Mulailah dengan pekerjaan yang terus berulang
Anda mengubah alamat pada sebuah label. Kemudian Anda membuka ukuran berikutnya dan mengubahnya lagi. Setelah itu, giliran varian rasa dan versi bahasa lainnya. Sebelum mengirimkan berkas-berkas tersebut, seseorang harus memeriksa apakah tidak ada yang terlewat.
Setiap pengeditan kecil. Jika digabungkan, pengeditan-pengeditan tersebut dapat memakan sebagian besar hari.
Otomatisasi artwork berarti menyiapkan perangkat lunak untuk mengulangi tugas-tugas yang telah disepakati, seperti menempatkan teks, mengganti gambar, atau menyimpan berkas dengan nama yang tepat nama. Menyiapkan konfigurasi tersebut juga membutuhkan waktu. Pertanyaan yang berguna adalah apakah hal itu akan menghemat lebih banyak pekerjaan daripada yang ditimbulkannya.
Desainer dan operator sering kali adalah orang yang paling tepat untuk menjawab hal ini. Mereka tahu tugas mana yang terus berulang dan mana yang memerlukan keputusan baru setiap kali.
Hitung berkas yang benar-benar Anda hasilkan
Seorang manajer mungkin menggambarkan suatu pekerjaan sebagai “satu desain label.” Orang yang menyiapkan berkas mungkin melihat dua belas produk, tiga ukuran, dan empat pasar versi.
Hal ini bisa berarti 144 berkas berbeda sebelum ada koreksi yang masuk.
Catat versi yang benar-benar dibuat oleh tim Anda. Sertakan:
- produk atau rasa,
- ukuran dan format,
- bahasa dan negara,
- pembaruan setelah pengiriman pertama,
- pemeriksaan dan putaran koreksi,
- format file akhir yang diperlukan untuk setiap versi.
Hal ini membuat beban kerja lebih mudah dilihat oleh semua orang. Hal ini juga menjelaskan mengapa mengubah satu baris bisa memakan waktu lebih lama daripada yang diharapkan oleh seseorang di luar tim produksi.
Gunakan pekerjaan terbaru sebagai contoh. Anda tidak perlu catatan yang sempurna untuk memulai; daftar pekerjaan yang jelas sudah menjadi awal yang berguna.
Pilih tugas dengan aturan yang jelas
Beberapa tugas berulang lebih mudah disiapkan daripada yang lain.
Mengganti nama produk dalam kotak teks yang sudah diketahui adalah tugas yang jelas. Begitu pula menambahkan gambar yang tepat atau menyimpan setiap file dengan nama yang telah disepakati. Menentukan gaya visual baru memerlukan jenis pekerjaan yang berbeda.
Cari tugas seperti:
- menempatkan detail produk yang telah diperiksa ke dalam tata letak yang sudah ada,
- membuat versi bahasa dari desain yang sama,
- menambahkan lencana hanya pada produk yang membutuhkannya,
- menyusun daftar bahan atau langkah-langkah petunjuk,
- mengekspor beberapa versi dengan pengaturan yang sama.
Sebuah aturan harus menjelaskan apa yang seharusnya terjadi. “Buat ini terlihat lebih baik” sulit untuk diulang. “Jaga jarak yang jelas di bawah judul saat judul tersebut mendapat satu baris tambahan” adalah sesuatu yang dapat dijelaskan oleh seorang desainer dan diuji oleh orang yang menyiapkan skrip.
Ukur beberapa hal sebelum Anda memulai
Pilih tugas kecil yang umum dan catat bagaimana tim menanganinya saat ini. Buat catatannya cukup singkat agar orang benar-benar mau menggunakannya.
Waktu yang dihabiskan untuk menyiapkan berkas
Hitung pengeditan, ekspor, dan penamaan file. Sertakan waktu yang dihabiskan untuk mencari teks atau gambar yang tepat.
Waktu yang dihabiskan untuk memeriksa dan mengoreksi
Catat kesalahan seperti alamat lama, gambar yang salah, atau versi bahasa yang terlewat. Catat juga perubahan pada teks yang disediakan. Koreksi pada teks sumber berbeda dari kesalahan penyalinan.
Waktu yang dihabiskan untuk menunggu
Apakah operator sedang menunggu spreadsheet? Apakah desainer perlu seseorang untuk mengonfirmasi sebuah kalimat? Penundaan-penundaan ini membantu menjelaskan keseluruhan pekerjaan, bahkan ketika perangkat lunak tidak dapat menghilangkannya.
Pekerjaan yang masih memerlukan desainer
Hitung file-file yang memerlukan perubahan tata letak secara individual. Catat alasannya: mungkin judulnya sangat panjang atau klien meminta versi khusus.
Catatan ini memberi tim sesuatu yang konkret untuk dibandingkan setelah masa uji coba. Pembuatan file yang lebih cepat hanya berguna jika hasil akhirnya tetap baik.
Sertakan persiapan dan pemeliharaan
Otomatisasi memerlukan pengaturan yang dapat dipahami dan dipelihara oleh orang.
Tim mungkin perlu merapikan templat Illustrator, menyepakati kolom spreadsheet, menyiapkan sampel produk, dan menulis Design Script. Design Script berisi instruksi yang digunakan untuk membuat atau memperbarui artwork.
Orang-orang juga membutuhkan waktu untuk mempelajari langkah-langkah kerja dan memeriksa hasilnya. Nantinya, seseorang harus memperbarui pengaturan ketika sebuah merek mengubah desainnya atau meminta jenis file baru.
Sertakan semua ini dalam perkiraan waktu. Pengaturan yang digunakan sekali mungkin hanya menghemat sedikit. Pengaturan yang sama yang digunakan untuk pembaruan produk rutin mungkin menghemat berjam-jam seiring waktu.
File Illustrator yang sudah ada masih dapat dimanfaatkan. Mulailah dengan memeriksa bagian mana yang siap digunakan kembali dan bagian mana yang perlu dibersihkan.
Cobalah satu tugas kecil dari awal hingga akhir
Pilih sekelompok produk terkait. Sertakan label normal, nama produk yang panjang, dan versi dengan teks tambahan atau lencana opsional.
Tentukan siapa yang mengerjakan setiap bagian:
- Rekan konten menyediakan dan memeriksa kata-kata serta angka.
- Desainer memastikan bagaimana tata letak seharusnya berfungsi.
- Orang yang menyiapkan otomatisasi membangun dan menguji aturan-aturannya.
- Operator menjalankan pekerjaan yang telah disiapkan dan memeriksa statusnya.
- Peninjau memeriksa artwork yang telah selesai.
Dalam Paqira, workflow adalah urutan langkah yang disimpan yang digunakan untuk menghasilkan file. Jalankan uji coba melalui seluruh workflow, termasuk peninjauan, sehingga perbandingan ini mencakup pekerjaan yang telah selesai.
Tanyakan kepada operator apa yang membingungkan. Tanyakan kepada desainer di mana perbaikan manual masih diperlukan. Jawaban-jawaban tersebut sama pentingnya dengan waktu yang dihemat.
Gunakan hasilnya untuk menentukan langkah selanjutnya
Bandingkan uji coba dengan pekerjaan aslinya. Apakah ini mengurangi pengeditan berulang? Apakah file-file tersebut lebih mudah diperiksa? Apakah rekan kerja lain yang telah dilatih mengikuti langkah-langkah yang sama?
Sebuah perhitungan fiktif dapat membantu menjelaskan keputusan tersebut. Jika penyiapan memakan waktu delapan jam dan setiap batch berikutnya menghemat dua jam, maka dibutuhkan empat batch untuk menutup waktu penyiapan, sebelum memperhitungkan pemeliharaan. Gunakan angka Anda sendiri untuk keputusan yang nyata.
Jika uji coba masih memerlukan perbaikan yang sering, perbaiki terlebih dahulu sebelum menambahkan lebih banyak produk. Jika setiap file memerlukan desain yang benar-benar berbeda, maka Mungkin ada sedikit pekerjaan berulang yang perlu dihilangkan.
Hasil yang bermanfaat seharusnya terlihat dalam pekerjaan sehari-hari: lebih sedikit pengeditan berulang, pemeriksaan yang lebih jelas, dan lebih banyak waktu untuk menangani file-file yang memerlukan perhatian khusus. Hal ini memberikan alasan praktis bagi tim untuk menggunakan otomatisasi, sekaligus memberikan bukti kepada manajer mengenai investasi tersebut.