從三個日常問題開始
自由工作者能否查看其他客戶的設計稿？昨天是誰修改了產品名稱？工作結束後，是否仍可開啟評論連結？
這些問題對任何處理生產檔案的人士都很有幫助。您無需具備技術專長，也能提出這些問題。
在 Paqira 中，工作區 是團隊協作的共享空間。在工作區內，收藏集 用於將相關工作彙整在一起。一個收藏集可能包含一組產品的內容與腳本。
檔案也需要儲存位置，而生產任務需要一台安裝了 Adobe Illustrator 的電腦來執行。了解誰可以使用各個部分，可使讓日常工作更容易掌握。
先確認誰需要查看工作、誰需要修改，以及由誰負責設定。
為每位使用者提供其所需的存取權限
設計師、內容編輯與操作員可能需要不同的權限。權限會決定一個人可以看見或執行哪些操作。
Paqira 具有四種工作區角色：
- 擁有者： 擁有完整存取權限，包括帳單管理及刪除工作區。
- 管理員： 可管理工作區資料、人員及工作站，並進行授權採購。管理員無法變更擁有者。
- 成員： 可建立及編輯日常資料，但無法管理工作區設定、人員或工作站。
- 訪客： 可檢視可用資料並執行流程，但無法編輯工作區資料。
系統亦可將存取權限限制於特定收藏集，並授予檢視或編輯權限。
例如，負責某產品系列的成員只需存取該收藏集；而執行預先準備好的任務的操作員，則可能不需要以編輯產品詳細資訊。
若您無法開啟或修改所需的內容，請向負責管理工作區的人員查詢您的角色及收藏集存取權限。
決定檔案的儲存位置
建立工作區時，團隊會選擇上傳及生成的檔案儲存位置。
儲存選項包括 Paqira 儲存服務，或團隊自有的 S3 相容儲存空間。這是一種線上檔案儲存服務，可由 IT 同事或儲存服務供應商可協助進行設定。所謂的 儲存桶，是指用於存放這些檔案的命名儲存區域。
您無需學習儲存設定即可準備設計稿。若團隊選擇自行管理儲存空間，負責設定的人員必須提供連線詳細資訊與存取憑證。Paqira 會透過上傳、讀取及刪除一個小型測試檔案來測試連線。該連線詳細資訊在儲存時會經過加密處理。
儲存方案一旦選定，日後無法在同一工作區內變更。若需採用不同設定，則須建立獨立的工作區。
在做出選擇之前，請先確認由誰負責管理存取權限、檔案應保存多久，以及如何處理備份事宜。如果您是操作員，若檔案無法存取，請確認該聯絡誰。
了解哪台電腦執行任務
Paqira Workstation 可將工作區連接到已安裝 Adobe Illustrator 的 Mac 或 Windows 電腦。設計稿任務就在那台電腦上執行。
該電腦必須保持連線，並對相關人員及收藏集可用。它也需要具備任務所需的字型、範本及其他任務所需的檔案。
在啟動大規模生產之前，操作員可進行以下檢查：
- 預期的工作站已連線嗎？
- 此系列是否可用？
- 所需字型與檔案都已準備就緒嗎？
- 小型測試是否產出預期的設計稿？
負責管理電腦的人也應控制誰可以使用它，並維持其軟體更新。請停用團隊已不再使用的工作站。團隊已不再使用。
如此一來，當有任務待處理或缺少必要字型時，使用者就能清楚知道該到哪裡查看。
由專人負責共享檔案
資源庫可儲存團隊重複使用的資源，包括設計稿、圖示、色彩和字型。共享這些資源可讓人員免於從舊任務中尋找並複製它們。
這也表示，一項變更可能會影響多個專案。
請先確認哪些人員有權替換標誌、更新色彩或變更字型規則。在將重要更新用於較大規模的生產前，請先在測試任務上試用。
請為資源使用清楚的名稱，讓操作人員一眼就能看出任務需要哪個資源。若有異常，也應知道由誰負責維護。
這個原則同樣適用於腳本和工作流程。腳本包含用於修改設計稿的指令；工作流程則是已儲存的生產步驟序列。編輯產品文字的人員，其職責可能與維護這些指令的人員不同。
查看變更發生時的記錄
Paqira 的 Audit logs 是工作區內重要操作的歷史記錄。具備必要存取權限的人可用來調查變更。
歷史記錄可協助解答以下問題：
- 是否有人權限已變更？
- 腳本或工作流程是否已更新？
- 公開審閱連結是否已建立或關閉？
- 在出現意外結果後，應檢查工作區的哪個部分？
活動記錄不會告訴你設計稿是否正確或已獲核准。它能幫助團隊釐清發生了什麼事。
如果您無法開啟日誌，請提供工作區管理員項目名稱以及您發現問題的時間。這比請他們搜尋不明確的變更更有幫助。
查看審閱連結允許的內容
公開審閱連結可讓任何持有該連結的人檢視預覽內容。當客戶需要查看設計稿時，這會很有用。
請只將連結傳給預定對象。不再需要時，請撤銷它——將其關閉——使該 URL 不再開啟預覽。評論與審閱記錄將予以保留。
若要新增、回覆或編輯評論，必須登入並具備工作區成員資格。僅能檢視公開預覽並不會讓某人擁有團隊成員的所有權限。
分享前，請確認您選取的是正確的設計稿版本。也請事先約定審閱結束後由誰關閉連結。
請為下一位接手者留下清楚指示
請為團隊保留簡短備註：誰負責管理存取權限、維護共享檔案、負責工作站，以及處理審閱連結。
當有人離開專案時，請更新存取權限。並確認有其他人能負責他們維護的任何共享資源。
這些決策可幫助設計師找到正確檔案，也讓操作人員知道該向誰尋求協助。它們也能讓管理者更清楚了解團隊如何處理產品資訊和設計稿。視圖