다음 세 가지 질문으로 시작해 보세요
프리랜서가 다른 고객의 아트워크를 볼 수 있나요? 어제 제품명을 변경한 사람은 누구인가요? 작업이 종료된 후에도 검토 링크를 열 수 있나요?
이러한 질문은 제작 파일을 다루는 모든 분께 도움이 됩니다. 기술 전문가가 아니더라도 언제든 문의하실 수 있습니다.
Paqira에서 **작업 공간(workspace)**은 팀이 협업하는 공유 영역입니다. 이 안에서 **컬렉션(collections)**은 관련 작업을 한데 모아 관리합니다. 컬렉션은 다음과 같을 수 있습니다. 제품 그룹에 대한 콘텐츠와 스크립트를 포함합니다.
파일을 저장할 스토리지 공간도 필요하며, 제작 작업을 수행하려면 ‘Adobe Illustrator’가 설치된 컴퓨터가 필요합니다. 각 구성 요소를 누가 사용할 수 있는지 파악하는 것은 일상 업무를 더 쉽게 따라갈 수 있습니다.
작업을 확인해야 하는 사람, 수정해야 하는 사람, 설정을 관리해야 하는 사람을 먼저 정하세요.
각 사용자에게 필요한 접근 권한을 부여하세요
디자이너, 콘텐츠 편집자, 운영자는 각자 다른 권한이 필요할 수 있습니다. 권한은 각 사람이 무엇을 보고 할 수 있는지 결정합니다.
Paqira에는 네 가지 작업 공간 역할이 있습니다:
- 소유자: 청구 및 작업 공간 삭제를 포함한 모든 권한.
- 관리자: 작업 공간 데이터, 사용자, 워크스테이션을 관리하고 승인된 구매를 수행할 수 있습니다. 관리자는 소유자(Owner)를 변경할 수 없습니다.
- 회원: 일상적인 데이터를 생성하고 편집할 수 있지만 작업 공간 설정, 사용자 또는 워크스테이션을 관리할 수는 없습니다.
- 게스트: 사용 가능한 데이터를 확인하고 프로세스를 실행할 수 있지만, 작업 공간의 데이터를 편집할 수는 없습니다.
또한 특정 컬렉션에 대한 접근 권한을 제한하고, 해당 컬렉션을 조회하거나 편집할 수 있는 권한을 부여할 수도 있습니다.
예를 들어, 특정 제품군을 담당하는 직원은 해당 컬렉션에만 접근 권한이 필요할 수 있습니다. 미리 준비된 작업을 실행하는 운영자는 제품 세부 정보를 편집할 필요는 없습니다.
파일 열기나 편집이 안 될 때는 작업 공간 관리자에게 역할과 컬렉션 접근 권한을 확인해 달라고 요청하세요.
파일을 저장할 위치를 결정하세요
작업 공간이 생성되면 팀은 업로드 및 생성된 파일을 저장할 위치를 선택합니다.
저장소 옵션으로는 Paqira 저장소 또는 팀 자체의 S3 호환 저장소가 있습니다. 이는 IT 담당자나 스토리지 제공업체가 설정을 지원합니다. 버킷은 이러한 파일을 저장하는 데 사용되는 이름이 지정된 저장 영역입니다.
아트웍을 준비하기 위해 스토리지 설정을 별도로 배울 필요는 없습니다. 팀이 자체 스토리지를 선택하는 경우, 설정을 담당하는 사람은 다음을 제공해야 합니다. 연결 세부 정보와 액세스 자격 증명을 입력하면 Paqira이 작은 테스트 파일을 업로드·읽기·삭제해 연결을 검증합니다. 연결 정보는 저장 시 암호화됩니다.
한 번 선택한 스토리지 설정은 동일한 작업 공간 내에서 추후 변경할 수 없습니다. 설정을 바꾸려면 별도의 작업 공간을 생성해야 합니다.
도입 전에 접근 권한 관리자, 파일 보관 기간, 백업 절차를 미리 협의하십시오. 운영자가 직접 담당하는 경우, 파일에 접근할 수 없는 경우 누구에게 연락해야 하는지 반드시 확인해 두십시오.
어떤 컴퓨터가 작업을 실행하는지 파악하기
Paqira Workstation은 Adobe Illustrator가 설치된 Mac 또는 Windows 컴퓨터에 작업 공간을 연결합니다. 아트웍 작업은 바로 그곳에서 실행됩니다.
작업용 컴퓨터는 관련 담당자와 컬렉션에 연결되어 있어야 하며, 사용 가능 상태여야 합니다. 또한 글꼴, 템플릿 및 기타 작업에 필요한 파일
대량 생산에 앞서 운영자는 다음 사항을 확인할 수 있습니다:
- 예상되는 워크스테이션이 연결되어 있습니까?
- 이 컬렉션에 사용할 수 있나요?
- 필요한 글꼴과 파일은 모두 준비되어 있습니까?
- 소규모 테스트만으로도 예상한 아트워크가 정확히 생성됩니다.
관리자는 해당 워크스테이션의 접근 권한을 통제하고 소프트웨어 유지보수를 담당합니다. 다음 조건에 해당하는 워크스테이션은 네트워크에서 분리해야 합니다. 팀은 더 이상 사용하지 않습니다.
이를 통해 사용자는 작업이 대기 중이거나 필요한 글꼴이 누락되었을 때 확인할 위치를 명확히 알 수 있습니다.
공유 파일을 관리할 담당자를 지정하십시오.
라이브러리에는 아트워크, 심볼, 색상, 폰트 등 팀이 재사용하는 리소스를 저장할 수 있습니다. 이러한 리소스를 공유하면 사용자들이 이전 작업에서 해당 내용을 찾아 복사하는 수고를 덜 수 있습니다.
따라서 하나의 변경 사항이 여러 프로젝트에 영향을 미칠 수 있습니다.
로고 교체, 색상 업데이트, 글꼴 규칙 변경 등 주요 작업의 담당자를 미리 명확히 정하고, 대규모 적용에 앞서 테스트 작업으로 업데이트를 검증하십시오.
작업자가 필요한 리소스를 즉시 파악할 수 있도록 명확한 이름을 부여하고, 문제가 발생했을 때 책임자를 빠르게 확인할 수 있도록 하십시오.
스크립트와 워크플로우도 마찬가지입니다. 스크립트는 아트워크를 변경하기 위한 지침을 포함합니다. 워크플로우는 저장된 일련의 제품 텍스트를 편집하는 담당자와 해당 지침을 관리하는 담당자의 업무는 서로 다를 수 있습니다.
변경 사항이 있을 경우 이력을 확인하십시오.
Paqira의 감사 로그는 작업 공간에서 발생한 중요한 작업 내역을 기록한 것입니다. 필요한 접근 권한을 가진 사용자는 이를 통해 변경 사항을 조사할 수 있습니다.
이 이력은 다음과 같은 질문에 답하는 데 도움이 됩니다:
- 접근 권한이 변경되었나요?
- 스크립트나 워크플로가 업데이트되었나요?
- 공개 검토 링크가 생성되었나요, 아니면 비활성화되었나요?
- 예상치 못한 결과가 나왔을 때 작업 공간의 어느 부분을 확인해야 할까요?
활동 기록은 아트워크의 정확성이나 승인 여부를 직접 알려 주지는 않지만, 팀이 어떤 일이 있었는지 파악하는 데 도움이 됩니다.
로그를 열 수 없는 경우, 워크스페이스 관리자에게 해당 항목의 이름과 문제를 발견한 시간을 알려 주십시오. 이는 사용자가 구체적으로 명시되지 않은 변경 사항을 검색하도록 요청하는 것보다 더 유용합니다.
리뷰 링크가 허용하는 내용 확인
공개 검토 링크를 통해 링크를 가진 사람이라면 누구나 미리보기를 확인할 수 있습니다. 이는 클라이언트가 아트워크를 확인해야 할 때 유용할 수 있습니다.
링크는 관련 담당자에게만 전달해 주십시오. 더 이상 필요하지 않을 때는 링크를 취소(비활성화)하여 해당 URL로 미리보기가 열리지 않도록 하십시오. 댓글과 검토 내역은 그대로 유지됩니다.
댓글을 추가하거나 답글을 작성, 편집하려면 로그인 및 작업 공간 멤버십이 필요합니다. 공개 미리보기를 볼 수 있다고 해서 누군가에게 팀 구성원의 모든 권한을 부여하는 것은 아닙니다.
공유하기 전에 올바른 아트워크 버전을 선택했는지 확인하십시오. 또한 검토가 끝나면 누가 링크를 비활성화할지 미리 합의해 두십시오.
다음 담당자를 위해 명확한 지침을 남겨 주세요.
팀을 위한 짧은 메모를 남겨 두십시오: 접근 권한을 관리하는 사람, 공유 파일을 관리하는 사람, 워크스테이션을 맡는 사람, 검토 링크를 처리하는 사람을 적어 두십시오.
팀원이 프로젝트를 떠날 때는 액세스 권한을 업데이트하십시오. 해당 사용자가 관리하던 공유 리소스를 다른 사람이 이어받을 수 있는지도 확인하십시오.
이러한 결정은 디자이너가 필요한 파일을 찾는 데 도움이 되고, 운영자가 어디에 도움을 요청해야 하는지 알게 해 줍니다. 또한 관리자는 제품 정보와 아트워크를 팀이 어떻게 처리하는지 더 명확하게 볼 수 있습니다.