Mulailah dengan tiga pertanyaan sehari-hari
Apakah seorang pekerja lepas dapat melihat karya grafis klien lain? Siapa yang mengubah nama produk kemarin? Apakah tautan tinjauan masih dapat dibuka setelah pekerjaan selesai?
Ini adalah pertanyaan-pertanyaan yang berguna bagi siapa pun yang bekerja dengan berkas produksi. Anda tidak perlu menjadi spesialis teknis untuk menanyakannya.
Dalam Paqira, workspace adalah area bersama tempat tim bekerja. Di dalamnya, collections mengelompokkan pekerjaan yang terkait. Sebuah koleksi mungkin berisi konten dan skrip untuk sekelompok produk.
File juga memerlukan tempat penyimpanan, dan tugas produksi memerlukan komputer yang menjalankan Adobe Illustrator. Mengetahui siapa yang dapat menggunakan setiap bagian membuat pekerjaan sehari-hari menjadi lebih mudah diikuti.
Mulailah dengan menyepakati siapa yang perlu melihat pekerjaan, siapa yang perlu mengubahnya, dan siapa yang menangani pengaturannya.
Berikan akses yang dibutuhkan kepada setiap orang
Seorang desainer, editor konten, dan operator mungkin memerlukan izin yang berbeda-beda. Izin menentukan hal-hal apa saja yang dapat dilihat atau dilakukan oleh seseorang.
Paqira memiliki empat peran ruang kerja:
- Pemilik: akses penuh, termasuk penagihan dan penghapusan ruang kerja.
- Manajer: dapat mengelola data ruang kerja, orang, dan stasiun kerja, serta melakukan pembelian yang diizinkan. Seorang Manajer tidak dapat mengubah Pemilik.
- Anggota: dapat membuat dan mengedit data sehari-hari, tetapi tidak dapat mengelola pengaturan ruang kerja, orang, atau stasiun kerja.
- Tamu: dapat melihat data yang tersedia dan menjalankan proses, tetapi tidak dapat mengedit data ruang kerja.
Akses juga dapat dibatasi hanya untuk koleksi tertentu, dengan izin untuk melihat atau mengeditnya.
Misalnya, seseorang yang membantu mengelola satu rangkaian produk mungkin hanya memerlukan akses ke koleksi tersebut. Seorang operator yang menjalankan tugas yang telah disiapkan mungkin tidak memerlukan untuk mengedit detail produk.
Jika Anda tidak dapat membuka atau mengubah sesuatu yang Anda butuhkan, mintalah orang yang mengelola ruang kerja untuk memeriksa peran dan akses koleksi Anda.
Tentukan di mana file akan disimpan
Saat ruang kerja dibuat, tim memilih lokasi penyimpanan untuk file yang diunggah dan dihasilkan.
Pilihannya adalah penyimpanan Paqira atau penyimpanan yang kompatibel dengan S3 milik tim. Ini adalah jenis penyimpanan file online yang dapat dikelola oleh rekan TI atau penyedia layanan penyimpanan dapat membantu pengaturannya. Bucket adalah area penyimpanan berlabel yang digunakan untuk file-file tersebut.
Anda tidak perlu mempelajari pengaturan penyimpanan untuk menyiapkan karya grafis. Jika tim memilih penyimpanan sendiri, orang yang mengaturnya harus menyediakan rincian koneksi dan kredensial akses. Paqira menguji koneksi dengan mengunggah, membaca, dan menghapus file uji kecil. The Rincian koneksi dienkripsi saat disimpan.
Pilihan penyimpanan tidak dapat diubah di dalam ruang kerja yang sama di kemudian hari. Pengaturan yang berbeda memerlukan ruang kerja terpisah.
Sebelum memilih, sepakati siapa yang akan mengelola akses, berapa lama berkas harus disimpan, dan bagaimana penanganan cadangan data. Jika Anda adalah operator, Pastikan Anda mengetahui siapa yang harus dihubungi jika file tidak dapat diakses.
Ketahui komputer mana yang menjalankan tugas tersebut
Paqira Workstation menghubungkan ruang kerja ke komputer Mac atau Windows yang telah menginstal Adobe Illustrator. Di situlah tugas karya grafis dijalankan.
Komputer tersebut harus terhubung dan tersedia bagi orang-orang serta koleksi yang relevan. Komputer tersebut juga memerlukan font, templat, dan lainnya file yang diperlukan untuk pekerjaan tersebut.
Sebelum produksi massal, seorang operator dapat memeriksa:
- Apakah stasiun kerja yang diharapkan sudah terhubung?
- Apakah tersedia untuk koleksi ini?
- Apakah font dan file yang diperlukan sudah siap?
- Apakah pengujian kecil menghasilkan artwork yang diharapkan?
Orang yang mengelola komputer tersebut juga harus mengontrol siapa yang dapat menggunakannya dan memastikan perangkat lunaknya tetap terawat. Putuskan koneksi workstation yang tim tidak lagi menggunakannya.
Hal ini memberi orang tempat yang jelas untuk memeriksa ketika ada job yang menunggu atau font yang diperlukan tidak tersedia.
Tunjuk seseorang untuk bertanggung jawab atas file bersama
Library dapat menyimpan sumber daya yang digunakan kembali oleh tim, termasuk artwork, simbol, warna, dan font. Berbagi sumber daya ini menghemat waktu orang-orang dari mencari dan menyalinnya dari job sebelumnya.
Hal ini juga berarti bahwa suatu perubahan mungkin berdampak pada lebih dari satu proyek.
Tentukan siapa yang berwenang mengganti logo, memperbarui warna, atau mengubah aturan font. Uji pembaruan penting pada job uji coba sebelum menerapkannya untuk produksi skala besar.
Gunakan nama yang jelas agar operator dapat mengetahui sumber daya mana yang dibutuhkan oleh suatu job. Jika ada yang tampak salah, mereka harus tahu siapa yang memeliharanya.
Hal yang sama berlaku untuk skrip dan workflow. Sebuah skrip berisi instruksi untuk mengubah artwork. Sebuah workflow adalah urutan langkah produksi yang disimpan langkah produksi. Orang yang mengedit teks produk mungkin memiliki tugas yang berbeda dari orang yang mengelola instruksi tersebut.
Periksa riwayat ketika ada perubahan
Audit logs Paqira adalah riwayat tindakan penting di workspace. Orang dengan akses yang diperlukan dapat menggunakannya untuk menyelidiki perubahan.
Riwayat ini dapat membantu menjawab pertanyaan seperti:
- Apakah akses seseorang telah diubah?
- Apakah skrip atau workflow telah diperbarui?
- Apakah tautan tinjauan publik telah dibuat atau dinonaktifkan?
- Bagian mana dari workspace yang harus kita periksa setelah hasil yang tidak terduga?
Catatan aktivitas tidak menunjukkan apakah artwork tersebut sudah benar atau telah disetujui. Catatan ini membantu tim mengetahui apa yang terjadi.
Jika Anda tidak dapat membuka log, berikan kepada manajer workspace nama item dan waktu saat Anda menyadari masalahnya. Itu lebih berguna daripada meminta mereka mencari perubahan yang tidak ditentukan.
Periksa apa yang diizinkan oleh tautan tinjauan
Tautan tinjauan publik memungkinkan siapa pun yang memiliki tautan tersebut untuk melihat pratinjau. Hal ini dapat berguna ketika klien perlu melihat artwork.
Kirim tautan hanya kepada orang-orang yang dituju. Jika tautan tersebut tidak lagi diperlukan, cabut aksesnya — nonaktifkan — sehingga URL tersebut tidak lagi membuka pratinjau. Komentar dan riwayat tinjauan tetap ada.
Menambahkan, membalas, atau mengedit komentar memerlukan login dan keanggotaan workspace. Kemampuan untuk melihat pratinjau publik tidak memberikan seseorang semua izin layaknya anggota tim.
Sebelum membagikan, pastikan Anda telah memilih versi artwork yang tepat. Selain itu, sepakati siapa yang akan menonaktifkan tautan tersebut setelah peninjauan selesai.
Berikan instruksi yang jelas kepada orang berikutnya
Tuliskan catatan singkat untuk tim: siapa yang mengelola akses, siapa yang memelihara file bersama, siapa yang mengurus workstation, dan siapa yang menangani tautan tinjauan.
Perbarui akses ketika seseorang keluar dari proyek. Pastikan bahwa orang lain dapat menangani sumber daya bersama yang sebelumnya dikelolanya.
Keputusan-keputusan ini membantu desainer menemukan file yang tepat dan membantu operator mengetahui ke mana harus meminta bantuan. Keputusan tersebut juga memberikan gambaran yang lebih jelas kepada manajer tentang cara tim menangani informasi produk dan artwork.