從反覆出現的工作開始
您修改標籤上的地址，然後打開下一個尺寸再改一次。接著是其他口味和語言版本。在送出檔案之前，必須有人檢查是否有遺漏。
每次修改都很小。加總起來，卻可能占去一天的大半時間。
設計稿自動化是指設定軟體重複執行既定任務，例如放置文字、更換圖片或以正確名稱儲存檔案。設定這些內容本身也需要時間。真正該問的是，它節省的工作是否多於它帶來的工作。
設計師和操作人員通常最適合回答這個問題。他們知道哪些任務會反覆出現，哪些每次都需要重新決定每次。
統計您實際產出的檔案數量
主管可能會把一項工作描述為「一個標籤設計」。負責準備檔案的人則可能看到十二種產品、三種尺寸和四個市場版本。
在任何修正到來之前，這可能就代表要產出 144 個不同的檔案。
請列出貴團隊實際產出的版本。包括：
- 產品或口味，
- 尺寸與格式，
- 語言與國家，
- 首次交付後的更新，
- 檢查與修正輪次，
- 以及每個版本所需的最終檔案格式。
這能讓每個人更容易看出工作量，也能說明為什麼一行內容的修改，往往比生產團隊之外的人預期得更久。使用最近的一項工作作為例子。您不需要一開始就有完美紀錄；先列出工作的清單就很有幫助。
選擇規則明確的任務
有些重複性任務比其他任務更容易設定。
在已知的文字框中替換產品名稱，是一項明確的任務。加入正確的圖片或以約定名稱儲存每個檔案也是如此。
決定新的視覺風格則需要不同的工作。請找出以下這類任務：
將已核對的產品資訊置入現有版面，
- 製作同一設計的語言版本，
- 只在需要的產品上加上徽章，
- 將成分清單或操作步驟排版整理，
- 以相同設定輸出多個版本。
- 規則必須說明應該發生什麼。「讓它看起來更好」很難重複執行。「當標題增加一行時，請在標題下方保留清楚的間距」
則是設計師可以說明、負責撰寫腳本的人可以測試的內容。開始前先量測幾項指標
開始前，先量測幾項內容
選擇一項小型且具代表性的任務，並記錄團隊目前如何處理。筆記應簡短明瞭，確保人們實際會使用這些記錄。
製作檔案所需時間
請統計編輯、匯出與檔案命名所需時間，並計入尋找正確文字或圖片的耗時。
校對與修正所需時間
請留意並回報任何問題，例如舊地址、錯誤圖片或遺漏語言版本，並記錄對所提供文字所做的變更。與原始文本不同，這並非複製錯誤。
等待時間
操作員是否在等待試算表？設計師是否需要有人確認一句話？這些延遲有助於說明整體工作量，即使軟體無法消除這些延遲。
仍需設計師處理的工作
請統計需個別版面調整的檔案數量，並記錄原因，例如標題過長或客戶要求特殊版本。
這些筆記能讓團隊在試用後有具體的基準進行比較。只有當最終成果依然優質時，加快檔案生成速度才有實質意義。
包含前期準備與維護工作
自動化需要一套人們能夠理解並維護的設定。
在專案啟動階段，團隊通常需要整理 Illustrator 範本、統一試算表欄位、準備樣品，並撰寫 Design Script。Design Script 包含用於建立或更新設計稿的指令。
人員還需要時間來學習操作步驟並檢查結果。日後，當品牌變更設計時，必須由專人更新設定或要求提供新類型的檔案。
請將上述所有項目納入時間估算。若僅使用一次設定，節省的工時可能有限；但將同一套設定用於定期產品更新時，則可節省多年下來可節省數小時。
現有的Illustrator檔案仍可派上用場。請先檢查哪些部分已可重複使用，哪些部分需要進行清理。
從頭到尾嘗試一個小型工作
請選擇一組相關產品，並包含標準標籤、長產品名稱，以及帶有額外文字或可選標誌的版本。
請先明確各部分的負責人：
- 內容專員負責提供並核對文字與數字。
- 設計師負責確認版面配置應如何運作。
- 負責自動化設定的人員會建立並測試相關規則。
- 操作員執行已準備好的工作並檢查其狀態。
- 審核人員負責檢查完成的設計稿。
在 Paqira 中，工作流程 代表已儲存的步驟序列，用於生成檔案。請透過整個工作流程進行試用，包括審核，讓比較涵蓋完整的工作。
請向操作人員了解哪些環節仍感困惑，並向設計師詢問哪些部位仍需手動修正。這些反饋的重要性，不亞於所節省的時間。
利用結果來決定下一步該怎麼做
將試用結果與原始工作進行比較：是否減少了重複編輯？檔案是否更容易檢查？是否有其他受過訓練的同事能以相同步驟完成？
以一個假設性的計算來說明決策：如果設定需要八小時，而之後的每批作業可節省兩小時，則需要四批作業才能回收設定時間，尚未計入維護成本。請根據自己的實際數據做出決定。
若試用版本仍需頻繁修正，請先進行改善，再新增更多產品。若每個檔案都需要完全不同的設計，則可移除的重複工作可能不多。
有用的成果應該能直接反映在日常工作中：減少重複編輯、檢查更清楚，並騰出更多時間處理需要細心處理的檔案。這為團隊採用自動化提供了實際理由，也讓管理者有明確依據支持這項投資。