从三个日常问题开始
自由职业者能否查看其他客户的图稿？昨天是谁修改了产品名称？任务结束后还能打开审核链接吗？
这些问题对所有处理生产文件的人都很有参考价值。提出这些问题不需要技术专家背景。
在 Paqira 中，工作区 是团队协作的共享区域。在其中，集合 将相关工作集中在一起。一个集合可能包含一组产品的内容和脚本。
文件也需要存放位置，生产任务则需要一台运行 Adobe Illustrator 的计算机。了解各部分的使用权限有助于让日常工作更易于跟进。
先明确谁需要查看工作、谁需要修改，以及谁负责配置。
为每个人分配所需的访问权限
设计师、内容编辑和操作员可能需要不同的权限。权限决定一个人可以看到或执行哪些操作。
Paqira 有四种工作区角色：
- 所有者： 拥有完全访问权限，包括账单管理和删除工作区。
- 管理员： 可管理工作区数据、人员和工作站，并执行授权采购。管理员无法更改所有者。
- 成员： 可创建和编辑日常数据，但无法管理工作区设置、人员或工作站。
- 访客： 可查看可用数据并运行流程，但无法编辑工作区数据。
系统还可将访问权限限制为特定集合，并分别授予查看或编辑权限。
例如，负责某一系列产品的人员可能只需访问该集合。运行预设任务的操作员可能无需编辑产品详情。
如果您无法打开或修改所需内容，请联系工作区管理员，请其检查您的角色和集合访问权限。
决定文件的存放位置
创建工作区时，团队需选择上传和生成的文件将存储在何处。
可选方案是 Paqira 存储或团队自有的 S3-compatible storage。这是一种在线文件存储服务，由 IT 同事或存储服务提供商可协助进行设置。bucket 是用于存放这些文件的命名存储区域。
您无需学习存储设置即可准备设计稿。如果团队选择自有存储，负责设置的人必须提供连接详细信息和访问凭据。Paqira 通过上传、读取和删除一个小型测试文件来测试连接。该连接详细信息在存储时会加密。
后续无法在同一工作区内更改存储选项。若需不同配置，则需要另建一个工作区。
在做出选择之前，请先明确由谁负责维护访问权限、文件应保留多长时间以及如何处理备份。如果您是操作员，请确保您知道文件无法访问时该联系谁。
了解运行任务的计算机
Paqira Workstation 将工作区连接到安装了 Adobe Illustrator 的 Mac 或 Windows 计算机。设计稿任务就在这里运行。
该计算机需要保持连接状态，并且对相关人员和集合可用。它还需要具备字体、模板以及其他任务所需的文件。
在开始大批量生产之前，操作员可以检查：
- 预期的工作站已连接吗？
- 该内容是否适用于此系列？
- 所需字体和文件是否已准备就绪？
- 一次小规模测试能否生成预期的设计稿？
负责管理计算机的人还应控制谁可以使用它，并保持其软件维护到位。团队不再使用的工作站。
这样，人们在任务等待或缺少所需字体时，就有一个明确的查找位置。
指定专人负责共享文件
资源库可存放团队重复使用的资源，包括设计稿、符号、颜色和字体。共享这些资源可避免人们从旧任务中查找并复制它们。
这也意味着，一次更改可能会影响多个项目。
明确哪些角色有权替换徽标、更新颜色或调整字体规则，并在将重要更新用于更大规模生产之前，先在测试任务中进行验证。
请为所有资源使用清晰的命名规范，以便操作人员快速识别任务所需的资源；当出现异常时，也能迅速确定由谁负责维护。
脚本和工作流的定义同样适用。脚本包含用于修改设计稿的指令。工作流则是保存下来的生产步骤序列，负责编辑产品文本的人员，其职责可能与负责维护这些说明的人员不同。
当有内容变更时，请查看历史记录
Paqira 的 Audit logs 记录了工作区中的重要操作历史。具有相应访问权限的用户可利用这些日志调查变更情况。
历史记录可帮助解答以下问题：
- 是否有人访问权限发生了变更？
- 脚本或工作流是否已更新？
- 是否已创建或关闭公开审阅链接？
- 在出现意外结果后，应检查工作区的哪个部分？
活动记录不会直接告知您设计稿是否正确或已获批准，但它有助于团队查明发生了什么。
如果您无法打开日志，请向工作区管理员提供项目名称以及您发现问题的时间，这比要求他们搜索未指定的更改。
查看审阅链接允许的内容
公开审阅链接允许任何拥有该链接的人查看预览。当客户需要查看设计稿时，它会很有用。
请仅将链接发送给目标人员。当不再需要时，请撤销该链接——将其关闭——这样该 URL 就无法再打开预览。评论和审阅历史将保留。
添加、回复或编辑评论需要登录并加入工作区。仅能查看公开预览并不会赋予某人团队成员的全部权限。
共享前，请确认已选择正确的设计稿版本。审阅结束后，也请约定由谁来关闭该链接。
为下一位接手者留下清晰的指示
请为团队留下一条简短说明：谁负责管理访问权限、维护共享文件、照看工作站，以及处理审阅链接。
当有人离开项目时，请更新访问权限。确认由其他人接手其维护的任何共享资源。
这些决策有助于设计师找到正确的文件，也帮助操作人员知道该向谁寻求帮助。它们还让管理者更清晰地了解团队如何处理产品信息和设计稿。