người vận hành xem công việc trở nên khó khăn ở đâu
Người phụ trách sản xuất thường biết rõ những bước nào dễ dẫn đến sai sót.
Có thể hai quy trình làm việc có tên tương tự nhau. Có thể người vận hành phải tìm kiếm danh sách sản phẩm chính xác. Việc thiếu một phông chữ có thể dễ nhận thấy đối với nhà thiết kế nhưng lại gây nhầm lẫn cho người đọc thông báo công việc thất bại.
Hãy đưa những quan sát này vào quá trình thiết lập.
Quy trình làm việc là chuỗi các bước được lưu lại dùng để tạo ra kết quả. Hãy xác định mục đích rõ ràng cho quy trình và giải thích nội dung mà quy trình đó yêu cầu.
Thống nhất những gì người vận hành cần kiểm tra trước khi bắt đầu, tiêu chí của một lần thử nghiệm thành công và thông tin cần truyền đạt nếu quá trình chạy gặp lỗi. Tên quy trình, nhật ký và tệp ví dụ có thể giúp nhà phát triển tái hiện vấn đề.
Các hướng dẫn làm việc rõ ràng giúp tiết kiệm thời gian cho tất cả những người hỗ trợ công việc.
Kiểm tra các ví dụ thông thường và khó
Hãy bắt đầu với một vài trường hợp mà nhóm đã hiểu rõ:
- Một sản phẩm điển hình với đầy đủ các nội dung cần thiết.
- Tên sản phẩm dài.
- Một phiên bản không có văn bản tùy chọn hoặc huy hiệu.
- Phiên bản ngôn ngữ dài hơn.
- Một danh sách có nhiều mục hơn bình thường.
Hãy cùng xem xét các tác phẩm đồ họa đã được tạo ra. Kiểm tra nội dung, bố cục và các bước mà người vận hành phải thực hiện.
Nếu cùng một vấn đề xuất hiện nhiều lần, hãy cải thiện quy tắc chung. Nếu một phiên bản cần thiết kế khác, hãy xác định rõ ràng và để nhà thiết kế xử lý trường hợp đó.
Hãy giữ các ví dụ này làm bộ dữ liệu thử nghiệm. Khi kịch bản hoặc mẫu thay đổi sau này, nhóm có thể chạy lại chúng.
Giữ quyền quyết định sáng tạo cho những người thực hiện chúng
Một số công việc rất phù hợp với quy tắc: đặt tên sản phẩm, chọn hình ảnh chính xác, lặp lại một hàng hoặc lưu tệp với tên đã thống nhất.
Các công việc khác cần một diện mạo mới. Một phong cách chiến dịch mới, hình dáng bao bì khác thường hoặc sự thay đổi lớn về lượng văn bản có thể cần đến quyết định của nhà thiết kế quyết định.
Hãy thống nhất ranh giới này khi chuẩn bị công việc. Đừng để người vận hành phải quyết định, dưới áp lực thời hạn, liệu một bản thiết kế bị hỏng là chấp nhận được.
Công việc của nhà phát triển bao gồm việc làm cho các lỗi trở nên dễ hiểu. Công việc của nhà thiết kế bao gồm việc mô tả các giới hạn về mặt hình ảnh. Người vận hành giúp Xác nhận rằng những lựa chọn đó thực tế trong sử dụng hàng ngày.
Làm cho quá trình thiết lập hữu ích vượt ra ngoài lần chạy đầu tiên
Paqira kết nối nội dung đã lưu, Design Script, tệp Illustrator và các quy trình làm việc sản xuất. Các thành phần này hoạt động hiệu quả nhất khi đội ngũ chia sẻ các ví dụ và hướng dẫn rõ ràng.
Khi bàn giao một tác vụ đã chuẩn bị sẵn, hãy đính kèm mẫu, nội dung dự kiến, các trường hợp thử nghiệm và người liên hệ cho từng phần. Hãy tạo cơ hội cho một đồng nghiệp khác thử thực hiện các bước này.
Nếu họ có thể tạo ra và kiểm tra kết quả mà không cần phỏng đoán, thiết lập đó sẽ dễ dàng tái sử dụng hơn. Nhà thiết kế sẽ dành ít thời gian hơn để sửa chữa các chỉnh sửa lặp lại các chỉnh sửa này, nhà phát triển sẽ nhận được các báo cáo sự cố rõ ràng hơn, còn người vận hành có một công việc mà họ có thể thực hiện một cách tự tin.